Volet 2 – maintien et bonification des équipements et des infrastructures culturelles

Sous-volet 2.1 –  Intervention visant un bien meuble

Un projet de ce sous-volet vise exclusivement du mobilier ou de l’équipement spécialisé non intégré (acquisition, réparation ou remplacement, et installation) et ne comporte aucune intervention sur l’immeuble.

Sous-volet 2.2 – Intervention visant un immeuble

Un projet de ce sous-volet comporte au moins une intervention visant l’immeuble, qu’il s’agisse de travaux de construction tels que la rénovation, la transformation et le réaménagement, une construction neuve, l’agrandissement ou, pour une infrastructure culturelle aménagée dans un bâtiment patrimonial, des travaux de restauration. Ce type de projet peut également inclure l’acquisition d’un immeuble par un organisme admissible ainsi que l’acquisition de biens meubles.

• Admissibilité
• Présentation de la demande
• Analyse et évaluation du projet
• Concours d'architecture
• Règles d’adjudication des contrats
• Obligations du bénéficiaire
• Calcul et versement de l’aide financière
• Reddition de comptes

Admissibilité

Clientèle admissible

Ce volet s’adresse à la clientèle admissible au programme détenant, sur un bien meuble ou immeuble, soit :

1. un droit de propriété au sens du Code civil du Québec, notamment une emphytéose dont la durée minimale correspond à la durée de la convention d’aide financière;
2. une offre d'achat;
3. un bail (avec loyer) ou une entente d’occupation (sans loyer), dans le cas d’un organisme à but non lucratif, d’une coopérative ou d’une municipalité.

   Pour une intervention sur un immeuble (sous-volet 2.2) :

   • lorsque le propriétaire est une municipalité qui a conclu un bail ou une entente d’occupation avec un organisme à but non lucratif ou une coopérative, la demande d’aide financière doit être déposée par la municipalité;
   • lorsque le propriétaire n’est pas une municipalité, le bail ou l’entente d’occupation doit être soumis et approuvé par le ministre et avoir une durée minimale de :
     1. 5 ans lorsque l’aide financière est inférieure à 300 000 $;
     2. 15 ans lorsque l’aide financière est égale ou supérieure à 300 000 $ et égale ou inférieure à 700 000 $;
     3. 22 ans lorsque l’aide financière est supérieure à 700 000 $;
   • lorsqu’un bail ou une entente d’occupation est détenu par un diffuseur, ce dernier doit également détenir sur l’immeuble une entente de gestion de la programmation.

Biens admissibles

Les infrastructures culturelles sont définies comme les biens meubles et immeubles ayant une des vocations culturelles suivantes :

Bibliothèque

1. Bibliothèque publique (autonome ou affiliée);
2. Centre régional de services aux bibliothèques publiques (CRSBP).

Archives

Services d’archives privées agréés ou ayant amorcé le processus pour obtenir l’agrément par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

Service d’archives ayant amorcé le processus d’agrément : est admissible un service d’archives privées ayant déposé une demande et respectant toutes les conditions d’admissibilités à l’exception des conditions de conservation, lesquelles pourront être satisfaites dans le cadre du projet d’immobilisation déposé.

Institution muséale

Musée, centre d’exposition ou lieu d’interprétation ayant obtenu l'agrément par le Ministère.

Arts visuels, arts médiatiques, arts de la scène et arts littéraires

Centre de formation, de production ou de diffusion voué aux arts visuels, aux arts médiatiques, aux arts de la scène ou aux arts littéraires, dans la mesure où il répond à l’un des critères suivants :

• Il reçoit une aide au fonctionnement du ministre;
• Il est soutenu, par le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) par l’un des programmes suivants : Soutien à la mission ou Programmation spécifique, à l’exclusion d’un festival.

Métiers d’art

Centre de formation, de production ou de diffusion voué aux métiers d’art, dans la mesure où il reçoit une aide au fonctionnement du ministre ou il reçoit, ou est admissible, à une aide de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC).

