Volet 1 – Disciplines nécessitant l’existence d’une filière de formation dès le plus jeune âge et en mode continu : arts du cirque, danse classique et contemporaine, musique classique

• Objectifs généraux
• Volet 1.1 Organismes qui constituent les bases de la filière de formation : écoles de formation en art, camps artistiques et maîtrises
• Objectifs spécifiques
• Admissibilité
• Volet 1.2 Organismes qui consolident les bases de la filière de formation : orchestres de jeunes
• Objectifs spécifiques
• Admissibilité
• Présentation de la demande pour les organismes du volet 1
• Évaluation de la demande
• Attribution de l’aide financière

Objectifs généraux

• Favoriser la qualité de la formation à tous les niveaux par le développement ou la consolidation de filières de formation (la qualité inclut, le cas échéant, la santé et la sécurité des personnes). 

• Faciliter l’intégration des finissants au marché du travail et offrir de l’accompagnement aux professionnels en exercice.

• Accroître la vitalité culturelle du territoire partout au Québec ainsi que la vitalité et l’innovation dans les disciplines visées.

Volet 1.1 Organismes qui constituent les bases de la filière de formation : écoles de formation en art, camps artistiques et maîtrises

Objectifs spécifiques

• Maintenir ou augmenter le nombre d’élèves suivant un programme externe de formation offert par un organisme soutenu par le Ministère qui donne de la formation postsecondaire (en incluant le Conservatoire de musique et d’art dramatique du Québec). 

• Maintenir ou augmenter les services offerts aux écoles d’envergure locale par un organisme soutenu par le Ministère qui donne de la formation postsecondaire (en incluant le Conservatoire de musique et d’art dramatique du Québec).

• Maintenir ou augmenter les services offerts aux finissants et aux professionnels en exercice. 

• Accroître le nombre de partenariats avec le milieu en fonction de la discipline ou du territoire.

Admissibilité

Répondre aux critères d’admissibilité ne constitue pas une garantie de financement et n’entraîne aucune obligation pour le Ministère.

Conditions générales

Le programme s’adresse aux organismes sans but lucratif :

• qui ont leur siège social au Québec et qui y effectuent la majorité de leurs activités;
• qui offrent à la population les conditions optimales d’accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services;
• qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère à la suite de l’obtention d’une subvention.

Conditions spécifiques

L’aide est réservée aux organismes de formation en art qui constituent les bases de la filière de formation et :

• qui appartiennent à l’une des 3 catégories suivantes :
  • écoles de formation en art;
  • camps artistiques d’envergure régionale, québécoise ou internationale;
  • maîtrises;
• qui ont pour mission de donner de la formation dans les disciplines suivantes :
  • arts du cirque;
  • danse classique ou contemporaine;
  • musique classique;
• qui sont en activité depuis au moins 2 ans;
• qui présentent des états financiers équilibrés;
• qui génèrent des revenus de diverses sources publiques et privées;
• qui, dans le cas des écoles de formation en art d’envergure locale, s’inscrivent dans une filière de formation, en partenariat avec les écoles qui donnent de la formation postsecondaire soutenues par le Ministère (en incluant le Conservatoire de musique et d’art dramatique du Québec), ou qui confirment leur intérêt à s’y inscrire en faisant état des démarches entreprises à cette fin;
• qui, dans le cas des écoles de formation en art, donnent des cours sur une période minimale de 24 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel;
• qui, dans le cas des camps artistiques, offrent des sessions de formation pendant un minimum de 4 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel et offrent un hébergement à leurs participants;
• qui, dans le cas des maîtrises, sont composées majoritairement de jeunes âgés de moins de 18 ans et donnent des cours et des répétitions sur une période minimale de 24 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel;
• qui possèdent une politique en matière de harcèlement, ou qui travaillent à l’élaboration d’une politique en matière de harcèlement pour une adoption d’ici 2020-2021.

Exclusions

Ne sont pas admissibles au volet 1.1 du programme :

• les écoles de danse et de musique d’envergure locale situées dans les agglomérations de Québec et de Montréal;
• les camps artistiques d’envergure locale ou dont la gestion administrative et la gestion financière sont assurées par une école de formation en art.

Volet 1.2 Organismes qui consolident les bases de la filière de formation : orchestres de jeunes

Objectifs spécifiques

• Maintenir ou augmenter le nombre d’inscriptions de jeunes qui étudient en musique dans les orchestres de jeunes;

• Accroître le nombre de partenariats avec le milieu en fonction de la discipline ou du territoire.

