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Pour les organismes nationaux de loisir culturel

Finalité du programme

Le programme Aide au fonctionnement pour les organismes nationaux de loisir culturel vise à appuyer dans l’accomplissement de leur mission et la réalisation de leur plan d’action les organismes:

dont les activités s’inscrivent dans l’un des secteurs d’intervention relevant de la responsabilité du ministère de la Culture et des Communications;
dont la mission et le plan d’action contribuent de façon significative et durable à l’atteinte des objectifs du Ministère pour le secteur et le territoire d’intervention visés;
dont la bonne gestion et l’efficience permettent de garantir la qualité des services qu’ils offrent à la population ou à leurs pairs;
qui ont établi des partenariats dans leur secteur ou sur leur territoire d’intervention, et qui bénéficient de l’appui de la collectivité auprès de laquelle ils œuvrent.

Plus spécifiquement, le programme vise à améliorer l’accessibilité et la participation au loisir culturel en atténuant les obstacles qui risquent d’éloigner le citoyen de la vie culturelle, et ce, en portant une attention particulière aux jeunes et à la réalisation d’actions en cohérence avec les 16 principes du développement durable.

Pour ce faire, le Ministère soutient l’offre de services des organismes nationaux de loisir culturel, dont il reconnaît l’importance, qui sont chefs de file dans un champ d’activité spécifique, qui mènent des actions de portée québécoise et favorisent la prise en charge collective, pour leur permettre d’atteindre les objectifs suivants.

Le Ministère intervient en matière de loisir culturel en cohérence avec sa loi constitutive (article 10) et la Politique culturelle du Québec (juin 2018) : « Une vie culturelle active s’incarne [...] dans l’engagement bénévole, le mécénat, le loisir et la pratique en amateur. »

Objectifs

Le programme a pour objectifs de permettre aux organismes nationaux de loisir culturel d’offrir des services accessibles et diversifiés, afin :

d’augmenter la pratique libre et organisée du loisir culturel au Québec, par un soutien financier aux organismes;
d’augmenter et de maintenir les activités des communautés d’intérêts, notamment le réseautage des membres, la diffusion d’information, la représentation et la promotion de la pratique.

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Admissibilité

Conditions générales

Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif :

qui ont leur siège social au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités;
qui offrent à la population ou à leurs membres (selon le cas) les conditions optimales d'accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services;
qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention.

Conditions spécifiques

L'aide est accordée aux organismes qui :

sont des associations nationales de loisir du secteur culturel et qui sont chefs de file dans leur champ d’intervention;
sont en activité depuis au moins 2 ans;
ont reçu la reconnaissance gouvernementale officielle des organismes nationaux de loisir;
répondent aux critères permettant d’identifier les organismes d’action communautaire;
démontrent une stabilité et une vie démocratique saine, en conformité avec les règles et exigences reconnues pour les organismes à but non lucratif;
disposent, d'après les états financiers des 3 dernières années, de revenus autonomes équivalant en moyenne à au moins 35 % de leurs revenus totaux;
ont pour membres soit un minimum de 1 000 individus, soit des groupes représentant ensemble un effectif affilié d'au moins 1 000 individus ou regroupent des fournisseurs de services constituant un effectif affilié d'au moins 15 organismes ou associations;
assurent le déploiement de services dans au moins 9 des 17 régions administratives du Québec;
offrent des services diversifiés favorisant l'exercice du droit au loisir culturel;
offrent des services favorisant le regroupement de communautés d'intérêts et la prise en charge citoyenne du loisir culturel, dans une perspective de pérennité de la pratique.

Clientèles non admissibles

N’est pas admissible au programme tout demandeur qui se trouve dans l’une des situations suivantes :

est un ministère ou un organisme budgétaire du gouvernement du Québec mentionné dans l’annexe 1 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001);
est une personne désignée par l’Assemblée nationale, un ministère ou un organisme fédéral;
a, au cours des 2 années précédant la demande d’aide financière, fait défaut de respecter ses obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’octroi d’une aide financière antérieure par le Ministère;
est en situation de faillite ou d’insolvabilité au sens de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (L.R.C. [1985], ch. B-3);
est inscrit au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics.

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Présentation de la demande

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut aussi, sur demande, être soumise sur un formulaire en version papier, lequel doit être transmis à la direction concernée du Ministère.

