Aide au fonctionnement pour les médias communautaires

• Encadré
• Finalité du programme
• Objectifs
• Admissibilité
• Présentation de la demande
• Évaluation de la demande
• Attribution de l'aide financière
• Mesures de contrôle
• Durée de la norme
• Annexe A
• Annexe B
• Notes

Finalité du programme

Le programme Aide au fonctionnement pour les médias communautaires vise à appuyer dans l'accomplissement de leur mission et la réalisation de leur plan d'action les organismes :

• dont les activités s'inscrivent dans l'un des secteurs d'intervention relevant de la responsabilité du Ministère
• dont la mission et le plan d'action contribuent de façon significative et durable à l'atteinte des objectifs du Ministère pour le secteur et le territoire d'intervention visés
• dont la bonne gestion et l'efficience permettent de garantir la qualité des services qu'ils offrent à la population ou à leurs pairs
• qui ont établi des partenariats dans leur secteur ou sur leur territoire d'intervention, et qui bénéficient de l'appui de la collectivité auprès de laquelle ils œuvrent.

L'aide financière doit

• contribuer à la réalisation de la mission de l'organisme
• permettre de réaliser le plan d'action conforme aux objectifs convenus avec celui-ci.

Objectifs

L'aide au fonctionnement a pour objectifs, dans le cas présent, de permettre aux médias communautaires :

• De contribuer à diversifier l'offre d'information locale et régionale au Québec;
• De favoriser la participation de la communauté à leurs activités.

Admissibilité

Conditions générales

Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique) :

• Qui ont leur siège social au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités;
• Qui offrent à la population ou à leurs membres (selon le cas) les conditions optimales d'accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services;
• Qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention.

Conditions spécifiques

L'aide au fonctionnement est destinée aux organismes :

• Qui détiennent une charte autonome démontrant que leur fonction principale est de publier et de diffuser un journal ou un site Internet d'information¹ ou encore d'exploiter une station de radio ou de télévision;
• Qui produisent et diffusent, par l'entremise de la presse écrite, de l'internet, de la radio ou de la télévision, de l'information locale et régionale² reflétant la vie politique, sociale, culturelle et économique de leur collectivité³;
• Qui répondent aux critères permettant d'identifier les organismes d'action communautaire (voir l'annexe A).

Les demandes provenant de médias communautaires qui n'ont pas reçu une aide récurrente au fonctionnement du Ministère au cours de l'exercice précédant le dépôt de la demande sont admises sous réserve des crédits disponibles.

Médias imprimés

Sont admissibles les organismes exploitant un média imprimé :

• qui ont produit au moins six numéros d’édition courante au cours de la dernière année;
• qui prévoient diffuser un minimum de six numéros d’édition courante par année.

Radios hertziennes

Sont admissibles les organismes exploitant une radio hertzienne qui, à la date de clôture de la période d'inscription, soit :

• Détiennent une licence de radio communautaire du CRTC et ont déjà mis leur radio en ondes, et produisent et diffusent un minimum de 15 heures de programmation originale⁴ par semaine;
• Détiennent une licence de radio communautaire du CRTC et ont obtenu leur numéro de certification, prévoient⁵ mettre leur radio en ondes avant le 1^er janvier de l'exercice en cours et être en mesure de produire et de diffuser un minimum de 15 heures de programmation originale⁴ par semaine;
• Prévoient⁵ détenir une licence de radio communautaire du CRTC et obtenir leur numéro de certification, mettre leur radio en ondes avant le 1^er janvier de l'exercice en cours et être en mesure de produire et de diffuser un minimum de 15 heures de programmation originale⁴ par semaine.

Télévisions conventionnelles

Sont admissibles les organismes exploitant une télévision communautaire autonome qui, à la date de clôture de la période d'inscription, soit :

• Produisent et diffusent, entre 8 h et 23 h, un minimum de quatre heures de programmation originale par semaine d'activité et atteignent un minimum de 128 heures de programmation originale⁴ par année;
• Prévoient⁵ entrer en ondes avant le 1^er janvier de l'exercice en cours, être en mesure de produire et de diffuser, entre 8 h et 23 h, un minimum de quatre heures de programmation originale par semaine d'activité et un minimum de 128 heures de programmation originale⁴ par année.

Médias en ligne

Sont admissibles les organismes exploitant un média en ligne :

• Qui, au moins 12 mois avant la date de clôture de la période d'inscription, étaient en ligne, étaient immatriculés au registre des entreprises et avaient tenu leur première assemblée générale;
• Qui s'adressent à une collectivité³ territoriale locale ou régionale;
• Qui actualisent le contenu au moins une fois par semaine.

