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Programme Aide au développement des infrastructures culturelles

Description du programme

Le Programme Aide au développement des infrastructures culturelles s’inscrit dans le cadre du Programme d’infrastructure Investir dans le Canada, mis sur pied par le gouvernement du Canada et pour lequel l’Entente bilatérale intégrée (EBI) a été conclue entre le gouvernement du Québec et le Canada le 6 juin 2018. Il permet d’accorder une aide financière pour la réalisation d’un projet d’infrastructure culturelle en vertu de l’EBI.

Le ministère de la Culture et des Communications du Québec est responsable de la mise en place du sous-volet Infrastructures culturelles du volet Soutien aux infrastructures communautaires, culturelles et récréatives de l’EBI.

Objectifs

Les objectifs du présent programme sont les suivants :

améliorer l’accès aux infrastructures culturelles;
améliorer la qualité des infrastructures culturelles.

Admissibilité

La décision définitive concernant l’admissibilité du demandeur, des infrastructures, des travaux et des interventions ainsi que l’approbation du projet revient au Canada, sur recommandation du Québec.

Demandeur admissible

Est admissible au présent programme :

un organisme municipal régi par la Loi sur les cités et villes (RLRQ, chapitre C-19) ou par le Code municipal du Québec (RLRQ, chapitre C-27.1);
un gouvernement des Premières Nations ou Inuit établi en vertu d'une loi fédérale ou provinciale qui et comprend une structure de gouvernance, incluant le gouvernement d’une bande indienne.

Le demandeur doit avoir respecté, le cas échéant, ses engagements envers le Ministère lors de l’octroi d’une précédente aide financière.

Pour être admissible au présent programme, un demandeur doit détenir, sur le bien immeuble visé par les travaux, l’un ou l’autre des éléments suivants :

un droit de propriété, au sens du Code civil du Québec;
une promesse d’achat.

Lorsque l’exploitation de l’infrastructure culturelle possédée par un demandeur est sous la responsabilité d’un organisme à but non lucratif, la demande doit être déposée par le demandeur et les conditions suivantes doivent être remplies pour assurer l’admissibilité :

un bail ou une entente d’occupation doivent être signés entre le propriétaire et l’organisme à but non lucratif. Ils doivent être soumis et approuvés par le Ministère et avoir une durée minimale correspondant à :

10 ans lorsque l’aide financière provenant du Québec est inférieure à 300 000 $;
15 ans lorsque l’aide financière provenant du Québec est égale ou inférieure à 700 000 $;
22 ans lorsque l’aide financière provenant du Québec est supérieure à 700 000 $.

lorsqu’un bail ou une entente d’occupation sont détenus par un diffuseur, celui-ci doit également convenir, à la satisfaction du Ministère d’une entente de gestion de la programmation.

Ne sont pas admissible au présent programme :

Tous les organismes autres que ceux mentionnés à la section Demandeur admissible, notamment les sociétés d’État et les organismes à but lucratif ou non lucratif.

Infrastructure admissible

Pour être admissible, une infrastructure doit être :

ouverte au public;
non réservée aux membres d’une organisation;
axée sur les résidents locaux;
de nature non commerciale.

L’infrastructure admissible au présent programme est définie comme un bien immeuble ayant une des vocations culturelles suivantes :

bibliothèque : bibliothèque publique (autonome ou affiliée);
archives : services d’archives privées agréées ou ayant amorcé le processus*pour obtenir l’agrément de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (est admissible un service d’archives privées ayant déposé une demande et respectant toutes les conditions d’admissibilité à l’exception de celles relatives à la conservation, lesquelles pourront être satisfaites dans le cadre du projet d’immobilisation déposé);
institution muséale : musée, centre d’exposition ou lieu d’interprétation ayant obtenu l’agrément, du Ministère;
arts visuels, arts médiatiques, arts de la scène et arts littéraires : centre de formation, de production ou de diffusion voué aux arts visuels, aux arts médiatiques, aux arts de la scène ou aux arts littéraires, dans la mesure où ses espaces ne sont pas utilisés à des fins d’enseignement (voir la section Infrastructures non admissibles), et où il répond à l’un des critères suivants :

il reçoit une aide au fonctionnement du Ministère;
il est soutenu, par le Conseil des arts et des lettres du Québec, par l’un des programmes suivants : Soutien à la mission ou Programmation spécifique, à l’exclusion d’un festival.

métiers d’art : centre de formation, de production ou de diffusion voué aux métiers d’art, dans la mesure où il reçoit une aide au fonctionnement du Ministère ou une aide de la Société de développement des entreprises culturelles, ou qu’il y est admissible, et où ses espaces ne sont pas utilisés à des fins d’enseignement (voir la section Infrastructures non admissibles);
média communautaire et radio autochtone : dans la mesure où ils reçoivent une aide au fonctionnement du Ministère;
infrastructure multifonctionnelle : centre multifonctionnel combinant plusieurs infrastructures culturelles parmi celles décrites précédemment, dans la mesure où ses espaces ne sont pas utilisés à des fins d’enseignement (voir la section Infrastructures non admissibles);
centre culturel autochtone : centre d’interprétation, de formation, de production ou de diffusion de la culture autochtone pour les communautés autochtones et les villages nordiques.

