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Appel de projets pour le soutien à la concertation et à l’innovation des institutions muséales

Finalité du programme

La culture est reconnue comme une composante essentielle du développement de la société québécoise.

Le ministère de la Culture et des Communications (MCC) a comme mission de contribuer à l’affirmation de l’identité et de la vitalité culturelle québécoises, de favoriser l’accès et la participation des citoyennes et des citoyens à la vie culturelle et susciter le développement du secteur des communications. Le Ministère considère les milieux de la culture et des communications comme des partenaires clés pour réaliser sa mission. Il les soutient par l’entremise du programme Aide aux projets, qui vise à :

  • recevoir des projets mis sur pied par les demandeurs en fonction de leurs objectifs, mais qui s’inscrivent dans les orientations du Ministère;
  • appeler des projets correspondant aux orientations du Ministère. À cet effet, le Ministère établit une approche commune à tous les appels de projets.

L’aide financière accordée par le Ministère doit permettre la réalisation sur une période déterminée d’actions circonscrites ne pouvant être automatiquement reconduites.

À long terme, les projets soutenus contribueront à la mission du Ministère, au dynamisme, à la vitalité et au rayonnement de la culture québécoise ainsi qu’à la santé organisationnelle, administrative et financière des organismes culturels et de communication afin qu’ils puissent continuer à s’investir dans la communauté qu’ils desservent.

Plus spécifiquement, de par sa mission de démocratisation et de diffusion de la culture, l’institution muséale se trouve au cœur de différents enjeux.

Dans ce contexte, la mise en place d’une mesure pour soutenir la concertation et l’innovation au sein du réseau muséal s’avère très pertinente et structurante au bénéfice des institutions muséales et de leurs publics.

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Objectifs

La présente mesure a pour objectifs de :

  • Susciter la concertation entre les différents intervenants du secteur muséal ainsi que la réalisation de projets innovateurs. Plus précisément :
    • Amener les intervenants à partager leurs ressources et leurs compétences dans la poursuite d’objectifs communs.
  • Favoriser la mise en commun de ressources complémentaires concernant plusieurs organismes dans un objectif d’augmentation de la qualité des services, de rationalisation de coûts, de l’utilisation optimale des équipements ou de l’accroissement de la fréquentation et de la diversification du public et des utilisateurs.
  • Encourager la mise en œuvre de modèles inédits en matière de gestion, de production, d’éducation, de médiation culturelle, de conservation, de diffusion ou de promotion.
  • Permettre aux institutions muséales reconnues de :
    • réaliser des projets en partenariat qui visent le développement et la diversification des moyens de concertation ou de développement de projets innovants favorisant le partenariat et la mise en commun;
    • soutenir la réalisation de projets qui favorisent la mise en réseau et le partage de ressources humaines et services entre les institutions;
    • Explorer les possibilités numériques dans le développement des fonctions muséales.

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Admissibilité du demandeur

Conditions générales

Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique) :

  • Qui ont leur siège social et leur principal établissement au Québec
  • Qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention, tous programmes confondus.

Conditions spécifiques

Cet appel de projets est destiné aux musées, aux lieux d’interprétation et aux centres d’expositions reconnus, soutenus ou non au fonctionnement.

Exclusions

Les institutions muséales situées sur les territoires de la Ville de Québec et de la Ville de Montréal ne sont pas admissibles à cet appel.

Les musées relevant d’une loi ne sont pas admissibles à cet appel.

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Admissibilité du projet

Conditions spécifiques

Les projets soumis dans le cadre de cette mesure devront être en lien avec la mission de l’organisme, s’inscrire dans une démarche structurée de développement de l’institution, être réalisés en partenariat et viser des activités telles que :

  • la conception et la mise en place de projets de concertation ;
  • la mise en œuvre de projets inédits permettant le développement de modèles de gestion innovants;
  • le partenariat avec d’autres institutions, des organismes ou des autorités publiques (institution muséale, municipalité, université ou autre établissement scolaire, entreprise privée, etc.);*
  • l’amélioration de l’expérience des visiteurs et le développement des outils numériques afin de créer une relation personnalisée avec eux.