Exclusions

Ne sont pas admissibles au soutien au fonctionnement :

• Les coopératives de travailleurs;
• Les organismes dont les membres viennent essentiellement d'un segment spécifique de la population du territoire desservi par le média, ou dont le contenu du média est destiné spécifiquement à une catégorie d'individus⁶;
• Les radios étudiantes;
• Les organismes dont le média poursuit d'autres objectifs que ceux du présent programme, par exemple les télévisions dédiées à la formation à distance, les journaux de fabrique, les journaux municipaux, les bulletins d'organismes, etc.;
• Les médias non généralistes, c'est-à-dire abordant une ou des thématiques particulières, un angle d'approche privilégié qui ne correspond pas aux balises de l'aide financière du Ministère en matière de communications.

Présentation de la demande

La demande d'aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée  à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut, aussi sur demande⁷, être soumise sur un formulaire en version papier, lequel doit être transmis à la direction  concernée du Ministère.

La demande d'aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou des documents joints, les renseignements sur l’organisme permettant d’évaluer sa demande notamment :

• Son état de situation
• Son plan d'action annuel ou pluriannuel, selon le cas
• Sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l'accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d'action
• La liste des membres de son conseil d’administration, leur rôle et leur municipalité de résidence
• Une description de sa structure organisationnelle
• Le nombre de ses employés et leur catégorie d'emploi (personnel de direction, de gestion, professionnel, technique et de soutien)
• Le nombre de bénévoles contribuant à ses activités et le nombre d'heures que leur travail représente (le cas échéant)
• Son rapport d'activité le plus récent
• Ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d'administration (dans le cas des organismes sans but lucratif)
• La résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire
• Toute information pertinente permettant d'appuyer sa demande.

En cours d'analyse, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires réclamés.

Si le demandeur est en relation d'affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

• En informer le Ministère en identifiant chacune d'entre elles par son nom légal et son numéro d'entreprise du Québec (NEQ)
• Démontrer qu'il est l'unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe
• Fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • Sont documentées formellement par contrat ou par entente écrite
  • Font l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus
  • Sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie
  • Rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ses sociétés apparentées.

Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Évaluation de la demande

L'évaluation de la demande est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande d'aide au fonctionnement est évaluée d'après :

• La pertinence et la qualité du plan d'action du demandeur en rapport avec sa mission;
• L'équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
• La gestion optimale de ses ressources et l'adéquation de sa structure organisationnelle;
• L'interaction de l'organisme dans son milieu et son secteur d'intervention.

Critères spécifiques

Une demande soumise par un média communautaire est aussi évaluée d'après :

• L'enracinement de l'organisme dans la collectivité et sa vie associative (voir à l'annexe A les points A et B);
• La vie démocratique de l'organisme et son autonomie (voir à l'annexe A les points C et D);
• Le territoire couvert et la présence sur ce territoire d'autres médias communautaires.

Médias imprimés

Une demande soumise par un média imprimé est aussi évaluée d'après :

• La couverture d'information locale ou régionale²effectuée;
  • La proportion de contenu d'information locale et régionale devra atteindre un minimum de 40 % du contenu d'un même numéro;
• Le contenu rédactionnel original⁸ produit;
  • La proportion de contenu rédactionnel original devra atteindre un minimum de 20 % du contenu d'un même numéro;
• La proportion de contenu de langue française, lorsqu'il s'agit d'un média publié dans une autre langue que le français, l'anglais ou une langue autochtone, laquelle devra atteindre un minimum de 60 % du contenu d'un même numéro.

Radios hertziennes

Une demande soumise par une radio hertzienne est aussi évaluée d'après :

• La couverture d'information locale et régionale² effectuée;
  • Le pourcentage d'information locale et régionale produite et diffusée devra correspondre à un minimum de 5 % de la programmation originale⁴ produite et diffusée par l'organisme par semaine.
• La programmation originale⁴ qu'elle produit et diffuse.

Télévisions conventionnelles

Une demande soumise par une télévision conventionnelle est aussi évaluée d'après :

• La couverture d'information locale et régionale² effectuée;
  • Le nombre d'heures d'information locale et régionale produite et diffusée par l'organisme devra être d'un minimum d'une heure par semaine.
• La programmation originale4 qu'elle produit et diffuse.

