Pour les institutions muséales

• Finalité du programme
• Volet 1
• Admissibilité
• Présentation de la demande
• Sélection et évaluation de la demande
• Attribution de l'aide financière
• Mesures de contrôle
• Volet 2
• Admissibilité
• Présentation de la demande
• Sélection et évaluation de la demande
• Attribution de l'aide financière
• Mesures de contrôle

Finalité du programme

Le programme Aide au fonctionnement pour les institutions muséales (ci-après le PAFIM) vise à appuyer dans l’accomplissement de leur mission et la réalisation de leur plan d’action les organismes:

• dont les activités s’inscrivent dans l’un des secteurs d’intervention relevant de la responsabilité du ministère de la Culture et des Communications;
• dont la mission et le plan d’action contribuent de façon significative et durable à l’atteinte des objectifs du Ministère pour le secteur et le territoire d’intervention visés;
• dont la bonne gestion et l’efficience permettent de garantir la qualité des services qu’ils offrent à la population ou à leurs pairs;
• qui ont établi des partenariats dans leur secteur ou sur leur territoire d’intervention, et qui bénéficient de l’appui de la collectivité auprès de laquelle ils œuvrent.

L’aide financière offerte comporte :

• Une aide de base pour la mission de l’organisme, pouvant représenter entre 70 % et 80 % de la subvention du Ministère;
• Une aide supplémentaire à la production.

Le PAFIM comprend 2 volets :

Un organisme ne peut recevoir de l’aide financière en fonction que d’un seul volet (les volets sont mutuellement exclusifs).

Volet 1 : Aide au fonctionnement pour les institutions muséales de portée régionale et nationale

Objectif

Le volet 1 du PAFIM a pour objectif de permettre aux institutions muséales de portée régionale et nationale :

• De mettre en valeur leurs collections et thématiques par le biais d’expositions et de publications;
• De maintenir et de diversifier leur programmation annuelle d’activités éducatives et culturelles en lien avec leur énoncé de mission en la destinant à différents types de publics;
  
  Par types de publics, le Ministère veut dire les familles, les adultes, la clientèle scolaire, les aînés, les personnes handicapées, les minorités culturelles, les groupes d’intérêt (touristes, affaires, etc.), etc. 
• D’accroître le nombre de partenariats avec différentes organisations et entreprises (organismes culturels, privés, autres institutions muséales, instances régionales ou municipales, etc.).

Admissibilité

Conditions générales

Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme ou coopérative) :

• Qui ont leur siège social au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités
• Qui offrent à la population ou à leurs membres (selon le cas) les conditions optimales d'accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services
• Qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention.

Conditions spécifiques

L'aide financière est réservée aux institutions muséales de portée régionale et nationale :

• Qui sont agréées par le Ministère en vertu du mécanisme instauré à cette fin;
• Qui œuvrent dans les champs de compétence du Ministère en matière de muséologie; 
• Qui sont ouvertes au public au moins 40 semaines par année (basse saison : minimum de 24 heures par semaine et minimalement le samedi ou le dimanche; haute saison : minimum de 36 heures par semaine et obligatoirement les samedis et dimanches);
• Qui ont au minimum 3 employés réguliers à temps plein tout au long de l’année; 
• Qui présentent des états financiers équilibrés; 
• Qui génèrent des revenus de diverses sources publiques et privées.
  
  L’organisation qui, en plus de ses fonctions muséales (telles que définies par le Conseil international des musées), exerce d’autres fonctions, ne doit prendre en compte que ce qui fait partie intégrante des fonctions d’une institution muséale pour sa demande au présent programme. Par exemple, ne doivent pas être considérées les ressources humaines, matérielles et financières attribuées à un centre d’archives, un centre communautaire, un centre de production, etc .

Exclusions

Dans le cas présent, ne sont pas admissibles au volet 1 du PAFIM :

• Les institutions muséales non agréées;
• Les jardins zoologiques, les jardins botaniques, les aquariums, les insectariums, les observatoires et les planétariums;
• Les maisons de la culture; 
• Les institutions muséales de gestion municipale ou scolaire (au 1^er avril 2015);
  
  Le Ministère veut dire aussi, par institution muséale de gestion municipale, toute institution dont les revenus d’exploitation annuels proviennent, pour plus de la moitié, d’une municipalité et qui sont de l’ordre de 2 M$ et plus. 
• Les lieux de culte en activité;
• Les centres d’exposition en arts visuels;
• Les institutions muséales déjà soutenues au fonctionnement ou admissibles à une telle aide dans le cadre d’un autre programme du Ministère, du Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) ou de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC);
• Les centres d'archives agréés et les services d'archives privés.

