Volet B – Collectes de fonds d’un regroupement d’organismes

Ce volet du programme vise à encourager la réalisation de collectes de fonds collectives et la création de fonds perpétuels au profit des regroupements. Les regroupements qui répondent aux conditions d’admissibilité du demandeur et de la demande reçoivent une bonification dans le calcul de la subvention.

• Conditions d’admissibilité des organismes membres du regroupement
• Conditions d’admissibilité de la demande
• Présentation de la demande
• Attribution de la subvention de contrepartie

Conditions d’admissibilité des organismes membres du regroupement

Le programme s’adresse aux regroupements composés d’au moins 3 organismes à but non lucratif des domaines de la culture et des communications qui, individuellement, sont :

• établis au Québec, qui y réalisent la majorité de leurs activités et dont plus de 50 % des administrateurs sont résidents du Québec;
• en activité depuis au moins 2 ans;
• stables financièrement;
• admissibles aux programmes d’aide financière des partenaires gouvernementaux suivants :
  • Bibliothèque et Archives nationales du Québec;
  • Conseil des arts et des lettres du Québec;
  • Ministère de la Culture et des Communications;
  • Société de développement des entreprises culturelles. 

Admissibles : pour être jugés admissibles, les demandeurs doivent être en mesure de prouver qu’ils répondent aux conditions d’admissibilité minimales d’un des programmes d’aide mentionnés. Cependant, il n’est pas nécessaire que les demandeurs soient soutenus par le Ministère ou l’une de ses sociétés d’État.

Remarques

Les organismes de services, les organismes de regroupement et les conseils régionaux de la culture peuvent être membres du regroupement.

Il est essentiel que le demandeur qui représente le regroupement ait fait valider la liste de ses membres par le responsable du programme à sa direction régionale du Ministère avant de commencer ses collectes de fonds et qu’il présente, toujours au responsable du programme, une entente signée liant le demandeur (voir la description ci-dessous) et les organismes du regroupement entre eux. Cette entente doit prévoir les dispositions relatives :

• au versement des intérêts générés par le fonds;
• à l’ajout ou au retrait d’un organisme membre du regroupement au fil des ans;
• à la contribution attendue de chaque membre du regroupement. 

Exclusions

Ne sont pas admissibles, les regroupements :

• dont un des membres a obtenu la subvention maximale prévue, soit 2 M$, depuis le 1^er avril 2018 au moment du dépôt de la demande;
  • dont un ou plusieurs membres sont des ministères ou organismes gouvernementaux (fédéraux et provinciaux) et de leurs sociétés d’État ainsi que des entités municipales;
  • dont un ou plusieurs membres sont des musées qui relèvent d’une loi;
  • dont l’un des membres est une entité contrôlée et apparentée à un organisme qui a une demande dont la subvention n’a pas encore été versée à l’un des autres volets du programme ou qui fait déjà partie d’un regroupement. Cette exclusion ne s’applique pas aux organismes qui reçoivent les derniers versements du volet 2 des normes du programme MPC qui ont pris fin le 31 mars 2018. 

L’organisme demandeur

Un regroupement d’organismes qui désire déposer une demande au volet B du programme peut le faire aux conditions suivantes :

• Sa collecte de fonds doit avoir été réalisée sous l’égide d’un organisme de bienfaisance enregistré (OBE) à l’ARC. Ce dernier peut être un des organismes membres du regroupement, une fondation apparentée à l’un des organismes du regroupement ou un OBE externe aux membres du regroupement.
• L’OBE qui a été désigné pour représenter le regroupement ne doit pas présenter de déficit au cours des 3 derniers exercices financiers complétés.

Dans le cadre d’une demande au programme, le demandeur qui représente les membres du regroupement a la responsabilité :

• d’être le porte-parole officiel du regroupement auprès du Ministère et de la collectivité où s’est tenue la collecte de fonds en ce qui concerne :
  • la gouvernance;
  • les principes d’éthique en philanthropie;
  • le respect des droits et de la volonté des donateurs;
  • la bonne gestion de la collecte de fonds;
• de remettre les reçus d’impôt aux mécènes;
• de formuler la demande d’aide financière auprès du Ministère;
• d’être le signataire de l’entente de gestion des fonds avec le Ministère;
• de gérer les fonds recueillis et la subvention versée par le Ministère, le cas échéant. Si cette option est choisie par le regroupement, le demandeur aura les responsabilités énoncées dans la section Le rôle et les responsabilités de la fondation associée;
• d’assurer la redistribution des produits générés par le capital investi même aux organismes qui ne sont pas des organismes de bienfaisance enregistrés à l’ARC, le cas échéant;
• à la demande du regroupement, de remettre les montants recueillis aux membres du regroupement au 10^e anniversaire du versement de la subvention.

En plus des frais de gestion, énoncés dans la section Le rôle et les responsabilités de la fondation associée, le demandeur pourrait demander un montant au regroupement pour la gestion de la campagne de financement, et ce, avant le dépôt d’une demande au programme MPC.

Conditions d’admissibilité de la demande

Une demande est admissible lorsque le regroupement a amassé un minimum de 10 000 $ et qu’il est cédé soit à l’organisme demandeur soit à la fondation associée avant la fin de l’exercice financier de l’organisme demandeur.

Présentation de la demande

La demande d’aide financière est produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et elle est acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement.