Médias en ligne

Une demande soumise par un organisme exploitant un média diffusant en ligne est aussi évaluée d'après :

• La couverture d'information locale ou régionale² effectuée;
• La quantité de contenu rédactionnel original⁸ et de programmation originale⁴ produite;
• La fréquence et l'étendue des mises à jour du contenu;
• La proportion de contenu de langue française, lorsqu'il s'agit d'un média diffusé dans une autre langue que le français, l'anglais ou une langue autochtone, laquelle devra atteindre un minimum de 60 % de l'ensemble du contenu du média à l'analyse du dossier.

Attribution de l'aide financière

Modalités générales

De façon générale, l'aide financière est accordée sur une base annuelle; elle peut cependant être accordée sur une base triennale aux organismes qui répondent de façon satisfaisante aux conditions exigées par le Ministère, à savoir :

• Démontrer une gestion financière exemplaire
• Atteindre les objectifs fixés
• Transmettre les informations requises en matière de reddition de comptes.

Cependant, selon les résultats de l'analyse du rapport annuel d'activités et, le cas échéant, ceux de l'évaluation nationale, une aide financière accordée sur une base triennale pourra à son terme être révisée pour être reconduite sur une base annuelle. De plus, un demandeur qui n'aurait pas obtenu la cote de passage lors de deux évaluations nationales successives pourrait se voir retirer l'aide financière du Ministère.

L'aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l'Assemblée nationale.

Outre les clauses relatives au versement et à l'utilisation de l'aide, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

• L'énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes
• Des clauses relatives aux cessions des droits d'auteur
• Des engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention.

La subvention peut être payée :

• Soit en plusieurs versements, dont le premier, en début d'année financière gouvernementale, représente un maximum de 50 % de l'aide
• Soit, dans certains cas, en un seul versement.

Utilisation de plus d'un mode de diffusion et propriété commune

Les organismes demandeurs peuvent exploiter plus d'un média⁹. De plus, chaque média peut se voir reconnaître, dans le cadre du présent programme, un maximum de deux moyens de diffusion différents aux fins de calcul. Le montant de la subvention est établi de la manière suivante :

1. Fonctionnement de base
   • Un seul montant de base sera accordé à l'organisme, soit le plus élevé parmi ceux qui pourraient être accordés pour chaque moyen de diffusion utilisé par l'organisme.
2. Volume de production et caractéristiques propres aux moyens de diffusion utilisés
   • Le montant accordé correspondra à la somme des montants établis pour chaque moyen de diffusion utilisé qui respecte les conditions d'admissibilité et les critères d'évaluation prévus.

Modalités spécifiques

Le montant de la subvention annuelle accordée aux médias communautaires est établi par le cumul de deux paramètres :

1. Le montant de base :
   
   • Médias en ligne : 4 000 $
   • Médias imprimés : 6 000 $
   • Télévisons conventionnelles : 22 500 $
   • Radios hertziennes (établi selon le marché dans lequel le média évolue [voir annexe B]) :
     • micromarché et marché urbanisé : 60 000 $
     • marché régional avec débordement :54 497 $
     • marché régional sans débordement : 39 665 $.
2. Le montant établi en fonction du volume de production et des caractéristiques propres aux moyens de diffusion utilisés par le média :
   • Pour la diffusion imprimée, ce montant est établi en fonction de cinq indicateurs :
     • Le nombre de parutions par année;
     • Le tirage annuel¹⁰;
     • Le nombre de pages moyen par parution;
     • Le format de la publication;
     • L'établissement du média en milieu rural.
   • Pour la diffusion radiophonique hertzienne, ce montant est établi en fonction des trois critères suivants :
     • Le nombre d'heures de programmation originale⁴ hebdomadaire, excluant l'information locale et régionale;
     • Le nombre d'heures de production et de diffusion hebdomadaire d'information locale et régionale² produite par la station;
     • L'exploitation d'un studio de mise en ondes additionnel dans une localité différente de la station principale.
   • Pour la diffusion télévisuelle conventionnelle, ce montant est établi en fonction des critères suivants :
     • Le nombre total d'heures de programmation originale⁴ produite et diffusée annuellement;
     • Le nombre total d'heures d'information locale et régionale² produite et diffusée annuellement.
   • Pour la diffusion en ligne, ce montant est établi en fonction du niveau d'atteinte d'indicateurs regroupés en cinq critères :
     • Multimédia¹¹
     • Reterritorialisation¹²
     • Interaction¹³
     • Ergonomie¹⁴
     • Mobilité¹⁵