Média communautaire et radio autochtone

Média communautaire ou radio autochtone qui est admissible ou qui reçoit une aide au fonctionnement du ministre.

Équipement multifonctionnel

Centre multifonctionnel combinant plusieurs infrastructures culturelles parmi celles décrites précédemment.

Centre culturel autochtone

Centre d’interprétation, de formation, de production ou de diffusion de la culture autochtone pour les communautés autochtones et les villages nordiques.

Interventions admissibles

Sous-volet 2.1 – Intervention visant un bien meuble

Pour être admissible, l’intervention doit concerner :

1. l’acquisition, la rénovation ou l’installation de mobiliers ou d’équipements spécialisés.

Sous-volet 2.2 – Intervention visant un immeuble

1. Pour être admissible, l’intervention doit concerner :l’acquisition, la rénovation ou l’installation de mobiliers ou d’équipements spécialisés;
2. les travaux de construction (rénovation, transformation, réaménagement, agrandissement, construction neuve, recyclage, mise aux normes, aménagement et consolidation de vestiges);
3. dans le cas des institutions muséales, les interventions visant:
• le lieu ayant fait l’objet de l’agrément ou, le cas échéant, sa relocalisation (interventions jugées prioritaires en matière d’investissements);
• le lieu supplémentaire n’ayant pas fait l’objet de l’agrément, dont l’usage est lié à la mission muséale (acquisition ou construction d’un nouvel immeuble, travaux visant à rétablir, à maintenir, à améliorer ou à transformer un immeuble en vue d’un usage directement lié à la mission muséale de l’organisme);
4. les travaux de restauration, dans le cas d’une infrastructure culturelle située dans un immeuble patrimonial, sous réserve d’une autorisation du ministre en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel;
5. l’acquisition d’un terrain en vue de l’aménagement d’un équipement culturel admissible au programme par un organisme à but non lucratif ou une coopérative recevant une aide au fonctionnement du ministre, du CALQ ou de BAnQ;
6. l’acquisition d’un immeuble en vue d’y aménager un équipement culturel admissible au programme;
7. l’intervention archéologique (surveillance, inventaire ou fouilles) associée aux travaux d’excavation liés à une infrastructure culturelle dans le cadre d’une intervention admissible au programme, sous réserve de l’obtention d’un permis de recherche archéologique;
8. les travaux nécessaires pour maintenir l’intégrité du patrimoine archéologique d’un site archéologique classé (irrigation, stabilisation, enrochement, etc.) lorsque ceux-ci sont exigés par le ministre.

Dépenses admissibles

Une dépense qui est engagée avant la date de la lettre d’annonce confirmant l’aide financière n’est admissible que si :

1. elle est liée à une étude exigée par le Ministère ou à une intervention d’urgence;
2. elle est approuvée par le ministre préalablement à l’intervention;
3. l’intervention (étude ou travaux d’urgence) est réalisée après le dépôt de la demande d’aide financière;
4. le projet se réalise.

Sous-volet 2.1 – Intervention visant un bien meuble

Pour le sous-volet 2.1, les dépenses suivantes, constituées d’un ensemble de coûts engagés en vertu d’un contrat, sont admissibles :

1. L’acquisition, la rénovation et l’installation de mobiliers ou d’équipements spécialisés;
2. L’acquisition et l’installation de mobiliers et d’équipements visant l’accessibilité universelle;
3. L’acquisition et l’installation d’un système de protection contre les incendies et d’extinction;
4. Les honoraires professionnels;
5. Les frais liés au financement du projet, lorsque l’aide financière est versée sous forme de remboursement de service de dette.

Sous-volet 2.2 Intervention visant un immeuble

Pour le sous-volet 2.2, les dépenses admissibles sont constituées d’un ensemble de coûts engagés en vertu d’un contrat.