Présentation de la demande

La demande d'aide financière est produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement.

La demande d'aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements suivants sur l’organisme :

• Son plan d'action, adopté par le conseil d’administration;
• Sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l'accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d'action;
• La liste des membres de son conseil d'administration, leur rôle et leur municipalité de résidence;
• Une description de sa structure organisationnelle;
• La liste de ses employés réguliers et leur poste occupé;
• Ses heures d’ouverture officielles telles qu’identifiées sur son site Web, le cas échéant;
• Son rapport annuel d’activités du Conseil d’administration et du directeur général entériné à l’assemblée générale annuelle;
• Ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d'administration;
• Ses services comptabilisés et exemptions de taxes, le cas échéant;
  
  Les services comptabilisés regroupent tous les services dont bénéficient un organisme et dont les charges sont payées par un tiers.  Ces services peuvent couvrir les dépenses de fonctionnement  (salaires du personnel, honoraires, prêt de locaux, prêt d'équipement, etc.), les dépenses d'exploitation (entretien d'immeuble, déneigement, entretien paysager, réparations mineures, chauffage, électricité, assurances, photocopie, téléphonie, etc.) ou d'autres dépenses de ce type.
• Son plan d’entretien préventif de l’immeuble patrimonial et son plan d’intervention en cas d’urgence, le cas échéant;
• La résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire.

Au cours de l'analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d'affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

• En informer le Ministère en identifiant chacune d'entre elles par son nom légal et son numéro d'entreprise du Québec (NEQ)
• Démontrer qu'il est l'unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe
• Fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • Sont documentées formellement par contrat ou par entente écrite;
  • Font l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
  • Sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie.
• Rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Sélection et évaluation de la demande

Le Ministère se réserve le droit de limiter le nombre de demandes sélectionnées, afin de respecter l’enveloppe budgétaire et les montants disponibles. Les principes de représentativité régionale et de singularité des thématiques seront pris en compte dans l’attribution des subventions, advenant un volume de demandes élevé.

L'évaluation de la demande est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande d'aide au fonctionnement est évaluée d'après :

• La pertinence et la qualité du plan d'action du demandeur en lien avec sa mission
• L'équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement
• La gestion optimale de ses ressources et l'adéquation de sa structure organisationnelle
• L'interaction de l'organisme dans son milieu et son secteur d’intervention.

Critères spécifiques

Une demande soumise par une institution muséale est aussi évaluée, si applicable, d’après :

• La gestion, la conservation et la mise en valeur des collections d’importance régionale et nationale;
• La mise en valeur des thématiques d’importance régionale et nationale;
• La réalisation d’expositions et le développement de programmes éducatifs et culturels s’adressant à des publics variés;
• L’offre de contenus culturels numériques;
• La mise en œuvre d’actions ciblées visant la diversification des publics;
• L’importance accordée à la contribution d’une ressource professionnelle en muséologie à la mise en œuvre de la mission;
• Le développement de partenariats avec le milieu;
• L’enracinement de l’institution muséale dans la collectivité et sa vie démocratique.

Attribution de l'aide financière

Modalités générales

De façon générale, l'aide financière est accordée sur une base triennale. Cependant, selon les résultats de l'analyse du rapport annuel d'activités et, le cas échéant, ceux de l'évaluation de la demande, une aide financière accordée sur une base triennale pourra à son terme être révisée pour être reconduite sur une base annuelle. De plus, un demandeur qui ne répond plus adéquatement à sa mission ou qui n’atteint pas les objectifs de son plan d’action trois années consécutives pourrait se voir retirer l'aide financière du Ministère.

L'aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l'Assemblée nationale ou en fonction du volume de demandes d’aide financière reçues et jugées admissibles. 