Infrastructures non admissibles

Les infrastructures non admissibles sont :

les espaces utilisés à des fins de soins de santé et d’enseignement (à l’exception des espaces consacrés aux soins de santé ou à l’enseignement qui profitent aux communautés autochtones en faisant progresser les Appels à l'action de la Commission de vérité et de réconciliation approuvées par le Canada);

les espaces utilisés à des fins d’enseignement sont définis comme ceux utilisés afin d’offrir, directement ou indirectement, des cours ou des programmes d’enseignement primaire, secondaire ou postsecondaire (exemple : cours de français, de mathématiques, de sciences, etc.) ou qui mènent à des attestations d'études postsecondaires reconnues et transférables. Une offre dite indirecte fait référence à une entité qui découle ou relève d’une entité autorisée par le Québec à donner des cours ou des programmes d’études qui mènent à des attestations d’études postsecondaires reconnues et transférables.

un site religieux utilisé, en tout ou en partie, comme lieu de rassemblement à des fins religieuses, notamment une église, une mosquée, une synagogue, un temple, une chapelle (exemple : dans un couvent ou un séminaire), un sanctuaire ou une maison de rencontre;
une infrastructure exploitée par un organisme du secteur privé, à des fins lucratives;
une infrastructure située à l’extérieur du Québec.

Travaux et interventions admissibles

Les travaux de construction et de restauration doivent être exécutés, selon l’expertise requise, par un entrepreneur détenant une licence appropriée de la Régie du bâtiment du Québec, un artisan membre du Conseil des métiers d’art du Québec ou par un restaurateur professionnel (réfère à un employé du Centre de conservation du Québec (CCQ) ou à restaurateur professionnel en pratique privée accrédité par l’Association canadienne des restaurateurs professionnels).

Les travaux et interventions admissibles sont effectués sur une infrastructure admissible et doivent principalement viser l’atteinte des objectifs du présent programme.

Les travaux et interventions admissibles sont les suivants :

la construction (rénovation, transformation, agrandissement, réaménagement, construction neuve, requalification, restauration, mise aux normes);
la reconstruction, incluant la démolition d’une infrastructure désuète existante;
la restauration des éléments caractéristiques, dans le cas d’une infrastructure culturelle située dans un immeuble patrimonial, sous réserve d’une autorisation de travaux en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel (chapitre P9.002);
les interventions visant, dans le cas des institutions muséales :

le lieu ayant fait l’objet de l’agrément ou, le cas échéant, sa relocalisation;
un lieu supplémentaire n’ayant pas fait l’objet de l’agrément, dont l’usage est lié à la mission muséale (acquisition ou construction d’un nouvel immeuble, travaux visant à rétablir, à maintenir, à améliorer ou à transformer un immeuble en vue d’un usage lié directement à la mission muséale de l’organisme).

les interventions archéologiques (surveillance, inventaire ou fouilles) associées aux travaux d’excavation liés à une infrastructure dans le cadre d’une intervention admissible au présent programme, conditionnellement à l’octroi d’un permis de recherche archéologique décerné en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel;
l’acquisition d’un bâtiment dans le but d’y aménager une infrastructure culturelle admissible;
l’acquisition, le remplacement et l’installation d’équipements spécialisés, essentiels à l’exploitation de l’actif ou du projet, répondant à l’ensemble des critères suivants :

sont utilisés régulièrement ou requis par la réglementation;
sont liés à la retombée directe et mesurable;
ne sont pas utilisés à des fins de revente;
ont une durée de vie d’au moins 1 an;
chaque unité représente, selon les paramètres du Canada, un investissement important.

l’acquisition et l’installation de mobiliers ou d’équipements visant l’accessibilité universelle;
la certification de bâtiment durable (inscription et certification), le cas échéant;
la tenue d’un concours d’architecture, le cas échéant;
les interventions recommandées dans les études portant sur les gaz à effet de serre et la résilience aux changements climatiques.

Demande d’aide financière et documents requis

Demande d’aide financière

Pour soumettre une demande d’aide financière, le demandeur admissible doit :

remplir et transmettre le formulaire de demande en format électronique accessible dans di@pason et l’accompagner de tous les document requis, au plus tard à la date limite de l’appel de projets en cours (selon le volume et la qualité des demandes reçues, le Ministère pourra tenir un ou plusieurs appels de projets);

les dates figurent au calendrier des programmes accessible sur le site Internet du Ministère (veuillez communiquer avec la direction régionale du Ministère de votre territoire en amont du dépôt de votre demande pour effectuer une vérification préliminaire de l’admissibilité de votre projet au présent Programme).

consentir à ce que certains renseignements figurant sur son formulaire de demande et les documents afférents puissent être communiqués à un autre ministère ou organisme pour assurer le respect de certaines mesures administratives ou obtenir une expertise requise lors de l’analyse de la demande, afin d’outiller le Ministère dans une prise de décision juste et éclairée.

