Appel de projets pour la documentation et la numérisation d’éléments patrimoniaux

• Finalité du programme
• Objectifs
• Définitions aux fins du programme
• Admissibilité du demandeur
• Admissibilité du projet
• Présentation de la demande
• Critères d’évaluation de la demande
• Attribution de l’aide financière
• Mesures de contrôle

Finalité du programme

Le programme vise à faciliter le partage, l’appropriation et la pérennisation de contenus relatifs au patrimoine culturel du Québec. Pour ce faire, il cible la disponibilité de ce contenu dans le Web, notamment dans le Répertoire du patrimoine culturel du Québec, et la mise en relation de ce contenu avec d’autres informations pertinentes déjà inscrites dans le vaste réseau numérique de connaissances sur le patrimoine culturel.

Avec ce programme, le ministère de la Culture et des Communications (le Ministère) met en œuvre la mesure 16 du Plan culturel numérique du Québec, qui est de « créer une mesure d’aide pour la documentation et la numérisation d’éléments patrimoniaux ». Le volet 5 du Fonds du patrimoine culturel québécois permet le financement de projets dans le cadre de ce programme.

N. B. : L’aide financière accordée par le Ministère doit permettre la réalisation, sur une période déterminée, d’actions circonscrites ne pouvant être automatiquement reconduites. Les différents appels de projets lancés dans le cadre du programme comportent, selon l’objet auquel ils s’appliquent, des dispositions qui leur sont propres.

Objectifs

Le programme Appel de projets pour la documentation et la numérisation d’éléments patrimoniaux a pour objectifs de permettre à des personnes morales sans but lucratif :

• de documenter des éléments patrimoniaux (ayant un statut légal ou non) en vue de produire des contenus numériques;
• de diffuser dans le Web les contenus numériques sur le patrimoine culturel du Québec;
• d’acquérir des connaissances et des compétences numériques.

Définitions aux fins du programme

Par « éléments patrimoniaux », le Ministère entend :

• Personnage historique : une personne qui a réellement existé et qui a joué un rôle reconnu significatif dans l’histoire. Des groupes, tels que des communautés religieuses, peuvent aussi être considérés comme des personnages historiques. Un personnage historique peut être, par exemple, un politicien, un artiste ou un artisan, un pionnier, un inventeur, un athlète.
• Lieu historique : un emplacement reconnu significatif dans l’histoire. Il peut être associé à un personnage, à un groupe ou à un événement significatif. Un lieu historique peut être, par exemple, la résidence d’un personnage important, le lieu de signature d’un traité, un ancien domaine seigneurial, l’endroit du premier établissement d’une localité, l’emplacement d’une bataille.
• Événement historique : un fait qui s’est produit dans le passé, reconnu significatif dans l’histoire. Il peut être associé à une date précise ou, de façon plus large, à une période historique. Il peut s’agir, par exemple, de la fondation d’une ville, d’une invention marquante, de la publication d’une œuvre littéraire importante, d’un incendie majeur ayant détruit tout un quartier. Il peut également s’agir de l’aboutissement d’un processus historique, comme l’obtention du droit de vote pour les femmes.
• Patrimoine immatériel : un savoir-faire, des connaissances, des expressions, des pratiques et des représentations transmis de génération en génération, qui s’observent, se manifestent, se produisent et se vivent au présent en s’adaptant à leur temps et à leur environnement. Les éléments du patrimoine immatériel présentent un intérêt public et sont reconnus par une communauté ou par un groupe comme faisant partie de son patrimoine culturel. Il peut s’agir, par exemple, d’un jeu ou d’un sport traditionnel, d’une technique de pêche artisanale, du rituel festif d’une communauté, d’un art textile, de la pratique traditionnelle d’un instrument de musique.
• Document patrimonial : des supports sur lesquels sont inscrits des contenus sous forme de mots, de sons ou d’images; ces contenus présentant un intérêt pour leur valeur artistique, emblématique, ethnologique, historique, scientifique ou technologique. Il peut s’agir, par exemple, de photographies, de lettres, de partitions musicales, de dessins, de cartes, de plans, d’enregistrements sonores ou audiovisuels, de manuscrits.
• Objet patrimonial : des biens meubles qui présentent un intérêt pour leur valeur archéologique, artistique, emblématique, ethnologique, historique, scientifique ou technologique. Il peut s’agir, par exemple, d’une toile, d’un instrument de musique, d’outils, d’une chaise, de vêtements, d’artéfacts.
• Immeuble patrimonial : un bien immeuble qui présente un intérêt pour sa valeur archéologique, architecturale, artistique, emblématique, ethnologique, historique, paysagère, scientifique ou technologique. Il peut s’agir, par exemple, d’une grange, d’une usine, d’un pont, d’un vestige ou d’un terrain.
• Site patrimonial : un lieu ou un ensemble d’immeubles qui présente un intérêt pour sa valeur archéologique, architecturale, artistique, emblématique, ethnologique, historique, identitaire, paysagère, scientifique, urbanistique ou technologique. Il peut s’agir, par exemple, d’un secteur d’une municipalité, d’un quartier résidentiel, d’un parc public, d’un ensemble de bâtiments religieux.
• Paysage culturel patrimonial : un territoire reconnu par une collectivité pour ses caractéristiques paysagères remarquables résultant de l’interrelation de facteurs naturels et humains; ces caractéristiques méritant d’être conservées et mises en valeur en raison de leur intérêt historique, emblématique ou identitaire. Il peut s’agir, par exemple, de traces visibles de pratiques agricoles, industrielles, religieuses ou artistiques – entre autres celles marquant le paysage de manière particulière – ou encore de la silhouette singulière d’une montagne et des constructions qui s’y trouvent.