Les montants calculés selon les paramètres d’évaluation du PAFIM pourraient être réajustés afin d’atténuer les diminutions ou augmentations budgétaires par rapport à l’exercice de référence. 

Le montant de l’aide financière accordée ne peut dépasser 600 000 $ annuellement.  

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide financière, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

• L'énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes
• Des engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention.
La subvention est versée :

• En plusieurs versements, dont le premier, en début d’année financière gouvernementale, représente un maximum de 50 % de l’aide financière.

Modalités spécifiques

Le tableau suivant rend compte des paramètres de financement qui s'appliquent aux institutions muséales.

*Les actions de production sont des éléments notamment précisés dans le plan d’action de l’organisme.

L’aide financière totale doit respecter les 2 conditions suivantes :

• Ne pas dépasser 50 % des coûts de fonctionnement directement imputables à l’accomplissement de la mission du demandeur;
• Ne pas dépasser 50 % de la moyenne du total des revenus du demandeur au cours des 3 dernières années.

Le cumul des aides financières publiques ne peut pas dépasser 100 % des dépenses admissibles au PAFIM. Le calcul du cumul inclut les aides financières provenant directement ou indirectement des ministères ou organismes gouvernementaux (fédéraux et provinciaux), de leurs sociétés d’État et des entités municipales. Aux fins des règles de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).

Clause transitoire

Pour l’exercice financier 2019-2020, le montant total de l’aide financière sera déterminé en fonction des paramètres de la présente norme (2019-2022), et ce, pour chacun des bénéficiaires admissibles. Le versement de cette aide financière comprendra :

a) un premier versement, effectué en début d’année financière gouvernementale, dont le montant par bénéficiaire sera déterminé selon les paramètres de la norme du PAFIM qui a pris fin le 31 mars 2019 (2016-2019);

b) un deuxième versement, qui correspondra au montant total de l’aide financière 2019-2020, duquel sera soustrait, le cas échéant, le montant du premier versement du point a).  

Mesures de contrôle

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention d'aide financière. Cette reddition de comptes prend la forme d'un rapport comprenant obligatoirement :

• Le bilan des activités réalisées et, notamment, la fréquentation (nombre de visiteurs) de l’institution muséale;
• La description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs convenus;
• Un rapport d'utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
• Toute autre information ou tout document jugés pertinents par le Ministère.

Ce rapport est accompagné des états financiers de l'organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de source publique (gouvernement provincial, gouvernement fédéral, municipalité, CALQ, SODEC, etc.), en détaillant les programmes d’aide financière concernés. Le niveau de certification requis par le Ministère pour les états financiers varie en fonction du montant total des subventions reçues par l’organisme au cours d’une année financière. Ainsi : 

• Si le montant total de ces subventions est inférieur à 100 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission de compilation et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• Si le montant total des subventions se situe entre 100 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’examen et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• Si le montant total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’audit et être adoptés par une résolution du conseil d’administration.

Ce rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l'information fournie par l'organisme dans sa demande d'aide financière pour les années couvertes par la convention d'aide financière, notamment en ce qui concerne son programme d'activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l'organisme subventionné est tenu de présenter, pour l'année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d'administration.

Volet 2 : Aide au fonctionnement pour les institutions muséales gestionnaires de biens patrimoniaux protégés en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel

Objectif

Le volet 2 du PAFIM a pour objectif de permettre aux institutions muséales d’importance patrimoniale :

• de mettre en valeur et interpréter les biens patrimoniaux classés ou situés dans un site patrimonial déclaré;
• d’assurer l’accessibilité de ces biens par une ouverture au public;
• d’encourager la production de plans d’entretien préventif des immeubles patrimoniaux.

Admissibilité

Conditions générales

Le PAFIM s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme ou coopérative) :

• Qui ont leur siège social au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités;
• Qui offrent à la population ou à leurs membres (selon le cas) les conditions optimales d'accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services;
• Qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention. 