Toute fausse déclaration, intentionnelle ou non, de la part du demandeur peut mettre fin à l’étude de sa demande.

Documents requis

La demande d’aide financière doit obligatoirement être accompagnée des documents suivants :

Documents généraux

une résolution prise par le conseil municipal ou par une autorité équivalente faisant foi de :

l’autorisation du dépôt de la demande d’aide financière;
la confirmation de l’engagement du demandeur à payer sa part des coûts admissibles (et à assumer ou à trouver une source de financement ne provenant ni directement ni indirectement du Québec ou du Canada, le cas échéant, pour l’ensemble des coûts non admissibles, incluant tout dépassement de coûts éventuel);
la prise en charge de toute hausse du budget de fonctionnement générée par le projet;
la personne mandatée pour signer tout document officiel, incluant la convention d’aide financière à intervenir.

le document d’avant-projet complet, produit conformément aux instructions du Guide d’élaboration d’un avant-projet, et auquel est joint l’ensemble des annexes et pièces justificatives requises. Ce document doit présenter, entre autres, la problématique et les objectifs du projet; la programmation culturelle et les clientèles visées; les besoins immobiliers (fonctions, tableau des superficies, liens et diagrammes fonctionnels); les coûts totaux; les coûts admissibles; la contribution financière du demandeur; les contributions financières des autres partenaires; la répartition des coûts estimés par exercice financier; un échéancier;
le formulaire de caractéristiques de projet et d’indicateurs de rendement requis par le Canada;
une liste des équipements et du mobilier, le cas échéant;
le formulaire fédéral de consultation autochtone et d’évaluation environnementale (voir l’annexe 1 pour plus d’information);
la localisation de ou des infrastructures sous forme de fichier KML;
la preuve du droit de propriété sur le ou les biens immobiliers visés par le projet, ou un engagement formel en vue d’obtenir ce droit;
toute entente d’occupation ou tout bail, incluant l’entente de gestion de la programmation en vigueur dans le cas d’un diffuseur et visant l’infrastructure culturelle du projet;
toute étude déjà produite.

Documents spécifiques

pour un projet visant un immeuble existant, le formulaire Audit technique rempli dans les 5 dernières années, attestant de l’état général du bâtiment et de ses différentes composantes;
pour un projet de requalification d’un immeuble patrimonial protégé ou inventorié, une étude patrimoniale présentant notamment les répercussions du projet sur la valeur patrimoniale du bien (celle-ci ayant été précédemment présentée dans une étude des valeurs caractéristiques);
pour tout projet assujetti à la Directive sur la gestion des projets majeurs d’infrastructures publiques (disponible sur le site Internet du Secrétariat du Conseil du trésor du gouvernement du Québec), les renseignements à fournir avec la demande doivent être adaptés afin de s’y conformer;
pour une infrastructure culturelle gérée par un organisme à but non lucratif dont le propriétaire est un demandeur, les états financiers de la dernière année, de préférence audités.

Le Ministère peut exiger tout autre document en complément de la demande d’aide financière, et ce, tout le long des diverses phases du projet, notamment pour répondre aux exigences du Canada.

Évaluation du projet

L’évaluation des demandes est réalisée par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à de l’expertise externe pour les secteurs d’interventions qui le concernent. Ces avis sont formulés notamment par le Conseil des arts et lettres du Québec, la Société de développement des entreprises culturelles, le Conseil du patrimoine culturel du Québec, le Centre de conservation du Québec, Bibliothèque et Archives nationales du Québec ou le Secrétariat aux affaires autochtones.

Seules les demandes complètes, compréhensibles et fondées sur des données exactes sont évaluées.

Le projet soumis doit respecter les critères d’admissibilité suivants :

le demandeur doit être un organisme admissible (voir la section Admissibilité);

l’infrastructure doit être admissible (voir la section Admissibilité);
les travaux prévus doivent être admissibles (voir la section Admissibilité);
le demandeur doit soumettre à la satisfaction du Ministère l’ensemble des documents requis pour la présentation d’une demande (voir la section Demande d’aide financière et documents requis);
l’aide demandée et le cumul de l’aide gouvernemental doivent respecter les exigences prévues (voir la section Calcul de l’aide financière).

La sélection est un processus concurrentiel. L’admissibilité d’un demandeur ou d’une infrastructure n’accorde aucune garantie ni obligation de financement du projet. Le Ministère peut refuser une demande d’aide financière lorsqu’elle ne satisfait pas aux critères du présent programme ou lorsque l’enveloppe budgétaire disponible ne permet pas l’octroi d’une telle aide financière.

