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Mesure d’aide ponctuelle aux médias communautaires

Finalité du programme

Le ministère de la Culture et des Communications est plus que jamais aux côtés des médias communautaires en cette période de grands changements et de nécessaire adaptation, notamment au regard du numérique. C’est pourquoi il travaille avec les associations nationales de médias communautaires afin de multiplier les occasions favorables et ainsi permettre au secteur des médias communautaires de poursuivre son développement malgré les enjeux auxquels il fait face actuellement.

Parallèlement, le Ministère souhaite être en mesure d’épauler les médias communautaires qui vivent des situations difficiles et pour qui un appui financier ponctuel pourrait agir concrètement en faveur de la survie de leur mission.

La Mesure d’aide ponctuelle pour les médias communautaires se veut donc un outil qui permettra prioritairement aux médias en difficulté temporaire de recevoir un appui du Ministère en dehors de l’aide au fonctionnement.

L’aide financière accordée par le Ministère doit permettre la réalisation sur une période déterminée d’actions circonscrites ne pouvant être automatiquement reconduites.

Objectifs

Apporter une aide ponctuelle aux médias communautaires qui se trouvent :

dans une situation précaire;
Dans le présent programme, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par média communautaire « dans une situation précaire » un organisme qui fait face à une éventuelle fermeture, mais qui bénéficie d’un soutien élevé du milieu et des capacités organisationnelles pour la poursuite de ses activités. Dans des circonstances précises, l’aide accessible par ce volet permet à un organisme de se restructurer ou d’effectuer une réparation ou une acquisition d’équipement urgente afin qu’il puisse continuer à s’investir dans la communauté qu’il dessert.
dans une phase de développement cruciale et structurante.
On entend par média communautaire dans « une phase de développement cruciale et structurante » pour son avenir un organisme dans une phase décisive lui permettant d’améliorer son organisation administrative et sa croissance par le développement d’activités.

Admissibilité du demandeur

Le demandeur doit avoir respecté ses engagements envers le Ministère lors de l’attribution, le cas échéant, de la précédente subvention terminée, tous programmes confondus.

La mesure s’adresse exclusivement aux médias communautaires soutenus au fonctionnement par le ministère de la Culture et des Communications.

Admissibilité du projet

répondre à l’un des 2 objectifs cités plus haut;
avoir pour objet le redressement de situation, une restructuration, une acquisition ou une réparation d’équipements et dénoter un caractère d’urgence ou être liés à une situation précaire;
avoir pour objet la réalisation d’études, de la recherche et du développement, dans un second ordre de priorité.

Exclusions

Sont exclus les projets :

portant sur le fonctionnement courant d’un organisme, c’est-à-dire relevant d’activités tenues pour normales et régulières;
financés dans le cadre d’un autre programme d’aide du Ministère.

Présentation de la demande

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement.

Note : Certains projets jugés très urgents pourraient être traités par le Ministère en dehors du calendrier des programmes préalablement établi.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans les documents joints, les renseignements permettant d’évaluer sa demande :

Le contexte et la justification du projet;
Une description du projet;
Les objectifs du projet;
Les retombées escomptées;
Les dates de sa réalisation;
Les phases du projet précisant les principales étapes/activités de réalisation et le calendrier de réalisation;
L’identification des partenaires associés au projet et la description des contributions qu’ils comptent y apporter;
Une présentation de l’équipe prévue pour la réalisation du projet mettant en évidence son expérience et ses compétences;
Le budget équilibré et détaillé du projet;
Ses états financiers les plus récents;
La résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire;
Tout autre renseignement pertinent permettant d’appuyer la demande.

Au cours de l’analyse du projet, le demandeur devra fournir les renseignements et les documents complémentaires que le Ministère lui réclamera.

Pour être soumis à l’évaluation, les dossiers doivent être complets et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.
Pour tous les projets, l’analyse est effectuée sur une base continue. Toutefois, seuls les projets qui franchissent avec succès les étapes d’analyse de l’admissibilité du demandeur et du projet ainsi que de l’analyse de la pertinence, de la qualité et des retombées pourraient se voir attribuer une aide financière.