À l’étape de la planification, elles concernent les honoraires professionnels et les frais afférents pour produire les études requises par le ministre, à la suite du dépôt de la demande, soit :

1. le carnet de santé ou un audit technique réalisé par un professionnel;
2. l’avis d’un professionnel sur le potentiel archéologique des zones ciblées sur le plan des travaux ou l’étude de potentiel archéologique, si exigée par le ministre;
3. toutes autres études liées à la faisabilité et à la définition du projet, exigées par le ministre.

À l’étape de la réalisation des travaux, ce sont :

1. les honoraires professionnels et techniques liés aux travaux admissibles;
2. les travaux de construction (rénovation, transformation et réaménagement, agrandissement, construction neuve, recyclage, mise aux normes, aménagement et consolidation de vestiges) ainsi que la restauration d’un immeuble patrimonial. Pour être admissibles, les travaux de construction et de restauration doivent être exécutés, selon l’expertise requise, par un entrepreneur détenant la licence appropriée de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ), par un artisan membre du Conseil des métiers d’arts du Québec ou par un restaurateur professionnel (il doit s'agir d'un employé du Centre de conservation du Québec (CCQ) ou un restaurateur professionnel en pratique privée accrédité par l’Association canadienne des restaurateurs professionnels).
3. l’acquisition, la rénovation et l’installation de mobiliers ou d’équipements spécialisés;
4. l’acquisition et l’installation de mobiliers ou d’équipements visant l’accessibilité universelle;
5. l’acquisition et l’installation d’un système de protection contre les incendies et d’extinction;
6. la fabrication et l’installation d’une plaque d’identification, s’il y a lieu;
7. l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement, le cas échéant;
8. les frais de financement du projet, lorsque l’aide financière est versée sous forme de remboursement de service de dette;
9. l’acquisition d’un immeuble (bâtiment et terrain) et les droits de mutation; Le prix d’achat d’un immeuble (bâtiment et terrain) ne peut excéder son évaluation imposable uniformisée ou la valeur déterminée par un évaluateur agréé.
10. l’acquisition d’un terrain par un organisme à but non lucratif ou une coopérative recevant une aide au fonctionnement du ministre, du CALQ ou de BAnQ; Le prix d’achat d’un terrain ne peut excéder son évaluation imposable uniformisée ou la valeur déterminée par un évaluateur agréé.
11. les interventions archéologiques;
12. la certification de bâtiment durable (inscription et certification).

Dépenses non admissibles

Les dépenses liées à un projet financé dans le cadre d’un autre programme du ministère de la Culture et des Communications, notamment le programme Aide aux initiatives de partenariat, ne sont pas admissibles.

Présentation de la demande

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne, sur un formulaire accessible dans di@pason, lequel, une fois rempli, est automatiquement acheminé à la direction du Ministère qui est responsable de son traitement. Sur demande, le formulaire peut aussi être soumis en format papier.

La demande d’aide financière peut être transmise à tout moment de l’année comme indiqué dans le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements permettant d’évaluer sa demande.

Pour tout projet assujetti à la Directive sur la gestion des projets majeurs d’infrastructure publique, les renseignements à fournir avec la demande doivent être adaptés afin de s’y conformer.

Renseignements à fournir avec la demande

Une demande d’aide financière peut être refusée si les renseignements requis pour son analyse n’ont pas été fournis dans un délai de 24 mois suivant la date du dépôt de la demande.

Sous-volet 2.1 – Intervention visant un bien meuble

Le formulaire de demande doit comprendre les éléments suivants :

1. Une présentation de la nature du besoin;
2. Une description précise du type d’intervention, du type d’équipement spécialisé ou du type de mobilier requis, selon ce qui s’applique, accompagnée de soumissions;
3. Le budget nécessaire à la réalisation complète du projet;
4. Une résolution du conseil d’administration d’un organisme à but non lucratif ou d’une coopérative, par laquelle ce dernier s’engage à assumer toute hausse du budget de fonctionnement générée par le projet;
5. Le plan de financement.

