Pour les centres régionaux de services aux bibliothèques publiques

• Finalité du programme
• Objectifs 
• Admissibilité
• Présentation de la demande
• Évaluation de la demande
• Attribution de l’aide financière
• Mesures de contrôle
• Précisions sur les documents admissibles au programme

Finalité du programme 

Objectifs 

Admissibilité 

Présentation de la demande 

Évaluation de la demande 

Attribution de l’aide financière 

Modalités générales

De façon générale, la portion de l’aide financière accordée pour la mission ainsi que celle pour l’acquisition de ressources documentaires ont une portée triennale. 

Tout engagement financier du gouvernement du Québec n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément aux dispositions de l’article 21 de la Loi sur l’administration financière. Le montant de l’aide accordée à chaque centre régional de services aux bibliothèques publiques pour sa mission ne peut pas dépasser 1 000 000 $ annuellement. Le total de l’aide accordée annuellement pour l’acquisition de ressources documentaires aux fins des collections régionales ne peut pas, quant à lui dépasser 3 000 000 $. 

Le cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada ainsi que des entités municipales ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles au programme. Aux fins des règles de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1). 

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

• l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
• au plus tard 3 mois après la fin de chacun de ses exercices financiers, un rapport d’utilisation de l’aide financière pour l’année écoulée, conforme aux mesures de contrôle du programme;
• après chaque assemblée annuelle :
• le bilan annuel des activités,
• la liste à jour des membres du personnel et leur catégorie d’emploi,
• les états financiers produits conformément aux exigences du programme,
• sur demande, tout document ou renseignement lié à l’application de la convention;
• des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

Dans le cas d'une subvention au comptant, celle-ci est remise en 2 versements, dont le premier, en début d’année financière gouvernementale (après le 1er avril), représente un maximum de 80 % de l’aide financière accordée annuellement. Le second versement, conditionnel au dépôt de la reddition de comptes de la subvention reçue par le centre régional l’année précédente, au plus tard 3 mois après la fin de chacun de ses exercices financiers, et à l’approbation de celle-ci par le Ministère, représente la portion restante de l’aide accordée au comptant. 

Dans le cas d’un financement en service de la dette pour l’acquisition de ressources documentaires, pour laquelle la participation financière du Ministère est versée au Regroupement des centres régionaux de services aux bibliothèques publiques du Québec, pour redistribution à ces derniers selon les modalités prévues au programme, elle s’échelonne sur une période de : 

• 2 à 5 ans pour une contribution de moins de 3 000 000 $;
• 5 à 10 ans pour une contribution de 3 000 000 $ ou plus.

Le bénéficiaire doit réaliser le financement temporaire et à long terme du projet. 

Modalités spécifiques 

A) Aide pour la mission de l’organisme

1. Pour permettre l’exploitation des centres régionaux de services aux bibliothèques publiques, un montant de base identique et devant lui permettre d’assurer un fonctionnement minimal est attribué à chaque centre régional. Ce montant prend en considération les coûts de la main-d’œuvre (avantages sociaux compris), des coûts associés au siège social de l’organisme (loyer ou hypothèque, taxes, électricité et chauffage, entretien et réparation, assurances) et les coûts de télécommunications et d’Internet.
2. Pour permettre la poursuite des efforts déployés pour le maintien et le développement de la desserte des municipalités de moins de 5 000 habitants, incluant les communautés autochtones, un montant est établi selon les particularités du territoire de desserte ainsi qu’en fonction des objectifs du programme, pour prendre en considération :

   - la population du territoire de desserte;
   - le nombre de municipalités du territoire de desserte;
   - le nombre de points de services du territoire de desserte;
   - les enjeux liés à l’éloignement du territoire de desserte;
   - les enjeux liés à la vitalité économique du territoire de desserte.

   Les municipalités desservies correspondent aux municipalités de moins de 5 000 habitants situées sur le territoire de desserte du centre régional et disposant d’une bibliothèque publique affiliée et, dans certains cas, aux municipalités de plus de 5 000 habitants ou aux parties de municipalités qu’il peut desservir, conformément aux directives établies par le Ministère en fonction de ses objectifs de développement. 

   Le calcul de l’indice de vitalité économique des territoires a été réalisé par l’Institut de la statistique du Québec. La classification calculée pour 2018 est utilisée dans le cadre du programme.