Conditions spécifiques

L’aide financière est destinée aux institutions muséales gestionnaires de biens patrimoniaux protégés en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel :

• Qui sont agréées par le Ministère en vertu du mécanisme instauré à cette fin;
• Qui gèrent au moins un bien patrimonial classé avant 2019 en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel, lequel fait l’objet principal de son énoncé de mission;
• Qui sont situées dans un site patrimonial déclaré avant 2019 en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel, lequel fait l’objet principal de son énoncé de mission;
• Qui œuvrent dans les champs de compétence du Ministère en matière de muséologie;
• Qui sont ouvertes au public au moins 12 semaines consécutives par année (minimum de 36 heures par semaine en haute saison et obligatoirement les samedis et dimanches).

Exclusions

Dans le cas présent, ne sont pas admissibles au volet 2 du PAFIM :

• Les institutions muséales non agréées;
• Les maisons de la culture;
• Les institutions muséales de gestion municipale ou scolaire (au 1^er avril 2015);
  
  Le Ministère veut dire aussi, par institution muséale de gestion municipale, toute institution dont les revenus d’exploitation annuels proviennent, pour plus de la moitié, d’une municipalité et qui sont de l’ordre de 2 M$ et plus. 
• Les lieux de culte en activité;
• Les institutions muséales déjà soutenues au fonctionnement ou admissibles à une telle aide dans le cadre d’un autre programme du Ministère, du CALQ ou de la SODEC;
• Les centres d'archives agréés et les services d'archives privés.

Présentation de la demande

La demande d'aide financière est produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. La demande d'aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements sur l'organisme permettant d'évaluer sa demande :

• Son plan d'action adopté par le conseil d’administration;
• Sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l'accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d'action;
• La liste des membres de son conseil d'administration, leur rôle et leur municipalité de résidence;
• Une description de sa structure organisationnelle;
• La liste de ses employés réguliers et leur poste occupé;
• Ses heures d’ouverture officielles;
• Son rapport annuel d’activités du Conseil d’administration et du directeur général entériné à l’assemblée générale annuelle;
• Ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d'administration;
• Ses services comptabilisés et exemptions de taxes, le cas échéant;
  
  Les services comptabilisés regroupent tous les services dont bénéficient un organisme et dont les charges sont payées par un tiers.  Ces services peuvent couvrir les dépenses de fonctionnement  (salaires du personnel, honoraires, prêt de locaux, prêt d'équipement, etc.), les dépenses d'exploitation (entretien d'immeuble, déneigement, entretien paysager, réparations mineures, chauffage, électricité, assurances, photocopie, téléphonie, etc.) ou d'autres dépenses de ce type.
• Son plan d’entretien préventif de l’immeuble patrimonial et son plan d’intervention en cas d’urgence, le cas échéant;
• La résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire;
• Toute information pertinente permettant d'appuyer sa demande.

Au cours de l'analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d'affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

• En informer le Ministère en identifiant chacune d'entre elles par son nom légal et son numéro d'entreprise du Québec (NEQ);
• Démontrer qu'il est l'unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• Fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • Sont documentées formellement par contrat ou par entente écrite;
  • Font l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
  • Sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie.
• Rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.
Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Sélection et évaluation de la demande

Le Ministère se réserve le droit de limiter le nombre de demandes sélectionnées, afin de respecter l’enveloppe budgétaire et les montants disponibles. Les principes de représentativité régionale et de singularité des thématiques seront pris en compte dans l’attribution des subventions, advenant un volume de demandes élevé.

L'évaluation de la demande est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande d'aide au fonctionnement est évaluée d'après :

• La pertinence et la qualité du plan d'action du demandeur en lien avec sa mission;
• L'équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
• La gestion optimale de ses ressources et l'adéquation de sa structure organisationnelle;
• L'interaction de l'organisme dans son milieu et son secteur d’intervention.

Critères spécifiques

Une demande soumise par une institution muséale est aussi évaluée, si applicable, d’après :

• La spécificité du bien patrimonial à mettre en valeur (immeubles et collections);
• L’accessibilité de ses installations et de ses équipements;
• L'efficacité des mesures prises en vue d'assurer une conservation adéquate du bien patrimonial classé;
• La pertinence de ses expositions, de ses dispositifs d’interprétation et de la programmation d’activités culturelles au regard de son mandat;
• La contribution d’une ressource professionnelle à la mise en œuvre de la mission;
• L’enracinement de l’institution muséale dans la collectivité et sa vie démocratique.