Sous-volet 2.2 Intervention visant un immeuble

Pour tout projet immobilier non assujetti à la Directive sur la gestion des projets majeurs d’infrastructure publique, le formulaire de demande doit comprendre les éléments suivants :

1. La mise en situation de la demande et la description de la problématique qui la sous-tend;
2. Une définition de l’objet de la demande et des objectifs du projet;
3. Le sommaire des besoins immobiliers et mobiliers (des guides peuvent en orienter la planification);
4. Les études déjà produites et celles jugées nécessaires par le ministre, le cas échéant;
5. L’énoncé des solutions immobilières prévues (il n’est pas requis d’en produire les esquisses à cette étape);
6. Le budget prévu pour la réalisation complète du projet;
7. Le montage financier pour le volet immobilisation;
8. Le budget de fonctionnement prévu, une fois le projet réalisé;
9. Pour un bien patrimonial visé par la Loi sur le patrimoine culturel, le numéro de la demande d’autorisation déposée au Ministère pour effectuer les travaux;
10. Toute autorisation devant être donnée par un autre ministère ou organisme;
11. Tout autre renseignement ou document complémentaire pouvant être requis par le ministre, et ce, tout au long des diverses phases de développement du projet.

De plus, pour tout projet de réaménagement, d’agrandissement ou de construction neuve, visant une augmentation de l’offre de service, le formulaire de demande doit aussi comprendre les éléments suivants :

1. Un plan d’affaires faisant état de la fréquentation et de la programmation du bien visé au moment de la demande par rapport à la fréquentation et à la programmation prévues après la réalisation du projet;
2. Pour un projet de bibliothèque en réseau, un plan de développement tenant compte de l’ensemble des succursales, en matière de services, d’aménagement, ainsi que de ressources humaines, documentaires, mobilières et immobilières;
3. La localisation souhaitée et les critères justifiant ce choix;
4. Une résolution du conseil d’administration d’un organisme à but non lucratif ou d’une coopérative, par laquelle ce dernier s’engage à assumer toute hausse du budget de fonctionnement générée par le projet;
5. Lorsque le projet est assujetti au concours d’architecture, une description sommaire comprenant, notamment, l’échéancier et les coûts du concours.

Pour une intervention sur un bâtiment existant, le formulaire doit comprendre les éléments suivants :

1. Un carnet de santé ou un audit technique attestant l’état général du bâtiment et de ses différentes composantes;
2. Une description précise des travaux projetés comprenant, notamment, le type de matériaux à utiliser dans le cas d’une intervention de restauration d’un bien patrimonial.

Pour des interventions nécessitant des excavations ou des interventions archéologiques, le formulaire de demande doit, de plus, comprendre les éléments suivants :

1. Une description des travaux d’excavation prévus qui mentionne la superficie touchée et la profondeur maximale des excavations;
2. Un avis professionnel sur le potentiel archéologique des zones ciblées sur le plan des travaux.

Analyse et évaluation du projet

Le projet doit être développé en suivant le processus structuré de planification de projet défini dans le Processus d’élaboration d’un projet de construction.

L’évaluation de la demande s’effectue de façon continue tout au long des diverses phases du projet définies au Processus d’élaboration d’un projet de construction. L’approbation des rapports ou des recommandations produits aux différentes étapes de développement permet le passage à l’étape suivante.

Le processus d’analyse et d’évaluation prend en compte les avis formulés par le CALQ, la SODEC, le CPCQ, le CCQ ou BAnQ, pour les secteurs d’intervention qui les concernent.