*Dans le cadre de cet appel de projets les partenariats uniquement financiers ou en services ne seront pas considérés dans l’attribution de la subvention (voir tableau)

Exclusions

Ne sont pas admissibles :

  • les projets ayant déjà fait l’objet d’une aide financière du Ministère;
  • les projets déjà soutenus dans un autre programme du Ministère;
  • les projets d’immobilisations, d’achat d’équipement ou encore ceux liés au renouvellement d’expositions permanentes ou itinérantes admissibles à l’appel de projets.

Dépenses admissibles :

  • coûts de main-d’œuvre reliés exclusivement au projet;
  • frais d’étude et d’expertise-conseil;
  • coûts d’achat et de location de matériel ou d’équipement;
  • frais de sous-traitance;
  • frais de promotion;
  • frais de déplacement;
  • frais liés au développement des technologies;
  • autres frais afférents la réalisation du projet (à détailler);
  • frais d’administration, jusqu’à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus.

Ces dépenses devront être liées aux seules interventions concernant :

  • l’élaboration du concept de l’activité;
  • les étapes de réalisation et de production du projet;
  • les activités de promotion du projet.

Montant de la subvention

Le soutien financier maximum varie selon le nombre d’institutions muséales reconnues associées au projet :

Nombre d’institutions muséales reconnues bénéficiaires   1 3 ou + 
Subvention maximum 25 000 $   40 000 $  50 000 $
Taux de financement maximum des dépenses admissibles  70%  70%  70%
Contribution minimum en espèce  15 % en espèce dont 5 % engagé par le demandeur  15 % en espèce dont 5 % engagés par les demandeurs  15% en espèce dont 5 % engagés par les demandeurs
Participation des demandeurs  5 % en argent et ne doit pas dépasser 10 % en services comptabilisés  5 % en argent et ne doit pas dépasser 10 % en services comptabilisés  5 % en argent et ne doit pas dépasser 10 % en services comptabilisés
Maximum cumulatif de financement public  90%  90%  90%
Durée maximal des projets  3 ans  3 ans  3 ans

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Présentation de la demande

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans Di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement.

La demande d’aide financière devra être transmise au courant de l’automne 2016 – 15 août au 13 novembre 2016, 23 h 59.

 

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans les documents joints, les renseignements permettant d’évaluer sa demande, dont une description du projet précisant :

  • ses objectifs;
  • son contenu;
  • sa cohérence par rapport à la mission principale du demandeur;
  • les dates de sa réalisation;
  • le ou les publics ciblés;
  • les résultats attendus et les retombées escomptées;
  • la pertinence et la confirmation des partenariats dans le cas d’un projet déposé par deux institutions ou plus;
  • l’identification des partenaires associés au projet et la description des contributions qu’ils comptent y apporter, ainsi que les lettres d’engagement confirmant ses participations (financières ou en services);
  • une présentation de l’équipe prévue pour la réalisation du projet, mettant en évidence son expérience et ses compétences;
  • le budget détaillé du projet;
  • dans le cas d’un organisme :
    • ses états financiers les plus récents,
    • la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire;
  • tout renseignement pertinent permettant d’appuyer la demande.

Au cours de l’analyse du projet, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera, notamment les lettres d’engagement des partenaires qui auront confirmé leur participation.