Par « documentation d’éléments patrimoniaux », le Ministère entend : l’action d’associer des données numériques à l’élément patrimonial, de manière à ce que le grand public comprenne son intérêt archéologique, architectural, artistique, emblématique, ethnologique, historique, identitaire, paysager, scientifique, technologique ou urbanistique. Il peut s’agir, par exemple, de la saisie de données et de la rédaction d’un texte nécessaire à la compréhension de son intérêt patrimonial. Le texte peut être succinct, mais doit aider le citoyen à saisir les raisons pour lesquelles l’élément a été sélectionné, numérisé, documenté et diffusé en vue de le faire connaître au public et de le transmettre aux générations futures.

Par « numérisation d’éléments patrimoniaux », le Ministère entend la production de fichiers numériques permettant de représenter des éléments d’intérêt patrimonial. Ces fichiers peuvent notamment être obtenus par :

• la conversion de documents analogiques existants en documents numériques;
• la prise de photos numériques;
• la production de vidéos numériques;
• la production d’enregistrements audio numériques;
• la production d’images de synthèse fixes ou animées.

Admissibilité du demandeur

Le programme s’adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou entités administratives de gestion territoriale : municipalités locales, municipalités régionales de comté et communautés autochtones) :

• qui ont leur siège social et leur principal établissement au Québec;
• qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l’attribution d’une précédente subvention, notamment par la remise du rapport de reddition de comptes.

Exclusion

Les organismes gouvernementaux ne sont pas admissibles au programme.

Admissibilité du projet

Les projets soumis dans le contexte du présent appel doivent concerner un des secteurs d’intervention suivants :

• patrimoine mobilier (objets et documents)
• patrimoine immatériel
• personnages, événements et lieux historiques
• patrimoine immobilier (immeubles et sites)
• patrimoine archéologique
• paysages culturels patrimoniaux

Ils doivent correspondre aux orientations et aux priorités que le Ministère définit pour chacun de ces secteurs, lesquelles s’appuient sur les politiques, les cadres de référence et le plan stratégique ministériels.

Il est possible, dans le contexte de cet appel, de documenter des éléments patrimoniaux sans procéder à leur numérisation au préalable. La documentation peut se faire à partir de fichiers numériques existants. Par exemple, un fonds d’archives a déjà été numérisé dans un autre contexte, mais les données ne sont pas diffusées sur une plateforme numérique accessible au grand public; leur intérêt patrimonial n’est donc pas explicite pour l’internaute. Le cas échéant, il y a lieu de procéder à la « documentation d’éléments patrimoniaux » telle qu’elle est définie ci-dessus.

Il est également possible de produire des données numériques pour des éléments patrimoniaux sans que ceux-ci soient représentés. Par exemple, un personnage historique pour lequel il n’existe ni représentation ni document d’archives à numériser pourrait tout de même être documenté. Ce qui est important, c’est la connaissance de ce personnage et l’existence de données numériques pour le faire connaître au grand public, compte tenu de son intérêt patrimonial.

Tous les éléments numérisés doivent être documentés. Un projet de conversion d’archives en format numérique, par exemple, n’est admissible que si les documents patrimoniaux numérisés sont ensuite documentés (intérêt patrimonial).

