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Appel de projets en développement des collections des bibliothèques publiques autonomes

Finalité du programme

La culture est reconnue comme une composante essentielle du développement de la société québécoise.

Le ministère de la Culture et des Communications a comme mission de contribuer à l'affirmation de l'identité et de la vitalité culturelle québécoises, de favoriser l'accès et la participation des citoyennes et des citoyens à la vie culturelle et susciter le développement du secteur des communications.

Le Ministère considère les milieux de la culture et des communications comme des partenaires clés pour réaliser sa mission. Il les soutient par l'entremise du programme Aide aux projets, qui vise à :

recevoir des projets mis sur pied par les demandeurs en fonction de leurs objectifs, mais qui s'inscrivent dans les orientations du Ministère;
appeler des projets correspondant aux orientations du Ministère. À cet effet, le Ministère établit une approche commune à tous les appels de projets.

L'aide financière accordée par le Ministère doit permettre la réalisation sur une période déterminée d'actions circonscrites ne pouvant être automatiquement reconduites.

À long terme, les projets soutenus contribueront à la mission du Ministère, au dynamisme, à la vitalité et au rayonnement de la culture québécoise ainsi qu’à la santé organisationnelle, administrative et financière des organismes culturels et de communications afin qu'ils puissent continuer à s'investir dans la communauté qu'ils desservent.

Le Ministère reconnaît la bibliothèque publique comme le service de proximité donnant accès à l’information, à la connaissance et à la culture. Pour bien jouer son rôle en termes de développement des collections, elle doit proposer des ressources documentaires diversifiées et sur tous supports, en tenant compte des intérêts et des besoins variés de la population qu’elle dessert et du milieu dans lequel elle évolue.

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Objectifs

Par le présent programme d’aide financière, le Ministère souhaite donc :

encourager une offre de ressources documentaires diversifiées dans les bibliothèques publiques autonomes du Québec;
soutenir l’achat de livres et de publications en série édités au Québec.

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Admissibilité du demandeur

Conditions générales

Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique) :

qui réalisent la majeure partie de leurs activités au Québec;
Qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention.

Conditions spécifiques

Cet appel de projets est destiné, soit :

aux municipalités d'au moins 5 000 habitants qui offrent un service de bibliothèque publique à leur population;
aux bibliothèques d'association situées dans une municipalité de plus de 5 000 habitants où le service de bibliothèque municipale n'existe pas. Cependant, pour bénéficier du présent programme, elle doit être reconnue comme bibliothèque publique et être soutenue par la municipalité dont elle dessert la population;
aux municipalités de moins de 5 000 habitants ou aux bibliothèques d'association desservant moins de 5 000 habitants, recevant une subvention directe du Ministère pour le développement de leurs collections au moment de l'entrée en vigueur du présent programme.

De plus, le demandeur doit offrir gratuitement l’abonnement au service de bibliothèque publique pour l’ensemble de ses résidents. Toutefois, certains autres types de services pourraient être assujettis à des frais dont la valeur est à la discrétion des gestionnaires de la bibliothèque.

Admissibilité du projet

Conditions spécifiques

Le projet doit avoir pour seul objet l’acquisition, sur tout support, de livres, de publications en série et de documents audiovisuels, ainsi que l’acquisition de bases de données, conformément aux Précisions sur les documents admissibles au programme.

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Présentation de la demande

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut aussi, sur demande, être soumise sur un formulaire en version papier, lequel doit être transmis à la direction concernée du Ministère.

La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements permettant d’évaluer sa demande et une description du projet précisant :

la planification annuelle de ses acquisitions de ressources documentaires;
le budget détaillé du projet ;
dans le cas d’un organisme :
- ses états financiers les plus récents;
- la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire;
- tout renseignement pertinent permettant d’appuyer la demande.

Au cours de l’analyse du projet, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera, le cas échéant.

Pour être soumis à l’évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Évaluation de la demande

L’évaluation des demandes est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande est évaluée d’après :

sa concordance avec les objectifs de l’appel de projets;
l’absence de chevauchement ou de concurrence avec des activités existantes ou des projets en cours.

Critère spécifique

La cohérence de son projet annuel d’acquisition et la prise en compte des principes d’acquisition retenus par le Ministère présentés dans le document Projet annuel des acquisitions.