Critères d’évaluation du projet

Sous-volet 2.1 Intervention visant un bien meuble

Pour une intervention visant un bien meuble, la demande est notamment évaluée selon les critères suivants :

La pertinence du projet révélée par :

1. Le bien-fondé des besoins qu’il vise à satisfaire et la disponibilité du service offert (desserte territoriale);
2. L’urgence de l’intervention projetée pour le maintien des activités, la protection de l’intégrité du bien meuble et, s’il y a lieu, son incidence sur l’immeuble ou la sécurité publique;
3. Les interventions, jugées prioritaires en matière d’investissements sont celles visant à maintenir ou à rétablir l’état d’un bien meuble existant ou, le cas échéant, le remplacement d’un bien vétuste;
4. Sa concordance avec les objectifs, les orientations ministérielles et les enjeux liés au territoire ou au secteur concerné;
5. Sa concordance avec les priorités d’une politique culturelle locale ou régionale;

La qualité du projet révélée par :

1. La capacité organisationnelle et financière de l’organisme à but non lucratif ou de la coopérative, ainsi que l’impact du projet sur son fonctionnement;
2. La diversification et la confirmation des sources de financement (partenaires publics et privés, demandeur) et le réalisme des coûts;
3. La clarté et la précision des objectifs poursuivis;

Les retombées prévisibles du projet révélées par :

1. Les effets structurants du projet : son apport au secteur d’intervention, à la vitalité culturelle locale et régionale, à la création et à l’innovation;
2. Son impact en ce qui concerne le développement durable, notamment en matière d’accessibilité universelle, de conception et d’exploitation visant une installation écologique à haut rendement, une gestion responsable des matières résiduelles, le respect du patrimoine culturel et naturel, ainsi que la biodiversité du lieu.

Sous-volet 2.2 Intervention visant un immeuble

Pour une intervention visant un immeuble, la demande est notamment évaluée selon les critères suivants :

La pertinence du projet révélée par :

1. Le bien-fondé des besoins qu’il vise à satisfaire et la disponibilité du service offert (desserte territoriale);
2. Sa concordance avec :
   • les objectifs, les orientations ministérielles et les enjeux liés au territoire ou au secteur concerné;
   • les priorités exposées dans les planifications stratégiques mises en œuvre par les instances régionales;
   • les priorités d’une politique culturelle locale ou régionale;
3. Les interventions, jugées prioritaires en matière d’investissements sont celles visant à maintenir ou à rétablir l’état d’une infrastructure existante ou, le cas échéant, le remplacement d’une infrastructure vétuste;
4. L’absence de chevauchement ou de concurrence avec des infrastructures existantes ou des projets en cours tant dans le secteur d’intervention visé par le projet que sur le territoire concerné;
5. L’urgence de l’intervention projetée pour le maintien des activités, la protection de l’intégrité du bien meuble ou immeuble visé, ou la sécurité publique;
6. La valeur patrimoniale des biens concernés, en incluant leur potentiel archéologique (pour reconnaître cette valeur, le ministre se réfère, en particulier, aux inventaires existants);
7. L’opportunité de recycler un bâtiment existant, entre autres un bâtiment d’intérêt patrimonial, afin de lui donner une vocation culturelle;

La qualité du projet révélée par :

1. La capacité organisationnelle et financière de l’organisme et l’impact du projet sur son fonctionnement;
2. La diversification et la confirmation des sources de financement (partenaires publics et privés, demandeur) et le réalisme des coûts;
3. La clarté et la précision des objectifs poursuivis;

Les retombées prévisibles du projet révélées par :

1. Les effets structurants du projet : son apport au secteur d’intervention, à la vitalité culturelle locale et régionale, à la création et à l’innovation;
2. Son impact en matière de développement durable, notamment en ce qui concerne l’accessibilité universelle, en matière de conception et d’exploitation visant une installation écologique à haut rendement, une gestion responsable des matières résiduelles, la construction responsable, en incluant l’utilisation du bois, le respect du patrimoine culturel et naturel, ainsi que la biodiversité du lieu.

Analyse du projet

Avant-projet

Pour qu’une recommandation soit faite au ministre en vue de l’émission d’un accord de principe appuyant la poursuite de l’élaboration du projet, il est nécessaire :

1. que l’avant-projet (voir le Processus d’élaboration d’un projet de construction) soit jugé complet;
2. qu’une analyse favorable en découle.