Conformément aux modalités du programme, un demandeur peut soumettre une demande d’aide financière en tout temps. Le Ministère procède une fois par année à l’opération de répartition de l’aide financière entre les demandes qui respectent chacune des modalités suivantes :

• le regroupement a amassé le montant minimal nécessaire (10 000 $) pour déposer une demande;
• le montant recueilli est cédé par le regroupement au demandeur. Le regroupement pourrait demander au demandeur de céder le montant à une fondation associée avant la fin de l’exercice financier concerné par la demande;
• ce versement est présenté dans une note complémentaire aux états financiers de l’exercice financier du demandeur;
• les états financiers du demandeur sont adoptés par son conseil d’administration;
• la demande d’aide financière comporte les renseignements et les documents décrits ci-après, et elle est transmise au plus tard durant l’exercice financier au cours duquel les états financiers sont adoptés par son conseil d’administration.

Afin de permettre l’évaluation de sa demande, le demandeur doit fournir, en format numérique dans di@pason, les renseignements et les documents suivants :

• le formulaire électronique officiel Validation des montants recueillis qui permet de faire une liste sommaire des dons, des contributions et des autres sommes totalisant le montant soumis à l’appariement;
• dans le formulaire de demande, la déclaration de l’intention du regroupement de récupérer le montant recueilli au 10^eanniversaire du versement de la subvention;
  • la copie signée de l’entente de gestion des fonds entre le demandeur et la fondation associée si les fonds sont versés ailleurs que chez l’OBE demandeur;
  • la liste des organismes membres du regroupement;
  • les états financiers signés et adoptés du dernier exercice financier, terminé du demandeur, selon les modalités décrites sous États financiers.

Dès le dépôt de la demande, la direction régionale sera en mesure de confirmer que le dossier est complet ou de préciser, le cas échéant, les éléments qui ne sont pas satisfaisants.

Remarques

• Le montant recueilli et soumis à l’appariement de ce volet peut venir de plusieurs formes de collecte de fonds, outre la sollicitation de dons philanthropiques. Par exemple, les tirages, les loteries, les bingos et les dons récoltés dans des boîtes de dons sont aussi admissibles.
• Dès que la demande est complétée dans di@pason, elle est reçue par le responsable à la direction régionale du Ministère, qui en fera l’analyse. Toutes les demandes complètes reçues au plus tard le 30 novembre seront analysées.
• Le montant recueilli par le demandeur et l’aide financière accordée par le programme sont inaliénables et ne peuvent être considérés ou traités séparément. Dans le cas où le demandeur a demandé de récupérer le montant qu’il a recueilli au 10^e anniversaire du versement de la subvention, ce montant sera retiré du fonds, mais, avant cette date, le fonds est un tout insécable.
• Les revenus de placements ne peuvent pas être versés à une personne physique. Seules les personnes morales membres du regroupement et signataires de l’entente qui lie les organismes entre eux peuvent bénéficier des rendements du fonds.
• Les organismes qui participent à ce volet ne peuvent pas déposer individuellement une demande au volet A du programme, et ce, jusqu’à ce que la subvention du volet B soit versée.
• Un regroupement ou ses organismes membres ne peuvent pas déposer une demande dans le volet C.

Les modalités de la section Calcul de la subvention de contrepartie s’appliquent à tous les volets.

Attribution de la subvention de contrepartie

Les montants recueillis doivent être cédés soit au demandeur soit, à la demande du regroupement, à une fondation associée; cependant, le programme permet au regroupement de retirer les montants recueillis au 10^e anniversaire du versement de la subvention. Dans cette situation, il incombe au regroupement de négocier ce retrait avec le demandeur ou la fondation associée. Le Ministère se dégage de toute responsabilité quant à l’issue de cette négociation.

La subvention est cédée à perpétuité à l’organisme demandeur ou à la fondation associée choisie par le regroupement et ne peut sous aucune considération être retirée en tout ou en partie. Le montant recueilli et la subvention doivent être cédés au même endroit.

Enfin, la décision de retirer les montants recueillis après 10 ans doit être prise dès le versement des sommes recueillies afin que l’entente de gestion signée entre le demandeur ou la fondation associée et le regroupement mentionne clairement cette situation et que le Ministère en soit informé par le formulaire de la demande. 

Dès que l’entièreté d’un fonds (montants recueillis et subvention) est cédée à perpétuité et que l’entente est signée avec le demandeur ou la fondation associée, cette décision et l’entente qui en découle sont irrévocables et ne peuvent plus jamais être modifiées.

L’attribution des subventions s’effectue annuellement pour toutes les demandes déposées avant le 30 novembre dans le système di@pason.

Un regroupement doit recueillir un montant minimal de 10 000 $ et le céder pour 10 ans ou à perpétuité soit au demandeur soit à la fondation associée, et ce, avant la fin de l’exercice financier pour lequel le demandeur soumet une demande. Le montant recueilli devra être divulgué par voie de note complémentaire dans les états financiers du demandeur de cet exercice financier, tel que décrit sous États financiers. Le demandeur ou la fondation associée auquel est cédé le montant recueilli devra faire parvenir au Ministère une confirmation de la date du versement et du montant versé au fonds du demandeur.

Le montant recueilli et cédé peut être soumis à la fois au programme MPC afin d’obtenir une subvention et à l’appariement d’un autre programme du même type qui favorise la création de fonds perpétuels.

Exigences d’affectation de la subvention de contrepartie

La subvention de contrepartie, de même que le montant soumis à l’appariement sont entièrement versés dans un fonds perpétuel géré par l’OBE demandeur ou à la fondation associée.

Modalités de versement

La subvention de contrepartie est versée dans un fonds capitalisé en un seul versement, soit dans un fonds perpétuel géré par l’OBE demandeur, soit à la fondation associée avec laquelle le Ministère signera une entente de gestion.