Attribution de l'aide financière

Modalités générales

De façon générale, l'aide financière est accordée sur une base triennale. Cependant, selon les résultats de l'analyse du rapport annuel d'activités et, le cas échéant, ceux de l'évaluation de la demande, une aide financière accordée sur une base triennale pourra à son terme être révisée pour être reconduite sur une base annuelle. De plus, un demandeur qui ne répond plus adéquatement à sa mission ou qui n’atteint pas les objectifs de son plan d’action trois années consécutives pourrait se voir retirer l'aide financière du Ministère.

L'aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l'Assemblée nationale ou en fonction du volume de demandes d’aide financière reçues et jugées admissibles.

Les montants calculés selon les paramètres d’évaluation du PAFIM pourraient être réajustés afin d’atténuer les diminutions ou augmentations budgétaires par rapport à l’exercice de référence. 

Le montant de l’aide financière accordée ne peut dépasser 250 000 $ annuellement.   

Outre les clauses relatives au versement et à l'utilisation de l'aide financière, la convention d'aide financière que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

• L'énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
• Des engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention;

La subvention peut être versée:

• Soit en plusieurs versements, dont le premier, en début d'année financière gouvernementale, représente un maximum de 50 % de l'aide financière;
• Soit, dans certains cas, en un seul versement.

Modalités spécifiques

Le tableau suivant rend compte des paramètres de financement qui s'appliquent aux institutions muséales.

*Les actions de production sont des éléments notamment précisés dans le plan d’action de l’organisme.

L’aide financière totale doit respecter les 2 conditions suivantes :

• Ne pas dépasser 60 % des coûts de fonctionnement directement imputables à l’accomplissement de la mission et à la réalisation du plan d’action du demandeur.
• Ne pas dépasser 60 % de la moyenne du total des revenus du demandeur au cours des trois dernières années.

Le cumul des aides financières publiques ne peut pas dépasser 100 % des dépenses admissibles au PAFIM. Le calcul du cumul inclut les aides financières provenant directement ou indirectement des ministères ou organismes gouvernementaux (fédéraux et provinciaux), de leurs sociétés d’État et des entités municipales. Aux fins des règles de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).

Clause transitoire

Pour l’exercice financier 2019-2020, le montant total de l’aide financière sera déterminé en fonction des paramètres de la présente norme (2019-2022), et ce, pour chacun des bénéficiaires admissibles. Le versement de cette aide financière comprendra :

a) un premier versement, effectué en début d’année financière gouvernementale, dont le montant par bénéficiaire sera déterminé selon les paramètres de la norme du PAFIM qui a pris fin le 31 mars 2019 (2016-2019);

b) un deuxième versement, qui correspondra au montant total de l’aide financière 2019-2020, duquel sera soustrait, le cas échéant, le montant du premier versement du point a).

Mesures de contrôle

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention d’aide financière. Cette reddition de comptes prend la forme d'un rapport comprenant obligatoirement :

• Le bilan des activités réalisées et, notamment, la fréquentation (nombre de visiteurs) de l’institution muséale;
• La description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs attendus;
• Un rapport d'utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
• Toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Ce rapport est accompagné des états financiers de l'organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de source publique (gouvernement provincial, gouvernement fédéral, municipalité, CALQ, SODEC, etc.), en détaillant les programmes d’aide financière concernés. Le niveau de certification requis par le Ministère pour les états financiers varie en fonction du montant total des subventions reçues par l’organisme au cours d’une année financière. Ainsi : 

• Si le montant total de ces subventions est inférieur à 100 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission de compilation et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• Si le montant total des subventions se situe entre 100 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’examen et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• Si le montant total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’audit et être adoptés par une résolution du conseil d’administration.

Ce rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par l’organisme dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par la convention d’aide financière, notamment en ce qui concerne son programme d’activités et son budget. 

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l'organisme subventionné est tenu de présenter, pour l'année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d'administration.

L’évaluation ou le bilan des résultats du PAFIM sera réalisé selon l’échéancier du plan ministériel d’évaluation.

L’évaluation ou le bilan des résultats du PAFIM sera transmis au Secrétariat du Conseil du Trésor, selon une forme et des modalités à convenir avec ce dernier, au plus tard 3 mois avant le renouvellement des normes programme.

La norme prend fin le 31 mars 2022.