La demande d'aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements sur l'organisme permettant d'évaluer sa demande :

son état de situation;
son plan d’action annuel ou pluriannuel, selon le cas;
sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l’accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d’action;
la liste des membres de son conseil d’administration, leur rôle et leur municipalité de résidence;
une description de sa structure organisationnelle;
le nombre de ses employés et leur catégorie d’emploi (personnel de direction, de gestion, professionnel, technique et de soutien);
le nombre de bénévoles contribuant à ses activités et le nombre d’heures que leur travail représente (le cas échéant);
son rapport d’activité le plus récent;
ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d’administration (dans le cas des organismes sans but lucratif);
la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et le mandataire;
toute information pertinente permettant d’appuyer sa demande.

Au cours de l'analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d'affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

en informer le Ministère en indiquant chacune d'entre elles par son nom légal et son numéro d'entreprise du Québec (NEQ);
démontrer qu'il est l'unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
- sont documentées formellement par contrat ou entente écrite;
- font l’objet d’une divulgation par voie de note aux états financiers conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif;
- sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes à l’intérieur d’un délai de 4 semaines suivant le dépôt de sa demande d’aide financière.

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Évaluation de la demande

L’évaluation de la demande est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à de l’expertise externe.

Critères généraux

Une demande d'aide au fonctionnement est évaluée d'après :

la pertinence et la qualité du plan d'action du demandeur en lien avec sa mission;
l'équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
la gestion optimale de ses ressources et l'adéquation de sa structure organisationnelle;
l'interaction de l'organisme dans son milieu et son secteur d’intervention.

Critères spécifiques

Une demande soumise par un organisme national de loisir culturel est aussi évaluée d’après :

le leadership de l'organisme dans son secteur d'intervention;
la représentativité de l'organisme sur le territoire québécois, notamment démontrée par la répartition de ses membres et les interventions menées à l’échelle du Québec en vue de :
- constituer des communautés d’intérêts;
- favoriser la prise en charge citoyenne;
la qualité des services offerts aux membres et à la population à l’échelle territoriale locale, régionale et nationale pour soutenir la pratique libre et organisée du loisir culturel;
la proportion d'activités ou d'événements structurants en loisir culturel afin de :
- favoriser le regroupement des citoyens qui ont une pratique de loisir culturel;
- favoriser les échanges;
- soutenir le développement de compétences;
- permettre l'expression de l'excellence dans la pratique;
- encourager l'innovation dans la pratique;
- assurer la pérennité de la pratique;
la promotion qu'il fait de son champ d'activité, de ses activités et de celles de ses membres;
la promotion qu'il fait de son expertise et de celle de ses membres;
la représentation qu'il fait des intérêts de son champ d'activité et de ses membres;
l'apport de l'organisme au développement durable.

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Attribution de l'aide financière

Modalités générales

De façon générale, l’aide financière est accordée sur une base triennale. Cependant, selon les résultats de l’analyse du rapport annuel d’activités de l’organisme et, le cas échéant, ceux de l’évaluation de la demande, une aide financière accordée sur une base triennale pourra à son terme être révisée pour être reconduite sur une base annuelle.

Tout engagement financier du gouvernement du Québec n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément aux dispositions de l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001).

Sont admissibles les dépenses suivantes, directement imputables à la mission de l’organisme :

les coûts de la main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
les coûts de location d’équipement ou de locaux;
les coûts d’achat de matériel ou d’équipement;
les frais d’études et d’expertise-conseil;
les frais de sous-traitance;
les frais de promotion;
les frais de déplacement (lesquels doivent respecter les barèmes en vigueur à la fonction publique du Québec);
les frais d’administration (maximum de 15 % du total des dépenses admissibles).

Ne sont pas admissibles les dépenses non directement liées à la mission de l’organisme, notamment :

les contraventions et les frais juridiques, les frais afférents à des condamnations pour des infractions civiles ou criminelles;
les dépenses donnant droit à un crédit d’impôt remboursable par le Québec;
la portion remboursable de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente du Québec.

Le cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada ainsi que des entités municipales ne doit pas dépasser 65 % des dépenses admissibles au programme. Aux fins des règles de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
des clauses relatives aux cessions des droits d’auteur;
des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

La subvention est généralement versée en 2 parties; la première, en début d’année financière gouvernementale, représente un maximum de 80 % de l’aide financière accordée. Le dernier versement est effectué quand toutes les exigences et les modalités prévues par la convention d’aide financière ont été respectées.