Admissibilité

Répondre aux critères d’admissibilité ne constitue pas une garantie de financement et n’entraîne aucune obligation pour le Ministère.

Conditions générales

Le programme s’adresse aux organismes sans but lucratif :

• qui ont leur siège social au Québec et qui y effectuent la majorité de leurs activités;
• qui offrent à la population les conditions optimales d’accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services;
• qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère à la suite de l’obtention d’une subvention.

Conditions spécifiques

L’aide est réservée aux organismes de formation en art qui constituent les bases de la filière de formation et :

• qui appartiennent à la catégorie des orchestres de jeunes (symphoniques ou à cordes);
• qui ont pour mission de donner de la formation dans la discipline de la musique classique;
• qui sont en activité depuis au moins 2 ans;
• qui présentent des états financiers équilibrés;
• qui génèrent des revenus de diverses sources publiques et privées;
• qui sont composés d’au moins 15 musiciens, dont la majorité est âgée de 12 à 25 ans, et qui tiennent des répétitions sur une période minimale de 24 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel;
• qui possèdent une politique en matière de harcèlement, ou qui travaillent à l’élaboration d’une politique en matière de harcèlement pour une adoption d’ici 2020-2021.

Exclusions

Ne sont pas admissibles au volet 1.2 du programme les orchestres de jeunes relevant d’établissements d’enseignement du réseau de l’éducation, qui inclut les écoles publiques et privées des réseaux francophone et anglophone offrant une éducation préscolaire ou un enseignement primaire et secondaire, ainsi que tous les établissements d’enseignement postsecondaire publics et privés.

Présentation de la demande pour les organismes du volet 1

La demande d’aide financière est produite en ligne au moyen d’un formulaire accessible dans di@pason et elle est automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère, lesquelles figurent au calendrier des programmes d’aide financière disponible sur le site Web du Ministère.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements suivants sur l’organisme :

• La planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l’accomplissement de la mission et de la réalisation du plan d’action;
• La description de la structure organisationnelle;
• La liste des employés (personnel administratif, enseignant et de soutien) avec le poste qu’ils occupent;
• Le nombre d’inscriptions pour la dernière année complète, par niveau d’études, par programme, par ensemble musical ou par session de formation;
• La provenance des participants ou des élèves inscrits;
• Les dates ou périodes d’ouverture et de fermeture officielles des activités de formation telles quelles sont indiquées sur le site Web ou dans la documentation accessible au public;
• Le rapport annuel d’activités le plus récent;
• Les états financiers les plus récents, dûment adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• Les services comptabilisés et exemptions de taxes, le cas échéant;
  Les services comptabilisés regroupent tous les services dont bénéficie un organisme et dont les charges sont payées par un tiers. Ces services peuvent couvrir les dépenses de fonctionnement (salaires du personnel, honoraires, prêt de locaux, prêt d'équipement, etc.), les dépenses d'exploitation (entretien d'immeuble, déneigement, entretien paysager, réparations mineures, chauffage, électricité, assurances, photocopie, téléphonie, etc.) ou d'autres dépenses de ce type.
• Les partenariats développés avec les acteurs du milieu;
• Les services offerts à l’intention des écoles d’envergure locale et les écoles d’envergure locale qui en ont bénéficié si le demandeur est une école donnant une formation postsecondaire;
• Le nombre d’élèves suivant un programme externe si le demandeur est une école d’envergure locale;
• Les services offerts par des écoles donnant une formation postsecondaire dont il a bénéficié si le demandeur est une école d’envergure locale;
• S’il y a lieu, toute autre information pertinente (utiliser le formulaire État de situation).

Au cours de l’analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprises ou organismes contrôlés directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

• en informer le Ministère en identifiant chacune d’elles par son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec (NEQ);
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus, des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par un contrat ou par une entente écrite;
  • font l’objet d’une divulgation par l’entremise de notes aux états financiers, conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif;
  • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
• rendre accessibles, à la demande du Ministère, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être évalués, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Si ce n’est pas le cas, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Évaluation de la demande

L’évaluation de la demande est faite par le Ministère, qui, au besoin, peut recourir à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande d’aide au fonctionnement est évaluée d’après :

• la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
• la gestion de ses ressources et la structure de son organisation eu égard à ses activités et au partage des responsabilités;
• l’interaction de l’organisme avec son milieu et dans son secteur d’intervention.