La demande admissible est évaluée selon les critères suivants :

La pertinence du projet au regard des éléments suivants :
La faisabilité du projet au regard des éléments suivants :

le respect des caractéristiques et valeurs patrimoniales;
la capacité de réalisation du demandeur;
le montage financier du projet;
la cohérence du budget d’investissement avec l’envergure du projet;
la viabilité du plan d’opération.

Autorisation du projet

La demande d’aide financière devra faire l’objet d’une recommandation basée sur l’analyse effectuée par le Ministère. La demande retenue aux fins d’aide financière doit finalement être approuvée par le Canada (certains projets, dits non délégués, devront faire l’objet d’une approbation par le Conseil du Trésor du Canada – voir annexe 2 pour plus d’information). La lettre d’annonce officielle signée par la ministre de la Culture et des Communications et, qui confirme le montant de l’aide financière maximale, est suivie de la signature d'une convention d’aide financière.

Pour un projet dont le total des coûts admissibles est estimé à 10 M$ ou plus, une évaluation des émissions de gaz à effet de serre et une évaluation de la résilience aux changements climatiques, conformément à la réglementation et aux méthodologies du Québec, doivent être soumises au Ministère sur demande et avant l’approbation finale du projet par le Canada. Les évaluations doivent être réalisées par un évaluateur qualifié indépendant.

Après la signature de la lettre d’annonce, et avant le début des appels d’offre liés aux activités de construction, le bénéficiaire doit transmettre au Ministère pour approbation, les documents suivants, et ce, dès qu’ils sont disponibles :

le programme de construction complet, incluant le programme fonctionnel et technique, le budget et le montage financier actualisés du projet comme il est spécifié dans le Processus d’élaboration d’un projet de construction;
les documents d’appel d’offres, avant leur publication, notamment les plans et devis ou tout autre document suffisamment détaillé;
l’échéancier de réalisation actualisé (date prévue de l’appel d’offres et de la conclusion du contrat ainsi que la date du début et de la fin des travaux);
les autorisations gouvernementales ou ministérielles relatives au projet, le cas échéant;
tout autre document demandé par le Ministère.

Modification du projet

Après avoir effectué l’analyse des documents fournis par le demandeur, le Ministère peut exiger que certaines modifications soient apportées au projet, notamment concernant des aspects liés au bien-être et à la sécurité du public, à la standardisation, à l’accessibilité ainsi qu’à la protection de l’environnement.

À la suite de l’approbation du projet, le Canada communiquera avec le bénéficiaire dont le projet est assujetti à des obligations en matière d’évaluation environnementale ou de consultation autochtone (voir annexe 1 pour plus d’information). De plus, toute modification apportée au projet doit être autorisée par le Ministère et le Canada, particulièrement en lien avec les aspects suivants :

le site sur lequel le projet est réalisé;
l’échéancier;
la nature ou la portée du projet;
la ou les retombées directes prévues en vertu de l’Entente bilatérale intégrée.

Si des modifications sont apportées au projet approuvé sans l’autorisation préalable du Québec et du Canada, ceux-ci pourraient refuser de verser leur contribution respective, entièrement ou en partie.

Calcul de l’aide financière

Taux de subvention

L’aide financière maximale accordée en vertu du présent programme comprend la contribution du Québec et celle du Canada. Le montant minimal de l’aide financière accordée par projet est de 100 000 $ et le maximal, de 20 M$, soit un maximum de 10 M$ provenant du Québec et un maximum de 10 M$ provenant du Canada.

Les taux de subvention maximaux sont les suivants :

TABLEAU 1 – TAUX DE SUBVENTION MAXIMAUX DES 2 GOUVERNEMENTS APPLIQUÉS AUX DÉPENSES ADMISSIBLES EN FONCTION DU TYPE DE CLIENTÈLE ET/OU DE PROJET

Clientèle et/ou projet	Taux maximal du Canada	Taux maximal du Québec
Organismes municipaux	35 %	35  %
Bénéficiaire final autochtone*	40 %	40 %
Projet de requalification d’un bien classé en infrastructure culturelle	40 %	40 %

*Les bénéficiaires autochtones peuvent être un gouvernement des Premières nations ou Inuits en vertu d’une loi fédérale ou provinciale qui comprend une structure de gouvernance, incluant le gouvernement d’une bande indienne.

Cumul de l’aide financière

Le projet soutenu dans le cadre du présent programme peut faire l’objet d’une autre aide financière provenant directement ou indirectement du gouvernement du Québec ou du gouvernement du Canada, mais elle ne doit pas faire en sorte de porter leur contribution respective au coût maximal admissible du projet au-delà des taux indiqués dans le tableau 1 (il est cependant possible de diversifier les sources de financement tant que le cumul des sources fédérales ou provinciales ne dépasse pas les taux de subvention maximaux applicables aux dépenses admissibles).