3. Pour permettre le maintien ou l’amélioration de la qualité des services offerts par les centres régionaux aux bibliothèques affiliées, en visant un niveau similaire sur l’ensemble du territoire québécois, un montant, équivalent pour tous les centres régionaux, est offert pour leur permettre de suivre les besoins des bibliothèques affiliées et de planifier l’offre de services qui leur est destinée, notamment en matière de numérique.

4. Pour permettre le maintien ou l’amélioration de la qualité des services offerts par les centres régionaux aux bibliothèques affiliées, en visant un niveau similaire sur l’ensemble du territoire québécois, un montant est établi selon la performance des centres régionaux. L’enveloppe réservée à ce paramètre est divisée en parts égales entre les indicateurs ci-dessous et entre le nombre de centres régionaux atteignant les cibles de performance établies dans le cadre du programme :

   - l’élagage des documents matériels;
   - le rafraîchissement de la collection régionale de livres imprimés;
   - l’échange de la collection régionale de livres imprimés;
   - les employés affectés au soutien des équipes des bibliothèques affiliées;
   - les outils d’animation offerts aux bibliothèques affiliées, incluant les expositions thématiques.

B) Aide pour l’acquisition de ressources documentaires 

Pour permettre l’acquisition de ressources documentaires, un montant est établi selon les besoins financiers exprimés par les centres régionaux pour l’achat de livres, de publications en série et de documents audiovisuels sur tout support, ainsi que l’acquisition de bases de données) (consultez les Précisions sur les documents admissibles au programme). 

Les achats de livres imprimés doivent être réalisés dans le respect de la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (RLRQ, chapitre D-8.1). L’acquisition des livres numériques et audionumériques, quant à elle, doit s’effectuer à prix régulier dans au moins 3 librairies agréées de la région administrative du centre régional, lorsque l’offre recherchée y est disponible. Pour ce faire, l’abonnement à la plateforme Pretnumerique.ca est obligatoire. 

Une somme de 256 300 $ est allouée au centre régional du Centre-du-Québec, de Lanaudière et de la Mauricie pour la gestion des Services techniques coopératifs au bénéfice des centres régionaux. 

Le tableau suivant rend compte des paramètres de financement qui s’appliquent aux centres régionaux.

Mesures de contrôle 

Chaque centre régional de services aux bibliothèques publiques subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention d’aide financière. Cette reddition de comptes comprend obligatoirement :

• le bilan des activités réalisées, prenant la forme d’un rapport annuel d’activités;
• dans le cadre de la mise à jour annuelle du plan d’action du centre régional, la description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs visés et détaillés dans le tableau Indicateurs de mesure du programme;
• la complétion de l’Enquête annuelle sur les bibliothèques publiques du Québec de Bibliothèque et Archives nationales du Québec;
• le rapport financier réservé aux centres régionaux dans le cadre de l’Enquête annuelle;
• le Rapport annuel sur l’acquisition de livres par les acheteurs institutionnels;
• toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Cette reddition de comptes est accompagnée des états financiers du centre régional. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de source publique (provinciale, fédérale, municipale, Conseil des arts et des lettres du Québec, Société de développement des entreprises culturelles, etc.) et satisfaire aux exigences suivantes :

• lorsque le montant total de ces subventions est inférieur à 100 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission de compilation et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• lorsque le montant total des subventions se situe entre 100 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’examen et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• lorsque le montant total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’audit et être adoptés par une résolution du conseil d’administration.

Cette reddition de comptes annuelle doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par le centre régional dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par la convention d’aide financière, en ce qui concerne son programme d’activités et son budget. 

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l’organisme subventionné est tenu de présenter, pour l’année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d’administration. Le tableau Indicateurs de mesure du programme détaille les éléments qui feront l’objet d’un suivi de la part du Ministère dans le cadre de la reddition de comptes annuelle du centre régional. 

La réalisation du bilan des résultats du programme est prévue pour octobre 2023, conformément à l’échéancier du plan ministériel d’évaluation. Le bilan des résultats sera transmis au Secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes) suivant son approbation par le Ministère.

Durée de la norme

La norme prend fin le 31 mars 2024. 

Les modalités du programme Aide au fonctionnement s’appliquent dès la date de son approbation par le Secrétariat du Conseil du trésor et se terminent à la date d’échéance des normes ou à l’épuisement des fonds, selon la première des éventualités.