Un avant-projet qui a fait l’objet d’un accord de principe demeure valide 24 mois, à moins d’une situation exceptionnelle pour laquelle le ministre peut accorder une prolongation. Le demandeur doit alors compléter la phase de planification de son projet en effectuant toutes les études nécessaires pour en démontrer la faisabilité et en achever la définition. Cependant, cela n’engage aucune des parties à réaliser le projet. Si le demandeur ne donne pas suite au projet, les parties sont dégagées de toute obligation. Si le ministre ne donne pas suite à la demande d’aide financière, il peut alors accorder une aide représentant 50 % des coûts liés à la définition du projet et aux études de faisabilité qui étaient engagées au moment de son retrait.

Le ministre se réserve le droit d’exiger, sauf pour les projets assujettis à la Directive sur la gestion des projets majeurs d’infrastructure publique, un gestionnaire de projet lorsque l’envergure ou la complexité du projet le justifie.

Définition du projet

Pour qu’une recommandation soit faite au ministre en vue de l’émission d’une lettre d’annonce, il est nécessaire :

1. que la définition complète (voir le Processus d’élaboration d’un projet de construction) du projet soit déposée;
2. qu’une analyse favorable en découle.

Réalisation du projet

À compter de la date de la lettre d’annonce, la phase de réalisation d’un projet, non assujetti à la Directive sur la gestion des projets majeurs d’infrastructure publique, peut être amorcée. Elle doit être terminée dans les 24 mois suivant cette date, à moins d’une situation exceptionnelle pour laquelle le ministre peut autoriser un délai autre.

Toutefois, pour un projet assujetti à la Directive sur la gestion des projets majeurs d’infrastructure publique, l’autorisation du Conseil des ministres est préalable à l’émission de la lettre d’annonce.

Concours d'architecture

Un concours d’architecture devra être tenu pour tout projet dont le budget de construction :

1. est égal ou supérieur à 5 000 000 $;
2. est inférieur à 5 000 000 $, mais est exigé par le ministre.

Dans le cas de la restauration d’un bien patrimonial protégé ou d’un projet situé sur le territoire du Plan Nord, le ministre peut relever le demandeur de l’obligation de tenir un concours d’architecture.

Le règlement et le programme du concours d’architecture doivent être approuvés par le ministre.

Au terme de chacune des étapes de la réalisation du projet, décrites dans le Processus d’élaboration d’un projet de construction, le ministre procède à des validations ou fournit des approbations permettant de passer à l’étape suivante.

À la suite de la livraison du bien meuble ou immeuble, le ministre procède à l’acceptation du rapport final de vérification des travaux et ajuste son aide financière en conséquence.

Règles d’adjudication des contrats

Sous réserve des règles applicables dans un régime équivalent, le Guide de gestion des contrats s’applique à tous les contrats d’approvisionnement, de services de nature technique, de services professionnels et de travaux de construction conclus par un demandeur à l’exception d’une personne physique.

Le mode de réalisation des travaux préconisé est le mode traditionnel, lequel consiste à compléter les plans et devis détaillés avant de procéder au lancement de l’appel d’offres visant à confier les travaux à un seul entrepreneur. L’utilisation de tout autre mode de réalisation doit être justifiée et préalablement autorisée par le ministre.

Obligations du bénéficiaire

Pour obtenir l’aide financière, le bénéficiaire doit signer une convention d’aide financière avec le ministre. Cette convention impose au bénéficiaire le respect de toutes les obligations qui y sont prévues ainsi que celles prévues au programme.

Le bénéficiaire doit également :

• obtenir l’autorisation du ministre avant d’apporter toute modification au projet, à la suite de l’annonce de l’aide financière;
• obtenir, préalablement à toute aliénation de ses droits relatifs à l’infrastructure, à l’équipement ou au mobilier acquis par l’aide financière, l’autorisation du ministre;
• exploiter, utiliser et entretenir l’infrastructure visée par la demande.