Coûts maximum admissibles

Le Ministère établit le coût maximal admissible en fonction de la superficie et du type d’infrastructure, et ce, à l’aide des paramètres indiqués dans le tableau ci-dessous :

TABLEAU 2 – PARAMÈTRES DE CALCUL DU COÛT MAXIMAL ADMISSIBLE EN FONCTION DE LA SUPERFICIE TOUCHÉE PAR DES INTERVENTIONS ADMISSIBLES*, PAR MÈTRE CARRÉ SELON LE TYPE D’INFRASTRUCTURE

Type d’infrastructure	Coût maximal par m² pour des interventions admissibles
Musée, lieu d’interprétation	5 000 $
Salle de spectacles de moins de 650 sièges	5 000 $
Salle de spectacles de 650 sièges et plus	6 500 $
Bibliothèque, centre d’archive, centre de formation, de production ou de diffusion, centre d’exposition et autres infrastructures	3 000 $
Immeuble patrimonial protégé en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel	Aucun coût maximal en fonction de la superficie ne s’applique aux interventions de restauration d’éléments patrimoniaux

*Le coût maximum est :

a) modulé de façon à tenir compte du facteur d’éloignement applicable à certaines localités;

b) majoré de 3 % pour un projet visant une certification de bâtiment durable.

Si le total des dépenses admissibles est inférieur au coût maximal en fonction de la superficie présenté au tableau 2, ce total sera utilisé pour déterminer le coût maximal admissible du projet.

Pour être admissibles, les dépenses doivent :

faire partie des coûts admissibles détaillés aux sections Coûts directs admissibles et Frais incidents admissibles;
être engagées, facturées et payées à un tiers en vertu d’un contrat selon les règles d’adjudication prévues dans le Guide de gestion de contrats;
être liées à des travaux terminés au plus tard le 31 décembre 2026 (il est nécessaire qu’à cette date l’infrastructure puisse être utilisée aux fins auxquelles elle est destinée);
ne pas excéder le coût maximal des dépenses admissibles (tableau 2).

Coûts directs admissibles

Pour être admissibles, les coûts directs doivent avoir été engagés à compter de la date de signature inscrite sur la lettre d’annonce de l’aide financière. Les frais liés aux activités de construction et/ou de travaux préparatoires sur les lieux (exemple : le défrichage) sont admissibles uniquement après la réception de la confirmation par le Canada que les obligations applicables en matière de consultation autochtone et d’évaluation environnementale sont satisfaites* ainsi qu’à la suite de l’acceptation par le Ministère de l’ensemble des documents demandés (voir la section Autorisation du projet). À noter que si les activités de construction et/ou les travaux préparatoires sur les lieux débutent avant que le Canada ait confirmé que les obligations applicables aient été satisfaites, le Canada pourrait refuser de verser sa contribution au projet, entièrement ou en partie.

La décision définitive concernant l’admissibilité des coûts est, tributaire de l’approbation préalable du Canada.

Les coûts directs admissibles sont les suivants :

les travaux d’aménagement, de construction, de réaménagement, de reconstruction, de rénovation, de requalification, de restauration et de mise aux normes d’une infrastructure admissible, exécutés, selon l’expertise requise, par un entrepreneur détenant une licence appropriée de la Régie du bâtiment du Québec, un artisan membre du Conseil des métiers d’arts du Québec ou par un restaurateur professionnel;
les frais liés à un concours d’architecture;
les frais d’arpentage pour la planification ou la construction du projet;
les coûts de contrôle de la qualité du chantier, incluant les frais de laboratoire;
les coûts des mesures de correction et d’atténuation des répercussions sur l’environnement découlant des évaluations relatives aux changements climatiques;
l’acquisition et l’installation d’un système d’extinction et de protection contre les incendies;
les coûts rattachés à l’intégration d’une œuvre d’art à un bâtiment ou à un site en lien avec l’application de la Politique de l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux et publics du gouvernement du Québec;

les interventions archéologiques (surveillance, inventaire, fouilles);
les frais liés à la fabrication et l’installation d’une plaque d’identification;
les taxes nettes afférentes aux coûts directs;
le coût d’acquisition d’un bâtiment (le coût admissible pour l’achat d’un immeuble ne peut excéder la valeur de son évaluation imposable uniformisée ou la valeur déterminée par un évaluateur agréé);
le coût d’acquisition, de remplacement et d’installation d’équipements ou de mobiliers spécialisés liés directement à la mission pour laquelle le bénéficiaire est soutenu et rencontrant les critères définis à la section Travaux et interventions admissibles.

Frais incidents admissibles

Les frais incidents sont admissibles à compter de la date de signature inscrite sur la lettre d’annonce de l’aide financière, à l’exception de ceux liés à la réalisation des évaluations environnementales (émissions de gaz à effet de serre et résilience aux changements climatiques), ainsi qu’aux activités de mobilisation et de consultation des Autochtones, qui peuvent être engagés préalablement (ces frais seront remboursés seulement si le projet est approuvé).