Mesures de contrôle

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention de résultats. Cette reddition de comptes prend la forme d'un rapport comprenant obligatoirement :

• Le bilan des activités réalisées
• La description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs visés
• Un rapport d'utilisation de la subvention permettant de vérifier si les sommes versées ont été affectées aux fins  auxquelles elles étaient destinées
• Toute autre information ou tout document jugé pertinents par le Ministère

Ce rapport est accompagné des états financiers de l'organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de source publique (provinciale, fédérale, municipale, du Conseil des Arts et les Lettres du Québec (CALQ), de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC), etc.) et satisfaire aux exigences suivantes :

Ce rapport doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l'information fournie par l'organisme dans sa demande d'aide financière pour les années couvertes par la convention, notamment en de qui concerne son programme s'activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l'organisme subventionné est tenu de présenter, pour l'année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d'administration.

Durée de la norme

• La norme prend fin le 31 mars 2024.

Annexe A

Précisions sur les conditions spécifiques d'admissibilité portant sur l'action communautaire (Source : Cadre de référence en matière d'action communautaire, Secrétariat à l'action communautaire autonome, Québec, juillet 2004)

1. L'enracinement dans la collectivité est démontré lorsque l'organisme fait preuve d'ouverture sur la collectivité qu'il dessert, qu'il est actif au sein de celle-ci et cherche à être partie prenante de son développement et de l'amélioration de son tissu social, par exemple :
   • L'organisme invite les groupes et individus de la collectivité visée par le média à participer à son développement (comités, groupes de travail, colloques, etc.).
   • La collectivité visée par le média est représentée au conseil d'administration de l'organisme.
   • L'organisme effectue annuellement une ou des activités de recrutement de membres¹⁶.
   • L'organisme est en rapport avec d'autres organismes communautaires ou avec d'autres instances du milieu en prenant part à des activités avec eux ou en leur offrant des services (espace rédactionnel, diffusion de communiqués ou temps d'antenne, contribution aux campagnes de financement, etc.).
2. La vie associative correspond à ce qu'un organisme communautaire met en œuvre pour entretenir une vitalité interne :
   • L'organisme recherche activement l'engagement des membres¹⁶ à sa gestion (participation à des comités internes, au conseil d'administration, etc.) et à la production (rédaction d'articles, conception et animation d'émissions, etc.), notamment par le bénévolat.
   • Tout en se montrant respectueux de la liberté des membres de déterminer leur niveau d'engagement, l'organisme favorise la participation de ceux-ci par différents outils de communication (articles, bulletin d'information ou temps d'antenne, site Internet, sessions d'information, etc.).
   • L'organisme met en place des dispositifs de consultation qui permettent à ses membres de faire entendre leurs points de vue sur les différents aspects de son évolution (périodes ouvertes lors des assemblées générales, boîte « commentaires », forum Internet, activités de réflexion, etc.). Ces commentaires sont soumis au processus de prise de décision prévu par l'organisme.
3. La vie démocratique réfère aux pratiques de gestion propres aux organismes communautaires à but non lucratif :
   • L'organisme tient au moins une assemblée générale par année à laquelle les membres¹⁶ sont convoqués formellement par des moyens permettant de les joindre tous.
   • Lors de l'assemblée générale annuelle :
     • Les administrateurs soumettent aux membres un bilan des activités et de la situation financière ainsi que tous les autres renseignements prévus par son acte constitutif ou ses règlements;
     • Les membres approuvent les états financiers du dernier exercice.
   • L'organisme agit conformément à la charte et respecte les règlements, ceux-ci devant être ratifiés par les membres après avoir été adoptés par le conseil d'administration.
   • Le conseil d'administration est élu démocratiquement par les membres de l'organisme.
   • Le conseil d'administration est actif et il se réunit régulièrement entre les assemblées générales annuelles.
   • La gestion de l'organisme est transparente. Tous les membres ont accès aux documents relatifs à la planification annuelle, à l'adoption des orientations, des choix et des bilans financiers.
   • Les membres sont en majorité des personnes et des groupes de la collectivité visée par le média.
   • L'adhésion des membres est libre et les modalités sont simples et transparentes.
4. L'autonomie se traduit par l'absence de contrôle ou d'influence extérieure sur l'organisme :
   • Tous les membres du conseil d'administration sont membres de l'organisme.
   • La définition de la mission et des orientations de l'organisme résulte de la volonté de ses membres¹⁶.
   • Les administrateurs prennent leurs décisions au sein d'instances démocratiques.
   • Les politiques relatives aux pratiques de l'organisme sont déterminées par l'organisme lui même.