Attribution de l'aide financière

Le cumul des aides financières publiques ne peut pas dépasser 100 % des dépenses admissibles au programme. Le calcul du cumul inclut les aides provenant directement ou indirectement des ministères ou organismes gouvernementaux (fédéraux et provinciaux), de leurs sociétés d’État et des entités municipales qui ne sont pas directement bénéficiaires du programme. Aux fins des règles de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Chapitre A-2.1).

Modalités générales

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
des clauses relatives aux cessions des droits d’auteur;
des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

Seules sont admissibles les dépenses qui sont directement liées à la réalisation du projet.

La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée, elle doit obligatoirement faire partie de la présentation du budget. Cette contribution est uniquement monétaire.

Modalités spécifiques

Sont admissibles dans le cadre de cet appel les coûts d’achat des documents mentionnés dans les conditions spécifiques du projet (conformément au document Précisions sur les documents admissibles au programme, et ce, dans le respect de la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre. L’acquisition des livres numériques et audionumériques, quant à elle, doit s’effectuer à prix régulier dans au moins 3 librairies agréées de la région administrative de la BPA, lorsque l’offre recherchée y est disponible.

La subvention maximale pouvant être offerte par le Ministère résulte de l’addition des éléments suivants (le total de la subvention maximale est obtenu par la somme des paramètres 1, 2 et 3 qui sont calculés de façon indépendante) :

1. Une contribution de base calculée à partir d’un montant par habitant modulé en fonction de la richesse foncière de la municipalité dont la population est desservie – la population qui sert de référence est celle du Décret établissant la population des municipalités pour l’année en cours, de laquelle est déduite, le cas échéant, la population desservie par un centre régional de services aux bibliothèques publiques (CRSBP).

Indice RFU par unité d'évaluation imposable et compensable (Indice de richesse foncière uniformisée)	$/hab.*
Moins de 90	1,75
90 – 100	1,60
101 – 125	1,45
126 et plus	1,30

* Ces taux peuvent varier en fonction des disponibilités budgétaires du Ministère.

2. Un montant représentant un pourcentage (sujet à varier selon les disponibilités budgétaires du Ministère) de 75 % des dépenses prévues par la bibliothèque réservé à l’acquisition de livres (imprimés, numériques et audionumériques) et de périodiques (imprimés) édités par des entreprises ayant leur siège social au Québec – ce montant, qui est établi sur la base des prévisions budgétaires des bibliothèques, peut être rajusté l’année suivante si les états financiers montrent à ce chapitre des dépenses réelles inférieures.

3. Un montant établi en fonction de la taille de la population de la municipalité (sujet à varier selon les disponibilités budgétaires du Ministère) et en fonction des éléments suivants qui vise à soutenir la qualité du développement des collections documentaires pour les bibliothèques :

a) La bibliothèque rend disponible son catalogue en ligne sur le Web;

b) La bibliothèque dispose d’un cadre d’évaluation et d’élagage de ses collections documentaires, dont la dernière mise à jour remonte au maximum à 5 ans;

c) La bibliothèque dispose d’une politique de développement de ses collections documentaires entérinée par l’autorité municipale compétente, dont la dernière mise à jour remonte au maximum à 5 ans.
Une Politique de développement des collections documentaires s’élabore en adéquation avec les ressources humaines et financières municipales rendues disponibles pour son application. Son entérinement par l’autorité municipale (ou les autorités) jugée compétente s’avère donc essentielle à sa mise en œuvre. Le niveau d’approbation visé demeure toutefois à la discrétion des clientèles admissibles au programme et devra être confirmé avec le dépôt du document au Ministère.

Pour bénéficier de la somme maximale prévue pour ce paramètre selon la taille de la population de la municipalité, la bibliothèque doit répondre positivement et dans l’ordre aux éléments précités. Le tableau suivant résume les situations possibles :

Type de situation	Type de bonification
La bibliothèque rend disponible son catalogue en ligne sur le Web (point a))	Bonification minimale
La bibliothèque rend disponible son catalogue en ligne sur le Web et dispose d’un cadre d’évaluation et d’élagage (points a) et b))	Bonification intermédiaire
La bibliothèque rend disponible son catalogue en ligne sur le Web, dispose d’un cadre d’évaluation et d’élagage et d’une politique de développement de ses collections documentaires (points a), b) et c))	Bonification maximale
La bibliothèque rend disponible son catalogue en ligne sur le Web et dispose d’une politique de développement de ses collections documentaires qui inclut un cadre d’évaluation et d’élagage (points a) et c), où b) est inclus dans c))	Bonification maximale
La bibliothèque dispose seulement d’un cadre d’évaluation et d’élagage (point b))	Aucune bonification
La bibliothèque dispose seulement d’une politique de développement de ses collections documentaires (point c)), même si un cadre d’évaluation et d’élagage est inclus (point b))	Aucune bonification

L’addition des ces 3 paramètres détermine le montant maximal de la subvention pouvant être attribuée au client-partenaire.