Sont admissibles les frais incidents suivants, liés :

aux honoraires d’un professionnel reconnu pour la conception (ingénierie, plans et devis, estimation des coûts), la surveillance ou la gestion d’un projet admissible et la réalisation d’études préparatoires demandées dans le cadre du présent programme et dont les contrats ont été octroyés selon les règles prévues au Guide de gestion de contrats du Ministère;
à la réalisation des évaluations environnementales (émissions de gaz à effet de serre et résilience aux changements climatiques) par un tiers qualifié et au suivi des mesures de correction et d’atténuation de ces répercussions exigé par les 2 gouvernements, le cas échéant;
à l’inscription et à la certification de bâtiment durable;
à la réalisation de consultations autochtones ou environnementales, le cas échéant;
aux taxes nettes (excluant la partie remboursée) afférentes aux frais incidents.

Coûts non admissibles

Ne sont notamment pas admissibles :

toutes les dépenses excédant le coût maximal admissible selon la superficie de l’infrastructure culturelle visée (voir le tableau 2);
les frais incidents liés à des coûts directs non admissibles;
les coûts engagés pour un projet annulé;
les coûts engagés pour un projet non retenu pour l’octroi d’une aide financière;
les coûts associés à tout élément du projet autre que la portée approuvée;
les dépassements de coûts après l’approbation du projet;
les coûts engagés et facturés après le 31 décembre 2026
les coûts liés à des travaux réalisés en régie, incluant les salaires et les avantages sociaux des salariés du bénéficiaire;
les coûts liés à l’achat de biens ou à la prestation de services en provenance d’une entreprise inscrite au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics;
les coûts relatifs à :

l’acquisition du terrain, de servitudes et de droits de passage et autres frais connexes;
la location de terrains, d’immeubles et d’autres installations ou d’équipement autre que l’équipement associé à la construction du projet;
la formation liée à l’utilisation d’équipements admissibles;
l’exploitation de l’infrastructure et aux travaux d'entretien périodique;
l’ameublement et aux biens non intégrés qui ne sont pas essentiels à l'exploitation de l’actif ou du projet;
l’acquisition de mobilier urbain;
l’aménagement paysager ou à des travaux majeurs de voirie, d’aqueduc et d’égouts;
la décontamination du terrain;
la rémunération d’un lobbyiste;
des services ou travaux normalement exécutés par un demandeur ou son mandataire (exemple : réparation et entretien périodique, régie interne, exploitation du lieu);
des travaux visant des espaces commerciaux à but lucratif (exemple : restaurant, bar, boutique);
des frais généraux, notamment les salaires et autres avantages liés à
l’emploi de tout employé du bénéficiaire, tous frais d’exploitation ou d’administration directs ou indirects du bénéficiaire, plus particulièrement tout coût lié à la planification, à l’ingénierie, à l’architecture, à la supervision, à la gestion et autres activités normalement accomplies par le personnel du bénéficiaire;
l’achat de garanties prolongées et de pièces de rechange.

les frais :

juridiques;
de courtage immobilier et les coûts connexes;
d’honoraires et d’intérêts sur le financement temporaire et permanent, ainsi que les frais d’émission associés au financement permanent;
associés aux biens et services reçus en don, en espèce ou en nature;
de déménagement ou d’entreposage;
la tenue d’inventaire.

tous les coûts n’ayant pas été autorisés par le Ministère.

Adjudication des contrats

Sous réserve de règles applicables dans un régime équivalent, le Guide de gestion des contrats s’applique à tous les contrats d’approvisionnement, de services techniques, de services professionnels, de travaux de construction conclus par un bénéficiaire ainsi que pour l’acquisition d’équipements (les règles sont applicables uniquement aux interventions du projet reconnues admissibles en vertu du présent programme).

Le mode traditionnel de réalisation de travaux est préconisé. Il consiste à compléter les plans et devis détaillés avant de procéder au lancement de l’appel d’offres public visant à confier les travaux à un seul entrepreneur. L’utilisation de tout autre mode de réalisation doit être justifiée et préalablement autorisé par le Ministère.

Un concours d’architecture doit être tenu pour les projets dont les coûts de construction, avant taxes, sont égaux ou excèdent 5 M$ (cette obligation pourra être relevée par le Ministère pour un projet situé sur le territoire du Plan Nord ou dans le cas d’un projet étant évalué par le Ministère comme représentant une quasi-totalité ou uniquement des interventions de maintien d’actifs ou de restauration, tel qu’il est défini par le Plan québécois d’infrastructure (PQI) de la Société québécoise des infrastructures). Le règlement et le programme du concours d’architecture doivent être approuvés par le Ministère.

Conditions d’attribution de l’aide financière et mesures de contrôle

Conditions générales

Les projets financés doivent être achevés avant le 31 décembre 2026.

