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Programmes et services

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Appel de projets pour l'invitation à des diffuseurs et programmateurs hors Québec

Finalité

La culture est reconnue comme une composante essentielle du développement de la société québécoise.

Le Ministère de la Culture et des Communications (Ministère) a comme mission de contribuer à l'affirmation de l'identité et à la vitalité culturelle québécoises, de favoriser l'accès et la participation des citoyennes et des citoyens à la vie culturelle et susciter le développement du secteur des communications.

Le Ministère considère les milieux de la culture et des communications comme des partenaires clés pour réaliser sa mission. Il les soutient par l'entremise du programme Aide aux projets, qui vise à :

  • recevoir des projets mis sur pied par les demandeurs en fonction de leurs objectifs, mais qui s'inscrivent dans les orientations du Ministère;
  • appeler des projets correspondant aux orientations du Ministère. À cet effet, le Ministère établit une approche commune à tous les appels de projets.

L'aide financière accordée par le Ministère doit permettre la réalisation sur une période déterminée d'actions circonscrites ne pouvant être automatiquement reconduites.

À long terme, les projets soutenus contribueront au dynamisme, à la vitalité et au rayonnement de la culture québécoise ainsi qu'à la santé organisationnelle, administrative et financière des organismes culturels et de communication afin qu'ils puissent continuer à s'investir dans la communauté qu'ils desservent.

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Objectifs

Ce programme est destiné aux organismes qui offrent des événements majeurs au Québec, en guise d'appui à leurs démarches visant à faire découvrir à des partenaires internationaux la richesse de la création artistique et de l'identité culturelle québécoises.

Dans un contexte de concurrence accrue et compte tenu de la taille modeste du marché domestique, les créateurs québécois doivent développer des publics et intensifier leur présence sur la scène culturelle internationale.

En conformité avec le plan stratégique du Ministère et le plan d'action lié à la Politique internationale du Québec, le présent appel de projets a ainsi pour objectifs :

  • d'accroître la circulation des créations artistiques québécoises sur les marchés hors Québec;
  • de concourir à stimuler la demande à leur égard et à en maximiser les retombées;
  • de contribuer à l'établissement de liens durables entre des diffuseurs et programmateurs hors Québec et le milieu culturel québécois.

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Admissibilité

Du demandeur

Conditions générales

Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique) :

  • Qui ont leur siège social et leur principal établissement au Québec
  • Qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention.

Conditions spécifiques

L'organisme doit être soutenu par le Ministère, le Conseil des arts et des lettres du Québec ou la Société de développement des entreprises culturelles.

Du projet

Conditions spécifiques

Les projets présentés dans le cadre de cet appel doivent :

  • Porter sur l'invitation de diffuseurs et programmateurs hors Québec, avec une liste à l'appui, lors de festivals et d'événements internationaux au Québec. Si pertinent, notons que l'invitation à des critiques ou journalistes spécialisés peut également être incluse à la demande de l'organisme
  • Mettre en valeur les propositions artistiques et contenus culturels québécois de même que les activités parallèles auxquelles les invités sont appelés à participer
  • Indiquer les retombées escomptées et celles découlant des éditions précédentes
  • Présenter un budget prévisionnel des revenus et des dépenses indiquant les frais de déplacement et les frais de séjour pour chacun des invités, de même que la contribution financière des autres partenaires, le cas échéant.

Exclusions

  • Ne sont pas admissibles les projets ou les initiatives visant à inviter des diffuseurs et programmateurs à une seule prestation ou à une seule exposition
  • Ne sont pas admissibles les projets visant à inviter principalement des critiques ou journalistes spécialisés.

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Présentation de la demande

La demande d'aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut aussi, sur demande, être soumise sur un formulaire en version papier, lequel doit être transmis à la direction concernée du Ministère.

La demande d'aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements permettant d'évaluer sa demande :

  • Une description du projet précisant :
    • Ses objectifs
    • Son contenu
    • Sa pertinence et sa cohérence par rapport à la mission du demandeur
    • Les dates de sa réalisation
    • Les résultats attendus et les retombées escomptées.
  • L'identification des partenaires associés au projet et la description des contributions qu'ils comptent y apporter
  • Une présentation de l'équipe prévue pour la réalisation du projet, mettant en évidence son expérience et ses compétences
  • Le budget détaillé du projet
  • Si le demandeur est un organisme :
    • Ses états financiers les plus récents
    • La résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire.
  • Tout renseignement pertinent permettant d'appuyer la demande.

Au cours de l'analyse du projet, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera, notamment les lettres d'engagement des partenaires qui auront confirmé leur participation.

Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Les demandes sont recevables en tout temps, mais au minimum huit semaines avant la tenue de l'événement.

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Évaluation de la demande

L'évaluation des demandes est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande est évaluée d'après :

  • La pertinence du projet, révélée par :
    • Sa concordance avec les objectifs de l'appel de projets
    • L'absence de chevauchement ou de concurrence avec des activités existantes ou des projets en cours.
  • La qualité du projet, révélée par :
    • La clarté et la précision des objectifs poursuivis
    • L'expérience et la compétence de l'équipe de réalisation
    • La capacité du demandeur à réaliser le projet
    • Le réalisme des prévisions budgétaires, du montage financier et du calendrier de réalisation
    • La diversité des sources de financement et la répartition judicieuse des ressources.
  • Les retombées prévisibles du projet, révélées par :
    • Les effets structurants du projet, son apport au secteur d'intervention et au territoire concerné
    • L'impact du projet sur le rayonnement de la culture et des communications.

Critères spécifiques

Les critères d'évaluation s'appliquant proprement à cet appel sont :

  • Mise en valeur des retombées antérieures et escomptées, à la fois pour l'organisme et les créations québécoises présentées
  • Justification des invitations et prise en compte, si possible, des avis et des recommandations des attachés et des conseillers culturels des représentations du Québec à l'étranger et au Canada
  • Qualité de l'encadrement et des activités auxquelles les invités sont appelés à participer
  • Établissement de liens de collaboration avec, s'il y a lieu, les volets off des événements majeurs.

Le Ministère effectue une consultation auprès de ses partenaires publics afin d'assurer l'appréciation des projets, l'établissement des priorités et la complémentarité de l'appui demandé, le cas échéant.

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Attribution de l'aide financière

Modalités générales

Outre les clauses relatives au versement et à l'utilisation de l'aide, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

  • L'énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes
  • Des engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention
  • Des clauses relatives aux cessions des droits d'auteur.

La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée, elle doit obligatoirement faire partie de la présentation du budget. Cette contribution peut inclure :

  • Les biens et services qui seront fournis, accompagnés d'une estimation de leur valeur au marché
  • Le nombre d'heures de travail bénévole prévu, le cas échéant.

À moins que l'appel ne prévoie des modalités spécifiques différentes, le programme permet d'accorder une aide financière pouvant représenter, selon la nature du projet, jusqu'à 75 % des dépenses admissibles liées à sa réalisation. Le cumul de la subvention accordée par le Ministère et de l'aide financière obtenue d'autres sources gouvernementales ne doit toutefois pas dépasser 90 % du coût total du projet.

Seules sont admissibles les dépenses qui sont directement liées à la réalisation du projet.

Modalités spécifiques

Le montant maximal de la subvention attribué à un projet est de 25 000 $. Un seul projet peut être présenté par un organisme par année financière.

Le Ministère verse, à la signature de la convention, un montant représentant 75 % de la subvention annoncée. Le versement du solde est effectué sur réception du rapport qui inclut, notamment, la liste des diffuseurs et programmateurs ayant participé à l'événement ainsi que le budget révisé.

La contribution de l'organisme à la réalisation de son projet doit équivaloir à au moins 10 % du total des dépenses admissibles.

Dépenses admissibles à un soutien du Ministère

  • Les frais de séjour (hôtel et repas) établis sur la base suivante : 140 $ par personne par jour pour un maximum de cinq jours, jusqu'à concurrence de 700 $ par personne. L'admissibilité est réservée à une seule personne par organisme invité
  • Les frais pour la logistique d'encadrement de l'accueil jusqu'à concurrence de 2 000 $ (tels que les frais pour la location de navettes, de salles et d'équipements pour les rencontres professionnelles).

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Mesures de contrôle

La reddition de comptes se fait conformément aux dispositions de la convention de résultat :

  • Elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci.
  • Elle suit l'une ou l'autre des démarches suivantes :
    • Soit le demandeur participe à une ou des rencontres convoquées par le Ministère, rencontres dont le contenu est consigné dans un rapport écrit;
    • Soit le demandeur rédige lui-même un rapport final et, le cas échéant, des rapports d'étape.

La reddition de comptes comprend obligatoirement :

  • Le bilan des activités réalisées;
  • La description des résultats du projet et leur évaluation au regard des objectifs poursuivis;
  • Un rapport d'utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
  • Tout renseignement ou tout document requis par le Ministère, suivant la convention de résultat;
  • Tout autre renseignement ou tout autre document demandé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l'affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.

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