Annexe B – Typologie des marchés de radios communautaires

¹ Réseaux : Astral, Cogeco, etc.

Notes

1. Site Internet d’information : groupement de pages Web liées entre elles par une adresse Internet commune et exploitées à des fins d’information publique.

2. Information locale et régionale : cette information comprend les nouvelles, les informations sur les sujets reflétant la vie politique, sociale, culturelle et économique de la collectivité desservie par le média, les informations sur les services à la collectivité, le temps d'antenne ou l'espace rédactionnel réservé aux organismes du milieu, la captation des assemblées du conseil municipal, comptabilisée au maximum à 25 % du temps reconnu pour l’information, soit 15 minutes.

Elle ne comprend pas les publireportages ou les émissions d'autopromotion, les productions réseau, les babillards (programmation alphanumérique), les captations d'événements culturels, sportifs et religieux, et les bingos ou autres activités de financement.

3. Collectivité : ensemble des groupes et des individus habitant le territoire visé par le média, c'est-à-dire celui dont il reflète la réalité.

4. Programmation originale : émissions produites par le média lui-même, ce qui exclut toute émission réseau. Les émissions qui font l’objet de reprises ne peuvent être comptées qu’une seule fois. La programmation automatisée des radios n’est pas prise en compte aux fins du présent programme.

La programmation alphanumérique des télévisions (babillards) et les émissions entièrement constituées de captations fixes ne nécessitant aucune ressource humaine ne seront pas reconnues pour la programmation originale.

5. Les radios et les télévisions qui prévoient être en mesure de satisfaire aux exigences du programme avant le 1er janvier de l’exercice en cours doivent faire parvenir une demande à la direction régionale du Ministère, au plus tard à la date de fermeture du programme. Toutefois, leur demande ne pourra être considérée que lors du dépôt des documents attestant leur admissibilité, y compris le numéro de licence émis par le CRTC pour les nouvelles radios.

6. La communauté que le média s’est donné comme mission de desservir ne peut être définie que sur une base territoriale.

7. Le demandeur peut se procurer ce formulaire en téléphonant à la direction régionale du Ministère de sa région administrative.

8. Contenu rédactionnel original : contenu rédigé par le personnel et les bénévoles du média.

9. Exploitation de plus d’un média : l’organisme qui choisit d’exploiter plus d’un média doit déposer une demande d’aide financière pour chacun d’eux et faire la preuve que ceux-ci :

• répondent aux conditions spécifiques d’admissibilité et aux critères d’évaluation relatifs aux modes de diffusion utilisés;
• possèdent leur propre budget et leur propre comptabilité aux fins de leur fonctionnement;
• détiennent une structure propre (comité, cellule, etc.) qui démontre leur autonomie par rapport aux autres médias de l’organisme quant à leur pouvoir de dépenser et de déterminer leurs orientations de production selon leurs liens avec la collectivité;
• disposent des équipements nécessaires à leur production et à leur fonctionnement.

Sont exclus : les organismes possédant une charte ou des règlements généraux qui prévoient le contrôle d’un ou de plusieurs médias sur le ou les autres médias du groupe, ou qui limitent la participation d’une portion de la collectivité visée par l’organisme.

10. Le tirage annuel est le nombre total d’exemplaires publiés dans une année.

11. Le critère Multimédia fait référence aux différentes formes de contenus utilisées : texte, vidéo, photos, audio.

12. Le critère Reterritorialisation fait référence à la capacité du média à joindre, dans un espace virtuel, la collectivité territoriale locale ou régionale qu’il s’est donné comme mission de desservir.

13. Le critère Interaction fait référence aux différentes stratégies déployées par le média afin de s’adapter aux pratiques adoptées par les publics en tant qu’internautes et utilisateurs d’appareils mobiles (mobinautes).

14. Le critère Ergonomie fait référence aux efforts déployés afin de faciliter la navigation et l’interaction entre le média et le public, entre les internautes et mobinautes eux-mêmes, et entre les contenus.

15. Le critère Mobilité fait référence aux instruments et adaptations mis en place afin de faciliter l’accès aux contenus pour les mobinautes.

16. Aux fins du présent programme, pour être considéré comme membre, un individu doit démontrer qu'il adhère aux objectifs du média communautaire et de l’organisme en faisant un geste concret, par exemple : signature ou achat d'une carte, cotisation, don en argent, etc.