Droit de refus, de modification, de réduction ou de résiliation

Le Ministère se réserve le droit de résilier la présente convention pour l’un des motifs suivants : 

1. le bénéficiaire fait défaut de remplir l’un ou l’autre des termes, l'une ou l'autre des conditions et obligations qui lui incombent en vertu de la présente convention; 
2. le bénéficiaire cesse ses opérations de quelque façon que ce soit, y compris en raison d'une faillite, de la liquidation ou de la cession de ses biens; 
3. le bénéficiaire lui a présenté des renseignements faux ou trompeurs ou lui a fait de fausses représentations.

Pour ce faire, le Ministère adresse un avis écrit de résiliation au bénéficiaire dans lequel le motif est énoncé. S’il s’agit d’un motif de résiliation prévu : 

1. au paragraphe a) de la clause précédente, le bénéficiaire doit remédier au défaut énoncé dans le délai prescrit à cet avis, sans quoi la convention est automatiquement résiliée, la résiliation prenant effet de plein droit à l'expiration de ce délai; 
2. aux paragraphes b) et c) de la clause précédente, la résiliation prend effet de plein droit à compter de la date de la réception de l'avis par le bénéficiaire.

Le bénéficiaire a alors droit au remboursement des frais, des débours et des sommes représentant la valeur réelle des activités réalisées et visées par la convention jusqu'à la date de sa résiliation, sans autre compensation ni indemnité que ce soit. Si le bénéficiaire a obtenu une avance monétaire, il doit la restituer dans son entier. 

Le bénéficiaire est par ailleurs responsable de tous les dommages subis par le Ministère du fait de la résiliation de la convention. 

Le fait que le Ministère n’exerce pas son droit à la résiliation ne doit pas être interprété comme une renonciation à son exercice. 

Le Ministère se réserve également le droit de résilier la convention sans qu'il soit nécessaire pour lui de motiver la résiliation.  Pour ce faire, il doit adresser un avis écrit de résiliation au bénéficiaire. La résiliation prend effet de plein droit à la date de la réception de cet avis par le bénéficiaire et la clause, selon laquelle le bénéficiaire a alors droit au remboursement des frais, des débours et des sommes représentant la valeur réelle des activités réalisées et visées par la convention jusqu'à la date de sa résiliation, sans autre compensation ni indemnité que ce soit, s’applique alors. Celle-ci stipule également que si le bénéficiaire a obtenu une avance monétaire, il doit la restituer dans son entier.

Précisions sur les documents admissibles au programme

Bases de données

Ensembles d’enregistrements descriptifs ou d’unités de contenu documentaire informatiques (données factuelles, textes, images et sons), dotés d’une interface commune et d’un logiciel pour récupérer ou exploiter les données. Une interface unique d’accès à un bouquet de revues ou de documents numériques, habituellement proposée par un éditeur ou un fournisseur, est également considérée comme une base de données.

Documents audiovisuels

Documents qui contiennent en majorité des sons et/ou des images et qui requièrent l’utilisation d’un équipement spécial pour être écoutés et/ou visionnés.

Livres audionumériques

Livres lus à voix haute accessibles en format numérique pour écoute en ligne ou hors connexion.

Livres imprimés

Documents imprimés, non publiés en série, formés par l’assemblage de feuillets. Un livre peut contenir du matériel d’accompagnement tels que cédéroms, disquettes, diapositives, etc.

Livres numériques

Documents numériques, sous licence ou non, qui peuvent être considérés comme équivalant à un livre imprimé (monographie). L’utilisation de livres numériques est souvent liée à un matériel précis et/ou à un logiciel de lecture ou de visionnage spécifique. Les livres numériques peuvent être prêtés aux usagers soit avec un matériel portable (lecteur de livre électronique), soit en chargeant le contenu sur le micro-ordinateur de l’usager pour une période limitée.

Publications en série (imprimées et électroniques)

Documents publiés en parties successives, généralement classés par ordre numérique ou chronologique et conçus pour être publiés indéfiniment, quelle qu’en soit la périodicité. Cela comprend les journaux et les périodiques.

Indicateurs de mesure du programme

  ¹À l’exclusion des municipalités qui ne sont pas accessibles par voies terrestres.