Obligations des bénéficiaires d’une aide financière

• saisir les données et de téléverser les fichiers numériques produits ou documentés dans le cadre du projet dans le système Patrimoine immobilier, mobilier et immatériel du Québec (PIMIQ). Ils devront, par conséquent, inscrire cette étape au calendrier de réalisation du projet et la prévoir dans le budget. Le dernier versement d’une subvention sera d’ailleurs conditionnel à la saisie des données dans PIMIQ et à leur diffusion dans le Répertoire du patrimoine culturel du Québec (RPCQ);
• considérer que toutes les données textuelles qu’ils saisissent dans PIMIQ et celles qui sont diffusées au RPCQ font partie d’un travail collectif et qu’elles portent la mention « CC BY 4.0 Répertoire du patrimoine culturel du Québec » lorsqu’elles sont utilisées sur d’autres plateformes;
• consentir à ce que les œuvres produites dans le cadre du projet soient sous une licence Creative Commons 4.0 – Attribution license  (œuvre en usage partagé) pour permettre leur diffusion, leur modification et leur réutilisation (même commerciale) pour une durée illimitée sur l’ensemble du territoire. Pour ce faire, les bénéficiaires garantissent qu’ils détiennent tous les droits sur les œuvres réalisées dans le cadre du projet ou encore l’autorisation de leur auteur (documents, travaux ou autres œuvres ou objets de droit d’auteur protégés par la Loi sur le droit d’auteur [L.R.C. (1985), ch. C -42]);
• consentir à ce que les fichiers numériques reproduisant une œuvre du domaine public – ou reproduisant un élément qui ne répond pas à la définition d’une œuvre selon la Loi sur le droit d’auteur – portent la marque du domaine public (et non pas un copyright au nom de l’institution qui a reproduit l’œuvre);

• dans le cas des œuvres qui ne sont pas du domaine public, s’assurer, au moyen d’un contrat de licence non exclusive, que la reproduction numérique et la diffusion des fichiers numériques dans PIMIQ et au RPCQ sont autorisées par le titulaire du droit d’auteur et, le cas échéant, payer les redevances qui s’y rattachent (et inscrire cette opération dans le budget). Pour toutes les œuvres pour lesquelles les droits d’auteur subsistent, les bénéficiaires d’une aide financière ont l’obligation de s’assurer de faire autoriser, par l’ayant droit, les conditions d’utilisation d’une des 6 licences d’œuvre en usage partagé;

  N. B. : Le Ministère ne soutiendra pas les projets consistant à reproduire des œuvres qui ne peuvent pas être diffusées au RPCQ de manière illimitée sur l’ensemble du territoire, sauf en ce qui concerne les œuvres des artistes visés par les deux lois sur le statut de l’artiste. Ainsi, dans le cas des œuvres protégées par le droit d’auteur, il sera de la responsabilité des bénéficiaires d’une aide financière de renouveler les licences à leur terme et de payer les redevances. Toutefois, le Ministère pourra cesser la diffusion d’une œuvre si un préjudice est signifié par son auteur.

• remettre au Ministère une copie de tous les fichiers numériques;
• respecter les lignes directrices pour la documentation d'éléments patrimoniaux dans le système Patrimoine immobilier, mobilier et immatériel du Québec (PIMIQ).
• respecter des standards reconnus pour la production des fichiers numériques. Selon la nature, l’échelle de l’élément représenté et le support retenu, les paramètres utilisés doivent permettre une reproduction fidèle de l’élément réel et la restitution de ses détails. Les images de synthèse, qu’elles soient fixes ou animées, doivent être élaborées à partir de processus d’acquisition de données fiables pour assurer leur valeur scientifique. Le format des fichiers numériques originaux (par exemple, le format de conservation) produits dans le cadre du projet pourrait être différent de celui qui sera déposé dans PIMIQ. En effet, les contraintes technologiques de l’application actuelle et les exigences liées à la diffusion Web pourraient imposer une certaine compression de l’original ou sa conversion dans un autre format. Avant d’amorcer le projet, le bénéficiaire de l’aide financière devra convenir de la résolution, de la définition et du format de fichiers avec le Ministère en fonction des éléments documentés, de même que des modalités pour la remise d’une copie de tous les fichiers numériques originaux.

Exclusions

Ne sont pas admissibles au programme les projets :

• financés dans le cadre d’un autre programme d’aide du Ministère, du Conseil des arts et des lettres du Québec, de la Société de développement des entreprises culturelles ou qui sont inscrits dans le plan d’action d’une entente de développement culturel;
• portant sur le fonctionnement courant d’un organisme, c’est-à-dire les projets qui relèvent d’activités tenues pour normales et courantes;
• de nature récurrente.

Présentation de la demande

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne, sur un formulaire accessible dans di@pason, lequel, une fois rempli, est automatiquement acheminé à la Direction du Ministère responsable de son traitement. Sur demande, le formulaire peut aussi être soumis en format papier.