Tout projet financé fait l'objet d’une convention d’aide financière entre la ministre de la Culture et des Communications et le bénéficiaire. Cette convention établit, notamment, les obligations du bénéficiaire, les modalités de versement de l’aide financière et toute condition particulière tenant compte de la spécificité du bénéficiaire ou du projet.

Le bénéficiaire doit respecter les modalités de la convention, qui incluent les suivantes :

obtenir l’autorisation préalable du Ministère et du Canada pour toute modification apportée au projet annoncé. Les modifications possibles après l’annonce peuvent être liées à la portée, à l’emplacement, à l’échéancier ou aux les retombées directes prévues du projet;
respecter les étapes du Processus d’élaboration d’un projet de construction;
appliquer la Politique de l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux et publics du gouvernement du Québec;
respecter les normes d’efficacité énergétique et d’accessibilité, ainsi que le Code du bâtiment et les règlements municipaux du Québec;
se conformer aux lois et règlements applicables;
obtenir l’autorisation du Ministère et du Canada pour vendre, louer ou autrement disposer, directement ou directement, d’un bien immeuble acquis, construit, réhabilité ou rénové, en tout ou en partie, par cette aide financière, le tout, pour la durée de la convention;
remplir toutes les conditions concernant la reddition de comptes.

Le Ministère se réserve le droit d’exiger un gestionnaire de projet lorsque l’envergure ou la complexité du projet le justifie.

L’octroi d’une aide financière demeure conditionnel à la disponibilité des fonds.

Rapports d’étape bisannuels

Le bénéficiaire est tenu de soumettre au Ministère (par le biais de di@pason selon le gabarit fourni à cet effet) des rapports d’étapes bisannuels signés par son représentant dûment autorisé, avant le 1^er mai et le 1^ernovembre de chaque année, et ce, à partir de l’approbation du projet jusqu’à sa réalisation complète (à l’exception des projets de collectivités dont la population est de moins de cinq mille habitants; dans un tel cas, un seul rapport d’étape doit être soumis au Ministère avant le 1^er mai de chaque année).

Reddition de comptes finale

La reddition de comptes finale doit être transmise au Ministère, au plus tard 3 mois après l’émission du certificat de fin des travaux ou le 31 mars 2027, selon la plus hâtive des 2 dates, conformément aux dispositions prévues à la convention d’aide financière, et en y incluant, notamment :

une copie de la déclaration d’achèvement du projet et une copie du certificat de fin des travaux délivrés par un professionnel, le cas échéant;
le rapport final du projet approuvé par résolution, selon le gabarit prévu, présentant une description des résultats et des indicateurs de rendement du projet et leur évaluation au regard des objectifs du présent programme, accompagné de pièces justificatives permettant de vérifier que les sommes accordées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées (factures, décomptes progressifs au nom du bénéficiaire ainsi que la preuve de leur paiement);
la réclamation finale des coûts encourus et payés afférents à la réalisation des interventions admissibles spécifiées à la convention d’aide financière intervenue entre le bénéficiaire et la ministre de la Culture et des Communications;
des photos des éléments autorisés et réalisés ainsi que des panneaux de chantier installés qui indiquent la contribution du Québec et du Canada;
une copie des contrats accordés et les résultats des appels d’offres, le cas échéant;
une copie de l’offre de financement à long terme, le cas échéant;
tout autre document exigé par le Ministère en complément de la demande de versement.

Modalités de versements de l’aide financière

Le versement de l’aide financière est effectué lorsque tous les travaux sont complétés et que l’ensemble des factures est payée, Le bénéficiaire doit en faire la demande auprès du Ministère.

Le versement est effectué après que tous les éléments suivants ont été réalisés :

l’acceptation finale du projet par le Ministère;
l’analyse de la reddition de comptes finale déposée par le bénéficiaire. Pour ce faire, le Ministère :
la signature, par le Ministère, du ou des documents qui établissent respectivement le montant final de l’aide financière et l’échéancier des versements pour la part du Québec;
l’approbation de l’analyse de la reddition de comptes par le Canada, pour le versement de la part du Canada.

La part de l’aide financière du Québec est payable sous forme de remboursement en service de dette selon les périodes se situant entre :

3 et 5 ans pour un montant égal ou supérieur à 50 000 $ et inférieur à 300 000 $;
5 et 10 ans pour un montant égal ou supérieur à 300 000 $ et inférieur à 700 000 $;

10 et 20 ans pour un montant égal ou supérieur à 700 000 $.

Le bénéficiaire doit assurer le financement temporaire et à long terme du projet.

Le capital que le Ministère doit rembourser correspond au montant de l’aide financière calculé après la vérification des dépenses engagées.

Tout engagement financier du gouvernement n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément à l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A 6.001).

Le versement de l’aide financière est conditionnel à la transmission, par le bénéficiaire, de l’ensemble des données nécessaires à l’appréciation des résultats du présent programme, notamment des renseignements nécessaires à la mesure des indicateurs de résultats prévus. La convention d’aide financière précise les modalités à cet égard.