Pour être soumis à l’analyse, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

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Évaluation de la demande

L’évaluation des demandes est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande est évaluée d’après :

  • la pertinence du projet, révélée notamment par :
    • sa cohérence avec la mission principale du demandeur,
    • sa concordance avec les objectifs du Ministère, énoncés dans ses politiques, ses cadres de références et sa planification stratégique,
    • l’absence de chevauchement ou de concurrence par rapport à des activités existantes ou des projets en cours,
    • la concordance du projet présenté avec les autres activités (en cours ou en développement) de l’institution (offre structurée),
    • la concordance du projet avec le ou les publics identifiés;
  • la qualité du projet, révélée notamment par :
    • son caractère d’originalité ou d’innovation,
    • la clarté et la précision des objectifs poursuivis,
    • l’expérience et les compétences de l’équipe de réalisation,
    • le nombre de partenaires et leur implication,
    • le réalisme des prévisions budgétaires, du montage financier et du calendrier de réalisation,
    • la diversité des sources de financement et la répartition judicieuse des ressources,
    • la capacité du demandeur à réaliser le projet;
  • les retombées prévisibles du projet, notamment :
    • ses effets structurants,
    • l’apport du projet à l’institution,
    • l’apport du projet au secteur ou au territoire d’intervention concerné,
    • son incidence sur le rayonnement de la culture et des communications québécoises.

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Attribution de l'aide financière

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

  • l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
  • des clauses relatives aux cessions des droits d’auteur;
  • des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

Seules sont admissibles les dépenses qui sont directement liées à la réalisation du projet.

La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée, elle doit obligatoirement faire partie de la présentation du budget. Cette contribution peut inclure :

  • les biens et les services qui seront fournis, accompagnés d’une estimation de leur valeur au marché;
  • le nombre d’heures de travail bénévole prévu, le cas échéant.

La mesure permet d’accorder une aide financière pouvant représenter, selon la nature du projet, jusqu’à 70 % des dépenses admissibles liées à sa réalisation. Le cumul de la subvention accordée par le Ministère et de l’aide financière obtenue d’autres sources gouvernementales (fédérale, provinciale, régionale ou municipale) ne doit toutefois pas dépasser 90 % du coût total du projet.

En règle générale, le Ministère verse à la signature de la convention un montant représentant au moins 80 % de sa subvention. Le reste est payé selon des modalités et des étapes qui dépendent de la nature du projet, de sa durée et des biens livrables attendus.

L’aide financière sera calculée en fonction des partenariats (voir tableau)

Toute subvention accordée à un projet dans le cadre de ce soutien n’est pas récurrente.

Modalités spécifiques

Toutes les dépenses effectuées avant que le projet n’ait été officiellement accepté par le Ministère ne sont pas considérées comme admissibles et doivent être clairement signalées comme telles dans le budget.

La contribution du demandeur à la réalisation de son projet doit équivaloir 5 % en argent et ne doit pas dépasser 10 % en services comptabilisés. Celles-ci peuvent inclure :

  • des coûts de main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
  • des coûts de location d’équipement et de locaux;
  • des coûts d’achat de matériel ou d’équipement;
  • des frais d’étude et d’expertise-conseil;
  • des frais de sous-traitance;
  • des frais de promotion;
  • des frais de déplacement;
  • d’autres frais afférents à la réalisation du projet qui devront être détaillés;
  • des frais d’administration, jusqu’à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus.

Seuls les salaires directement reliés au projet pourront être considérés comme dépense admissible dans la reddition de comptes.

De plus, les salaires devront être justifiés en fonction du temps consacré spécifiquement au projet.

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Mesures de contrôle

La reddition de comptes se fait conformément aux dispositions de la convention de résultat :

  • elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci;
  • elle suit l’une ou l’autre des démarches suivantes :
    • soit le demandeur participe à une ou à des rencontres convoquées par le Ministère, rencontres dont le contenu est consigné dans un rapport écrit,
    • soit le demandeur rédige lui-même un rapport final et, le cas échéant, des rapports d’étape.

La reddition de comptes comprend obligatoirement :

  • le bilan des activités réalisées;
  • la description des résultats du projet et leur évaluation en fonction des objectifs poursuivis;
  • un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
  • tout renseignement ou tout document requis par le Ministère, suivant la convention de résultat;
  • tout autre renseignement ou tout autre document demandé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.

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