Critères spécifiques

Les critères d’évaluation spécifiques permettent une modulation en fonction de l’envergure de l’organisme, de la clientèle visée, de la discipline enseignée et du territoire desservi. Ils donnent la possibilité de prioriser les demandes admissibles.

Une demande soumise par un organisme de formation en art est aussi évaluée d’après :

• la nature et la qualité de la formation qu’il offre, en lien avec les qualifications, les compétences et la carrière des enseignants;
• la qualité des locaux qu’il occupe et des équipements dont il dispose pour la réalisation de sa mission;
• son intégration dans la filière de formation établie selon la discipline considérée, s’il s’agit d’une école;
• les activités de soutien qu’il propose pour le cheminement des élèves dans la filière de formation ou, le cas échéant, de soutien à l’insertion professionnelle de ses finissants et à la formation continue des professionnels en exercice;
• son importance stratégique en matière d’accessibilité à la formation en art sur le territoire qu’il dessert;
  Le territoire est fonction de l’envergure de l’organisme : locale, régionale, québécoise, pancanadienne et internationale.
• sa contribution à la vitalité du territoire en ce qui a trait au développement de partenariats avec le milieu et de participation à la vie de la collectivité.

Attribution de l’aide financière

Modalités générales

L’enveloppe budgétaire consacrée à ce programme, et ainsi le versement de l’aide financière afférente, est tributaire des crédits votés par l’Assemblée nationale. De plus, le calcul de l’aide financière tient compte du volume de demandes jugées admissibles.
Advenant un volume de demandes élevé, le principe de desserte territoriale est pris en compte dans l’attribution des subventions.

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de la subvention, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer comporte :

• l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
• des engagements sur les communications entourant l’objet de la subvention.

La subvention comprend 2 versements :

• le premier, versé au début de l’année financière gouvernementale (après le 1er avril), représente un maximum de 75 % de l’aide;
• le second, transmis après que le Ministère aura reçu et analysé la reddition de comptes de l’organisme pour l’année précédente, représente un minimum de 25 % de l’aide.

Modalités spécifiques

Le montant de l’aide financière accordée annuellement aux organismes de formation en art du volet 1 est constitué d’un montant de base, déterminé par les indicateurs suivants :

• Envergure de l’organisme (locale, régionale, québécoise, pancanadienne ou internationale);
• Discipline de l’organisme; 
• Taille de l’organisme (notamment, revenus, masse salariale, nombre de jours de formation et nombre d’inscriptions);
• Niveau d’éloignement des grands centres;
• Nombre de partenariats.
• la santé financière de l’organisme.

Le montant de l’aide financière accordée est également constitué d’un montant additionnel déterminé par :

• l’acquittement du mandat;
• la contribution de l’organisme à la filière de formation (notamment, niveau des sessions de formation, programmes externes offerts en collaboration avec une école de formation postsecondaire reconnue par le Ministère, programme arts-études, camp de jour ainsi que services offerts aux diplômés et aux professionnels en exercice).

L’aide financière totale accordée annuellement aux organismes du volet 1 est régie par des plafonds d’aide financière. Considérant la grande variété d’organismes soutenus dans le cadre du PAFOFA, deux plafonds d’aide financière ont été sélectionnés : 

L’aide financière totale accordée annuellement ne peut également dépasser 75 % des dépenses admissibles des organismes. Les dépenses admissibles sont les suivantes :

• les coûts associés aux salaires et charges sociales du personnel enseignant, de soutien et administratif (avantages sociaux compris) directement nécessaires au fonctionnement courant de l’organisme;
• les coûts associés aux activités connexes (hébergement, bibliothèque, cafétéria, spectacles, expositions et salons de métiers d’art);
• les coûts de location d’équipement ou de locaux;
• les coûts d’achat de matériel ou d’équipement;
• les frais d’études et d’expertise-conseil engagés pour la réalisation de la mission de l’organisme;
• les frais de sous-traitance;
• les frais de promotion;
• les frais de déplacements (lesquels doivent respecter les barèmes en vigueur au gouvernement du Québec);
• les frais d’administration

Sont non admissibles toutes les dépenses non directement liées à la mission de l’organisme, notamment :

• Les contraventions et frais juridiques, les frais afférents à des condamnations pour des infractions civiles ou criminelles;
• Les dépenses donnant droit à un crédit d’impôt remboursable par le Québec;
• La portion remboursable de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ).

Le cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada ainsi que des entités municipales ne doit pas dépasser 90 % des dépenses admissibles au programme. Aux fins des règles de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux visés à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).