Évaluation de la demande

L’évaluation des demandes est faite par le Ministère. Celui-ci peut avoir recours, au besoin, à des expertises externes.

Une demande est évaluée d’après :

la pertinence du projet, révélée par :

l’arrimage du projet aux objectifs, aux priorités et aux orientations ministériels et aux enjeux liés au territoire concerné ou au secteur concerné ou aux deux,
l’absence de chevauchement ou de concurrence avec des activités existantes ou des projets en cours;

la qualité du projet, révélée par :

la clarté et la précision des objectifs poursuivis,
l’expérience et la compétence de l’équipe de réalisation,
la capacité du demandeur à réaliser le projet,
le réalisme des prévisions budgétaires, du montage financier et du calendrier de réalisation,
la diversité des sources de financement et la répartition judicieuse des ressources.

Les projets seront aussi analysés et priorisés en fonction des critères suivants :

le caractère urgent ou essentiel du projet en rapport avec la poursuite de la mission de l’organisme, tel que démontré par l’organisme demandeur au dépôt de la demande;
la population desservie et couverte du média;
la situation financière du média et la nature du marché publicitaire dans lequel il évolue;
le Ministère désirera aussi assurer une relative équité dans la distribution des subventions entre les secteurs (radios, télés, imprimés et médias en ligne) et les régions.

Attribution de l’aide financière

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide financière, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir la subvention comporte :

l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

Le programme permet d’accorder une aide financière pouvant représenter jusqu’à 75 % des dépenses admissibles liées à la réalisation du projet répondant aux balises de l’aide financière.

Le Ministère verse, à la signature de la convention, une première tranche de sa subvention représentant au moins 50 % et au plus 80 % du montant annoncé. Le reste est payé selon des modalités et des étapes déterminées par la nature du projet, sa durée et les biens livrables attendus. Les subventions importantes peuvent faire l’objet de plusieurs versements répartis selon les phases du projet déterminées dans la convention.

L’aide financière peut, dans tous les cas, être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l’Assemblée nationale.

La contribution du demandeur à la réalisation de son projet doit équivaloir à au moins 10 % du total des revenus associés au projet, dont au moins 5 % en argent.

La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée doit faire partie de la présentation du budget. Cette contribution peut inclure les biens et les services qui seront fournis, accompagnés d’une estimation de leur valeur au marché.

Seules sont admissibles les dépenses directement liées à la réalisation du projet. Il peut s’agir :

des coûts de main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
des coûts de location d’équipement ou de locaux;
des coûts d’achat de matériel ou d’équipement;
des frais d’étude et d’expertise-conseil;
des frais de sous-traitance;
des frais de promotion;
des frais de déplacement;
des frais d’administration, jusqu’à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus;
des frais de contingence, jusqu’à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus.

Exclusion

Les dépenses effectuées avant que la subvention n’ait été officiellement annoncée par lettre du Ministère ne sont pas considérées comme admissibles et doivent être clairement signalées comme telles dans le budget.

Montant maximum de l’aide financière

En vertu de la présente mesure, la contribution financière maximale estimée à un projet ne peut pas excéder 50 000 $.

Mesures de contrôle

La reddition de comptes se fait conformément aux dispositions de la convention de résultat :

Elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci;
Elle fait l’objet d’un rapport final écrit et, le cas échéant, de rapports d’étape, que le demandeur rédige lui-même.

Cette reddition de comptes comprend obligatoirement :

le bilan des activités réalisées;
la description des résultats du projet et leur évaluation selon les objectifs poursuivis;
Résultats du projet : les résultats du projet sont les réalisations constatées à la fin de la période visée. Ils comprennent les extrants, les impacts ou les effets. Les extrants sont les biens et les services produits directement par le projet. Ils sont les résultats directs sur lesquels les gestionnaires peuvent exercer un contrôle. Les impacts ou les effets sont les conséquences positives ou négatives, prévues ou non, des produits ou des services. Ils sont soumis à des influences externes.
un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
tout autre renseignement ou tout autre document demandé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, à toute heure raisonnable.