La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements permettant d’évaluer sa demande, notamment :

• une description du projet précisant
  • ses objectifs,
  • son contenu,
  • sa pertinence et sa cohérence avec l’objectif du programme,
  • les dates de sa réalisation,
  • les résultats attendus et les retombées escomptées;
• une présentation de l’équipe responsable de la réalisation du projet mettant en évidence son expérience et ses compétences;
• l’identification des partenaires associés au projet et, le cas échéant, la description des contributions qu’ils comptent y apporter (en biens et en services);
• le budget détaillé du projet;
• le calendrier de réalisation du projet (lequel inclut la saisie des données numériques dans la base de données ministérielle PIMIQ).

Si le demandeur est un organisme, il doit également fournir :

• ses états financiers les plus récents;
• la résolution prise par ses autorités compétentes autorisant la production d’une demande d’aide financière;
• tout renseignement pertinent permettant d’appuyer la demande.

Une attention particulière sera accordée à la cohérence entre les objectifs poursuivis, les activités prévues au calendrier de réalisation et le budget détaillé du projet.

Au cours de l’analyse du projet, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui demandera.

Pour être soumis à l’évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Si ce n’est pas le cas, la demande d’aide financière sera jugée non admissible. Les documents obligatoires doivent être déposés avant la fermeture du programme. Si le dossier présente des lacunes, il appartiendra au demandeur de les corriger dans le délai accordé par le Ministère, le cas échéant.

Critères d’évaluation de la demande

L’évaluation des demandes d’aide financière est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes. Une demande est évaluée d’après :

• sa concordance avec les objectifs de l’appel de projets;
• l’absence de chevauchement ou de concurrence avec des activités existantes ou des projets en cours;
• la clarté et la précision des objectifs poursuivis;
• l’expérience et la compétence de l’équipe de réalisation;
• le réalisme des prévisions budgétaires et du montage financier (diversité des sources de financement, répartition judicieuse des ressources et capacité du demandeur à réaliser le projet);
• le réalisme du calendrier de réalisation du projet (répartition judicieuse du temps de travail accordé à chaque étape, capacité de l’équipe de concrétiser le projet dans le temps imparti);
• l’effet structurant du projet sur l’organisme et son secteur d’intervention.

Attribution de l’aide financière

Modalités générales

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir la subvention comporte :

• l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
• des clauses relatives aux droits d’auteur;
• des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée, elle fait obligatoirement partie de la présentation du budget. Cette contribution peut inclure :

• la liste des biens et services qui seront fournis, y compris une estimation de leur valeur au marché;
• le nombre d’heures de travail bénévole prévu, le cas échéant.

Le programme permet le versement d’une aide financière pouvant représenter jusqu’à 75 % des dépenses admissibles liées à la réalisation du projet, sauf pour les entités administratives de gestion territoriale, qui, elles, peuvent obtenir jusqu’à 50 % des dépenses admissibles. Le cumul de la subvention accordée par le Ministère et de l’aide financière obtenue d’autres sources gouvernementales (fédérale, provinciale, régionale et municipale) ne doit toutefois pas dépasser 90 % du coût total du projet.

Le Ministère verse un montant représentant au moins 50 % de la subvention à la signature de la convention. Le reste est versé selon des modalités et des étapes qui dépendent de la nature du projet, de sa durée et des biens livrables attendus.

N. B. : La subvention maximale que le Ministère peut octroyer pour la réalisation du projet est de 50 000 $.

Dépenses admissibles

Les dépenses effectuées avant que le projet n’ait été officiellement accepté par le Ministère ne sont pas admissibles et doivent être clairement signalées comme telles dans le budget.

La contribution du demandeur à la réalisation de son projet doit équivaloir à au moins 10 % du total des revenus associés au projet, dont au moins 5 % en argent. Seules les dépenses directement liées à la réalisation du projet sont admissibles. Il peut s’agir :

• de la rémunération de la main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
• de la location d’équipement;
• de l’achat de matériel ou d’équipement (jusqu’à concurrence de 10 % des dépenses admissibles);
• de frais d’expertise-conseil;
• d’autres frais afférents à la réalisation du projet (ceux-ci devront être détaillés);
• de frais d’administration (jusqu’à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles).

Exclusions

Ne sont pas admissibles les dépenses liées :

• au développement de plateformes numériques (bases de données, sites Internet, applications);
• aux activités courantes d’un organisme (associées à son fonctionnement).

Mesures de contrôle

La reddition de comptes se fait conformément aux dispositions de la convention de résultat. Elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci. Cette reddition comprend obligatoirement :

• le bilan des activités accomplies;
• la description des résultats du projet et leur évaluation au regard des objectifs poursuivis;
• un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
• tout renseignement ou tout document requis par le Ministère, suivant la convention de résultat;
• tout autre renseignement ou tout autre document demandé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se réalise le projet et de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.