Contribution de la municipalité

La municipalité, pour sa part, doit apporter à la réalisation du projet une contribution équivalant à au moins 50 % du montant de la subvention du Ministère. Cette part minimale correspond à 33,3 % du total des dépenses admissibles (c.-à-d. du budget total d'acquisition de documents prévu dans le projet). La subvention du Ministère ne peut donc dépasser 66,7 % de ce total.

Si la contribution de la municipalité n'atteint pas 50 % du montant maximal d'aide permis, la subvention du Ministère est ajustée en conséquence.

Versement de l'aide financière

L'aide financière est versée en service de la dette pour l’ensemble des subventions accordées.

La participation financière du Ministère est amortie sur une période de :

2 à 5 ans pour une contribution de moins de 3 000 000 $;
5 à 10 ans pour une contribution de 3 000 000 $ ou plus.

Le bénéficiaire doit réaliser le financement temporaire et à long terme du projet.

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Mesures de contrôle

La reddition de comptes se fait conformément aux dispositions de la convention d’aide financière :

elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci;
elle suit l’une ou l’autre des démarches suivantes :
- soit le demandeur participe à une ou des rencontres convoquées par le Ministère, rencontres dont le contenu est consigné dans un rapport écrit;
- soit le demandeur rédige lui-même un rapport final et, le cas échéant, des rapports d’étape.

La reddition de comptes comprend obligatoirement :

le bilan des activités d’acquisition réalisées;
un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées, incluant la déclaration relative à l’achat de livres numériques dans au moins 3 librairies agréées de la région administrative;
tout renseignement ou tout document requis par le Ministère, suivant la convention de résultat;
tout autre renseignement ou tout autre document demandé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l'affectation des subventions accordées, et ce, à toute heure raisonnable.

L'évaluation ou le bilan des résultats du programme sera réalisé selon l'échéancier du plan ministériel d'évaluation. L'évaluation ou le bilan des résultats du programme sera transmis au secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes) suivant son approbation par le Ministère.

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Durée de la norme

La norme prend fin le 31 mars 2023.

Précisions sur les documents admissibles au programme

Bases de données

Ensembles d’enregistrements descriptifs ou d’unités de contenu documentaire informatiques (données factuelles, textes, images et sons), dotés d’une interface commune et d’un logiciel pour récupérer ou exploiter les données. Une interface unique d’accès à un bouquet de revues ou de documents numériques, habituellement proposée par un éditeur ou un fournisseur, est également comptée comme une base de données.

Documents audiovisuels

Documents qui contiennent en majorité des sons et/ou des images et qui requièrent l’utilisation d’un équipement spécial pour être écoutés et/ou visionnés.

Livres imprimés

Documents imprimés non publiés en série formés par l’assemblage de feuillets. Un livre peut contenir des matériels d’accompagnement tels que cédéroms, disquettes, diapositives, etc.

Livres audionumériques

Livres lus à voix haute accessibles en format numérique pour écoute en ligne ou hors connexion.

Livres numériques

Documents numériques, sous licence ou non, qui peuvent être considérés comme équivalant à un livre imprimé (monographie). L’utilisation de livres numériques est souvent liée à un matériel précis et/ou à un logiciel de lecture ou de visionnage spécifique. Les livres numériques peuvent être prêtés aux usagers soit avec un matériel portable (lecteur de livre électronique), soit en chargeant le contenu sur le micro-ordinateur de l’usager pour une période limitée.

Publications en série (imprimées et électroniques)

Documents publiés en parties successives, généralement classés par ordre numérique ou chronologique et conçus pour être publiés indéfiniment, quelle qu’en soit la périodicité. Cela comprend les journaux et les périodiques.