Calcul et versement de l’aide financière

Calcul de l’aide financière

Le cumul des montants de l’aide financière publique ne peut pas dépasser 100 % des dépenses admissibles au programme. Le calcul du cumul inclut l’aide financière provenant directement ou indirectement des ministères ou organismes gouvernementaux (fédéraux et provinciaux), des sociétés d’État et des entités municipales. Dans le contexte de ce calcul, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux mentionnés à l’ article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Chapitre A-2.1).

La somme des dépenses admissibles ne doit pas dépasser le seuil maximal par mètre carré spécifié dans le tableau suivant :

Le calcul des mètres carrés correspond à la superficie prévue au projet. Le seuil maximal par mètre carré admissible peut être :

1. modulé de façon à tenir compte du facteur d’éloignement applicable à certaines localités;
2. majoré de 3 % pour un projet d’immobilisation visant une certification de bâtiment durable.

TABLEAU 2.6 A  Seuil des dépenses admissibles pour les interventions sur l’immeuble selon le type de bien

Le ministre peut accorder au demandeur une aide financière pouvant atteindre, en fonction du type de clientèle, une aide maximale de :

TABLEAU 2.6 B  Taux de contribution maximale en fonction du type de clientèle

Les projets ayant fait l’objet d’une entente de principe avant le 1^er avril 2015 seront soutenus en fonction des taux d’aide financière qui prévalaient au moment de la signature de l’entente de principe (initiale) et qui sont présentés dans la norme du programme Aide aux immobilisations alors en vigueur.

Bien que le projet soit admissible, l’octroi d’une aide financière demeure conditionnel à la disponibilité des fonds.

Versement de l’aide financière

Au terme de la réalisation des travaux et de l’acceptation finale du projet et de la reddition de comptes, l’aide financière est versée :

1. au comptant lorsqu’elle est inférieure à 100 000 $, en un seul versement;
2. en remboursement du service de dette lorsqu’elle est égale ou supérieure à 100 000 $.

Lorsque l’aide financière est versée sous forme de remboursement de service de dette :

1. elle doit être versée sur une période se situant entre :
   • 3 et 5 ans pour un montant égal ou supérieur à 100 000 $ et inférieur à 300 000 $;
   • 5 et 10 ans pour un montant égal ou supérieur à 300 000 $ et inférieur à 700 000 $;
   • 10 et 20 ans pour un montant égal ou supérieur à 700 000 $;
   • 3 et 5 ans pour un montant supérieur à 100 000 $ provenant du Fonds du patrimoine culturel québécois;
2. le bénéficiaire doit assurer le financement temporaire et à long terme du projet;
3. le capital que le ministre doit rembourser correspond au montant de l’aide financière calculé après la vérification des dépenses. Le montant des intérêts remboursés est déterminé en fonction du montant de la subvention et du taux d’intérêt établi et négocié;
4. les versements de l’aide financière débutent après :
   • l’acceptation finale du projet par le ministre;
   • la signature, par le bénéficiaire et le ministre, des documents qui établissent respectivement le montant final de l’aide financière et l’échéancier des versements;
5. elle comprend les versements périodiques des frais liés aux refinancements qui sont accordés conformément à la périodicité convenue à cet égard pour la durée de l’emprunt.

Reddition de comptes

La reddition de comptes :

1. se fait conformément aux dispositions prévues à la convention d’aide financière et à partir d’un rapport final, et, le cas échéant, des rapports d’étape que le demandeur doit fournir au ministre;
2. est produite suivant la périodicité établie par le ministre, selon la nature et la durée du projet;
3. comprend, dans tous les autres cas :
   • le bilan des activités tenues;
   • la description des résultats du projet et leur évaluation au regard des objectifs poursuivis;
   • un rapport d’utilisation de l’aide financière, accompagné des pièces justificatives, permettant de vérifier que les sommes accordées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
   • tout autre renseignement ou document demandé par le ministre.

Le ministre se réserve le droit de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, à toute heure raisonnable.