Modalités spécifiques

Le montant de l’aide financière annuelle accordée aux organismes nationaux de loisir culturel est constitué :

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Mesures de contrôle

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention d'aide financière. Cette reddition de comptes comprend obligatoirement :

le bilan des activités réalisées;
la description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs visés;
toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Ce rapport est accompagné des états financiers de l'organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de source publique (provinciale, fédérale, municipale, du Conseil des Arts et des Lettres du Québec, de la Société de développement des entreprises culturelles, etc.) et satisfaire aux exigences suivantes :

si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 100 000 $, les états financiers doivent faire l'objet d'une mission de compilation et être adoptés par une résolution du conseil d'administration;
si le total se situe entre 100 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l'objet d'une mission d'examen et être adoptés par une résolution du conseil d'administration;
si le total est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent faire l'objet d'une mission d'audit et être adoptés par une résolution du conseil d'administration.

Ce rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l'information fournie par l'organisme dans sa demande d'aide financière pour les années couvertes par la convention, notamment en ce qui concerne son programme d'activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l'organisme subventionné est tenu de présenter, pour l'année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d'administration.

L’évaluation du programme sera réalisée au cours du prochain cycle triennal du programme selon la forme et les modalités à convenir avec le Secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes).

L’évaluation sera transmise au Secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes), au plus tard le 1er septembre 2022 et rendra compte des indicateurs prévus à l’annexe A.

Les modalités du présent programme s’appliquent dès la date de son approbation par le Conseil du trésor et se terminent à la date d’échéance des normes ou à l’épuisement des fonds, selon la première des éventualités.

Le programme prend fin le 31 mars 2023.

Droit de refus, de modification, de réduction ou de résiliation pour des motifs d’intérêt public

Le Ministère se réserve le droit de résilier, en tout temps et en tout ou en partie, l’aide financière si :

le bénéficiaire lui a présenté des renseignements faux ou trompeurs ou lui a fait de fausses représentations;
le bénéficiaire fait défaut de remplir l’un ou l’autre des termes, l’une ou l’autre des conditions et obligations qui lui incombent en vertu du cadre normatif du programme et de l’entente;
le bénéficiaire cesse les activités visées par l’entente;
il est d’avis qu’il se produit une situation qui, pour un motif d’intérêt public, remet en cause les fins pour lesquelles l’aide financière a été octroyée.

Dans les cas prévus aux paragraphes 1, 3 et 4, l’aide financière sera résiliée à compter de la date de réception par le bénéficiaire d’un avis du Ministère à cet effet. La constatation du défaut par cet avis équivaut à une mise en demeure.

Le Ministère cessera à cette date tout versement de l’aide financière, à l’exception, dans les cas prévus au paragraphe 3, des montants dus pour les dépenses engagées et payées par le bénéficiaire relativement à des prestations visées par l’entente, sous réserve de ce que prévoit l’article 3.

Dans les cas prévus aux paragraphes 2 et 3, le Ministère doit transmettre un avis de résiliation au bénéficiaire et celui-ci aura 30 jours ouvrables pour remédier au défaut énoncé dans l’avis et en aviser le Ministère, à défaut de quoi l’entente sera automatiquement résiliée à compter de la date de réception de cet avis, sans compensation ni indemnité pour quelque cause ou raison que ce soit.

Dans les cas prévus aux paragraphes 1 et 2, le Ministère se réserve le droit d’exiger le remboursement total ou partiel du montant de l’aide financière qui aura été versé à la date de la résiliation.

Le fait que le Ministère n’exerce pas son droit à la résiliation ne doit pas être interprété comme une renonciation à son exercice.

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ANNEXE A

AIDE AU FONCTIONNEMENT POUR LES ORGANISMES NATIONAUX DE LOISIR CULTUREL – INDICATEURS DE MESURE

Objectif	Résultat visé	Indicateur
Augmenter la pratique libre et organisée du loisir culturel au Québec, par un soutien financier aux organismes	Membrariat consolidé	Nombre de membres : directs, collectifs, indirects.
	Participation accrue aux évènements nationaux organisés	Nombre de : participants actifs, jours-activités. Degré d’implication dans l’organisation.
	Organisation d’autres évènements ou activités de diffusion	Nombre de : participants actifs, jours-activités.
Augmenter et maintenir les activités des communautés d’intérêts, notamment le réseautage des membres, la diffusion d’information, la représentation et la promotion de la pratique	Croissance des activités organisées	Nombre : de personnes touchées annuellement, d’activités de vigie et de recherche, de formations offertes et de personnes formées, d’activités de concertation, d’activités de représentation. La fréquentation des médias sociaux : nombre d’activités de promotion et leur nature, nombre de personnes jointes par les outils de diffusion d’information. Nombre de prix et de mécanismes de reconnaissance