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Ce fonds d’urgence a aussi pour but d’éviter la fermeture permanente d’organismes culturels et de communication et de maintenir ainsi la culture québécoise vivante.

Organismes admissibles

Le Fonds d’urgence s’adresse exclusivement aux organismes à but non lucratif démontrant des difficultés financières à cause de la pandémie de COVID-19.

Les organismes admissibles sont invités à déposer leur demande d’aide financière du 13 octobre 2020 au 29 janvier 2021.

Pour obtenir des informations supplémentaires sur ce programme, veuillez communiquer avec le ministère de la Culture et des Communications du Québec, à la direction régionale de votre territoire.

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Communiqué

Fonds régional d’urgence pour les organismes affectés par la pandémie de COVID-19

Résumé du programme

Le Fonds régional d’urgence pour les organismes affectés par la pandémie de COVID-19 vise à offrir rapidement une aide d’urgence aux organismes soutenus ou non par un des programmes Aide au fonctionnement du ministère de la Culture et des Communications et menacés d’une fermeture définitive à court terme (de 6 à 8 mois) en raison de la pandémie de COVID-19. Le montant maximal de l’aide financière du Ministère peut atteindre 50 000 $ par organisme pour l’année financière gouvernementale 2020-2021.

Finalité du programme

Les revenus autonomes des organismes soutenus par le Ministère représentent en moyenne 80 % de leurs revenus globaux.

Quant aux organismes culturels non soutenus par les programmes Aide au fonctionnement du Ministère, ils doivent généralement composer avec seulement leurs revenus autonomes pour assurer leurs activités et ne peuvent souvent compter sur aucune subvention. Même s’ils ne sont pas soutenus par le Ministère de manière récurrente, ces organismes culturels constituent souvent un tissu de précieuses ressources culturelles pour les territoires où ils se trouvent. Leur disparition pourrait entraîner la destruction d’écosystèmes culturels d’importance aux échelles locales et régionales.

Après la relance des activités économiques en juin 2020, de nombreux organismes culturels se sont retrouvés en difficulté financière grave et n’ont pas pu être en mesure de réembaucher leur personnel ni de reprendre leurs activités là où elles avaient été laissées à la mi-mars 2020.

Le Fonds d’urgence donne au Ministère la possibilité de soutenir directement les organismes dont la survie est menacée à court terme (période de 6 à 8 mois).

Objectif

Éviter la fermeture permanente d’organismes culturels et de communications dans le but de maintenir la culture québécoise vivante.

Admissibilité

Le Fonds d’urgence s’adresse exclusivement aux organismes à but non lucratif (OBNL) démontrant des difficultés financières à cause de la pandémie de COVID-19.

Ces OBNL doivent œuvrer dans les secteurs d’intervention du Ministère et peuvent être soutenus ou non au fonctionnement par ce dernier; cependant, les organismes non soutenus par le Ministère seront privilégiés.

Exclusion

Tous les organismes sous la responsabilité de la Société de développement des entreprises culturelles, du Conseil des arts et des lettres du Québec et de Bibliothèque et Archives nationales du Québec sont exclus du présent programme.

Présentation de la demande

La période de dépôt des demandes d’aide d’urgence débute le 13 octobre 2020. Le dépôt des demandes s’effectuera en continu jusqu’au 29 janvier 2021.

Le demandeur doit envoyer par courriel à la direction régionale de son territoire le formulaire dûment rempli ou, dans des documents joints, les renseignements permettant d’évaluer sa demande.

Le demandeur doit :

démontrer qu’il a vérifié et confirmé auprès des ministères et organismes compétents que les autres programmes d’aide offerts en lien avec les effets de la pandémie de COVID-19, tant au gouvernement provincial qu’au fédéral, ne s’appliquent pas à lui ni à sa situation;

démontrer, le cas échéant, que l’aide au fonctionnement octroyée par le Ministère n’est pas suffisante pour garantir sa survie;

présenter de manière précise et explicite l’urgence de sa situation;
déposer un plan d’action adapté à la situation actuelle en vue de l’accomplissement de sa mission et de sa survie. Ce plan doit inclure des prévisions budgétaires réalistes;
déposer son rapport d’activités le plus récent;
déposer ses états financiers les plus récents, dûment signés et adoptés par résolution du conseil d’administration;
déposer la résolution du conseil d’administration désignant le mandataire autorisé à négocier et à ratifier l’entente avec le Ministère;

fournir toute information pertinente permettant d’appuyer sa demande.

Le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci réclamera au cours de l’analyse de sa demande pour en déterminer l’admissibilité.

Le Ministère s’engage à traiter chacune des demandes reçues de manière confidentielle et dans le respect des normes gouvernementales en vigueur.

Pour être soumise à l’évaluation, la demande doit être complète, compréhensible et fondée sur des données exactes, sinon il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Sociétés apparentées

Si le demandeur entretient des relations d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprises ou organismes contrôlés directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il devra :

en informer le Ministère en indiquant le nom légal et le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) de chacune d’entre elles;
démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire des surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;

fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :

sont documentées formellement par contrat ou entente écrite;
font l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers, conformément aux principes comptables généralement reconnus;
sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;

rendre accessibles au Ministère, à la demande de ce dernier, les états financiers de chacune de ses sociétés apparentées.

Évaluation de la demande

L’évaluation de la demande est effectuée par un comité ministériel, composé de ressources internes et externes.

La demande d’aide d’urgence est évaluée d’après :

la démonstration explicite que la situation financière du demandeur est critique et qu’elle menace sa survie à court terme (de 6 à 8 mois);
la gestion optimale de ses ressources et l’adéquation de sa structure organisationnelle pour la réalisation de sa mission, et ce, en lien avec les effets directs de la pandémie de COVID-19 sur ses activités.

Attribution de l’aide financière

L’aide financière du Fonds d’urgence est accordée selon les étapes suivantes :

dépôt de la demande d’aide d’urgence;

analyse de l’admissibilité;
analyse de la demande d’aide d’urgence admissible;
annonce de la décision;
signature d’une convention d’aide financière;
versement de l’aide financière.

Les bénéficiaires sont invités à s’inscrire au dépôt direct auprès de leur direction régionale pour accélérer le versement de l’aide financière.

Le montant maximal de l’aide financière accordé par le Ministère est de 50 000 $ par bénéficiaire.

L’aide financière du Fonds d’urgence est accordée en continu jusqu’à la date de fermeture du programme.

Pour assurer une répartition équitable entre les régions, le Ministère se basera sur des indicateurs déjà éprouvés dans le cadre d’autres ententes ministérielles, tels que la population, la vitalité économique, le nombre d’organismes culturels par région ou encore, la typologie régionale. Un montant maximal de 500 000 $ sera accordé par région administrative.

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, la convention d’aide financière, que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention, comporte :

l’énoncé des obligations relatives à la reddition de comptes;
des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

La subvention sera payée en un seul versement correspondant à 100 % de l’aide d’urgence accordée.

Mesures de contrôle

Chaque bénéficiaire doit produire une reddition de comptes conforme aux dispositions de la convention de résultat. Cette reddition de comptes prendra la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

l’utilisation détaillée de la subvention, permettant de valider que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Ce rapport doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par le bénéficiaire dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par la convention, notamment en ce qui concerne son programme d’activités et son budget.

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se déroulent les activités du bénéficiaire et de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.