Exigences en matière de visibilité

L’annonce publique d’un projet subventionné dans le cadre du présent programme est faite par le Québec et le Canada, en concertation avec le bénéficiaire.

La liste complète des exigences en matière de visibilité se trouve en annexe de la convention d’aide financière.

Reddition de comptes du ministère de la Culture et des Communications envers le Conseil du trésor

Un bilan doit être transmis au Secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes), au plus tard le 31 octobre 2022.

Durée du programme

Le présent programme entre en vigueur le 21 septembre 2020 et se termine le 31 mars 2023.

ANNEXE 1 – Obligations relatives à la consultation autochtone et à l’évaluation environnementale

Dans le cadre du processus de demande de financement dans un programme faisant partie de l’Entente bilatérale intégrée, le demandeur est tenu de remplir un formulaire intelligent afin de déterminer si certaines exigences fédérales en matière d’évaluation environnementale pourraient s’appliquer à son projet (régimes d’évaluation environnementale dans le Nord, traités modernes, Loi canadienne sur l’évaluation environnementale [2012]).

Les renseignements fournis ainsi sont également utilisés par Infrastructure Canada afin de déterminer s’il existe une obligation de consulter les peuples autochtones. Le Canada, le Québec et les municipalités peuvent avoir l’obligation de les consulter et, le cas échéant, d’accommoder les peuples autochtones lorsqu’une activité pourrait avoir des répercussions négatives sur les droits existants, ancestraux ou issus de traités, établis ou exercés par ces peuples. Il est possible que cette obligation ait déjà été respectée par le demandeur grâce à l’engagement précoce des peuples autochtones.

Avant d’accorder du financement à un projet, le Canada détermine si ses obligations en matière de consultation sont respectées. Si l’obligation de consulter est décrétée, le Canada peut s’appuyer, lorsque cela est possible et pertinent de le faire, sur les renseignements déjà recueillis, le cas échéant, par le Québec ou le bénéficiaire final dans le cadre de la réalisation de leur processus impliquant la consultation des peuples autochtones. Compte tenu de la connaissance et de la participation du bénéficiaire final au projet, Infrastructure Canada peut s’informer auprès de ce dernier pour savoir s’il souhait collaborer à la partie du processus fédéral qui peut aller au-delà du processus demandé par le Québec. Il est important que tout demandeur reconnaisse qu’une obligation de consultation peut être nécessaire et qu’il planifie de manière adéquate ce travail (exemple : ressources, temps, etc.) dans le cadre de sa demande de financement. Le formulaire intelligent qui doit être rempli pour soumettre une demande d’aide financière a pour but de sensibiliser le bénéficiaire à ce sujet.

Les exigences en matière de consultation varient en fonction de la taille et de l’emplacement du projet en question ainsi que de l’ampleur et de la portée des effets négatifs potentiels du projet sur les droits ancestraux ou issus de traités des peuples autochtones. Dans le cas d’une demande approuvée, le gouvernement provincial fournira par écrit, le cas échéant, de plus amples détails sur les exigences particulières en matière de consultation, y compris de l’information sur les communautés où la consultation est obligatoire. Pendant toute la durée du projet, le demandeur doit s’assurer qu’il s’acquitte des exigences en matière d’obligation de consulter qui lui ont été données.

Il est à noter que les coûts directs liés aux activités de construction et/ou de travaux préparatoires sur les lieux ne sont pas admissibles tant que le bénéficiaire n’a pas reçu d’avis du Canada indiquant qu’il a satisfait aux exigences en matière d’évaluation environnementale et à l’obligation de consulter les peuples autochtones. Avant la réception de cet avis, aucune préparation du site, aucun enlèvement de végétation ni aucune construction ne peuvent avoir lieu.

Pour toute question sur le formulaire ou sur les obligations du Canada, il est possible de communiquer avec l’équipe dédiée d’Infrastructure Canada à l’adresse suivante : INFC.AboriginalConsultEnv-Consultautochtonesenv.INFC@canada.ca.

ANNEXE 2 – Projets non-délégués et devant recevoir une approbation du Conseil du Trésor du Canada

Un projet non délégué est celui qui, entre autres :

se trouve dans de la circonscription du ministre d’infrastructure Canada;
implique des biens du gouvernement fédéral;

requiert une exemption en vertu de la Politique sur les paiements de transfert, qui nécessite l’approbation du Conseil du Trésor du Canada;
exige une exception par rapport aux modalités de l’Entente bilatérale intégrée;
octroie en gré à gré un contrat pour des travaux de construction de plus de 25 000 $ ou l’acquisition de services professionnels d’architecture ou de génie de plus de 100 000 $;
nécessite l’approbation du Conseil du Trésor du Canada à la suite de la demande du ministre d’Infrastructure Canada.