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Programmes et services

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Appel de projets pour le soutien des expositions permanentes et itinérantes

Finalité du programme

La culture est reconnue comme une composante essentielle du développement de la société québécoise.

Le ministère de la Culture et des Communications a comme mission de contribuer à l'affirmation de l'identité et de la vitalité culturelle québécoises, de favoriser l'accès et la participation des citoyennes et des citoyens à la vie culturelle et susciter le développement du secteur des communications.

Le Ministère considère les milieux de la culture et des communications comme des partenaires clés pour réaliser sa mission. Il les soutient par l'entremise du programme Aide aux projets, qui vise à :

  • recevoir des projets mis sur pied par les demandeurs en fonction de leurs objectifs, mais qui s'inscrivent dans les orientations du Ministère;
  • appeler des projets correspondant aux orientations du Ministère. À cet effet, le Ministère établit une approche commune à tous les appels de projets.

L'aide financière accordée par le Ministère doit permettre la réalisation sur une période déterminée d'actions circonscrites ne pouvant être automatiquement reconduites.

À long terme, les projets soutenus contribueront à la mission du Ministère, au dynamisme, à la vitalité et au rayonnement de la culture québécoise ainsi qu’à la santé organisationnelle, administrative et financière des organismes culturels et de communications afin qu'ils puissent continuer à s'investir dans la communauté qu'ils desservent.

Objectifs

  • Renouveler ou bonifier la qualité de l’offre muséale au Québec;
  • Augmenter l’accès aux collections sur l’ensemble du territoire;
  • Mettre à niveau technologiquement les expositions permanentes et itinérantes;
  • Développer la dimension éducative des expositions;
  • Accroître la vitalité régionale autour des institutions muséales.

Plus spécifiquement, le programme vise la réalisation ou le renouvellement, partiel ou total, d’expositions permanentes (Axe 1) ou la réalisation d’expositions itinérantes (Axe 2) des institutions muséales reconnues, et cherche à assurer la réalisation d’activités muséologiques complémentaires.

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Admissibilité du demandeur

Conditions générales

Le programme s’adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique):

  • qui ont leur siège social et leur principal établissement au Québec;
  • qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l’attribution d’une précédente subvention, tous programmes confondus.

Conditions spécifiques

Cet appel de projets est destiné :

Axe 1 – Expositions permanentes

  • aux musées et aux lieux d'interprétation reconnus, soutenus ou non au fonctionnement.

Axe 2 – Expositions itinérantes

  • aux musées, aux lieux d'interprétation et aux centres d’expositions reconnus, soutenus ou non au fonctionnement.

Exclusions

Les musées relevant d’une loi ne sont pas admissibles à cet appel.

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Admissibilité du projet

Conditions spécifiques


Axe 1 – Expositions permanentes

  • Les projets de renouvellement partiel ou total d'une exposition permanente soumis dans le cadre de cet appel doivent concerner une exposition d'au moins cinq (5) ans d'âge. En fonction des ressources financières disponibles et des critères d’évaluation, les institutions muséales n’ayant jamais bénéficié d’aide financière dans le cadre du volet 4 du Fonds du patrimoine culturel québécois (FPCQ) seront priorisées.
  • La réalisation d’une nouvelle exposition permanente doit être présentée pour une période minimum de cinq (5) ans.
  • L’institution muséale doit déjà présenter une exposition permanente.
  • L'exposition doit être accompagnée d'un programme éducatif et favoriser l’intégration du numérique.

Axe 2 – Expositions itinérantes

  • Les projets doivent s’inscrire dans une démarche de partenariat favorisant la diversification de l’offre d’expositions dans le réseau muséal, le développement d'une programmation commune à un ensemble d’institutions et concerner les projets suivants :
    • La réalisation d’expositions temporaires itinérantes;
    • La réalisation d’expositions temporaires itinérantes en partenariat (coproductions, programmation thématique commune, etc.);
    • La mise en circulation d’expositions déjà réalisées.
  • Les projets d’expositions itinérantes doivent circuler au Québec, au sein d’un minimum de trois (3) institutions (comprenant le demandeur) et dont la durée de vie de la mise en circulation est d’un minimum de trois (3) ans.
  • L'exposition doit contenir des œuvres et artéfacts originaux tout en favorisant une approche novatrice et interactive.
  • L'exposition doit être accompagnée d'un programme éducatif et favoriser l’intégration des technologies numériques.

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Présentation de la demande

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans Di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement.

La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans les documents joints, les renseignements permettant d’évaluer sa demande :

  • une description du projet précisant :
    • ses objectifs;
    • son contenu;
    • sa pertinence et sa cohérence par rapport à la mission du demandeur;
    • les dates de sa réalisation;
    • les résultats attendus et les retombées escomptées.
  • l'identification des partenaires associés au projet et la description des contributions qu'ils comptent y apporter, ainsi que les lettres d’engagement confirmant ses participations (financières ou en services).
  • dans le cas d’une exposition itinérante (Axe 2), les lettres d’engagement des institutions qui recevront l’exposition.
  • une présentation de l'équipe prévue pour la réalisation du projet, mettant en évidence son expérience et ses compétences.
  • le budget détaillé du projet.
  • dans le cas d'un organisme :
    • ses états financiers les plus récents;
    • la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d'aide financière et sur le mandataire.
  • tout renseignement pertinent permettant d'appuyer la demande.

Au cours de l'analyse du projet, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera, notamment les lettres d'engagement des partenaires qui auront confirmé leur participation.

Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

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Évaluation de la demande

L’évaluation des demandes est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes.

Critères généraux

Les projets soumis (Axes 1 et 2) sont évalués en fonction des critères suivants :

  • sa concordance avec les objectifs de l'appel de projets;
  • sa concordance avec les orientations ministérielles et les enjeux liés au territoire ou au secteur concerné;
  • l'absence de chevauchement ou de concurrence avec des activités existantes ou des projets en cours;
  • la clarté et la précision des objectifs poursuivis;
  • l'expérience et la compétence de l'équipe de réalisation;
  • la capacité du demandeur à réaliser le projet;
  • le réalisme des prévisions budgétaires, du montage financier et du calendrier de réalisation;
  • la diversité des sources de financement et la répartition judicieuse des ressources;
  • les retombées du projet, son apport au secteur d'intervention et au territoire concerné;
  • l'impact du projet sur le rayonnement de la culture et des communications.

Critères spécifiques

Les critères d'évaluation s'appliquant proprement à cet appel sont :

  • la mise en valeur de la collection permanente (Axe 1);
  • l’âge de l’exposition permanente à remplacer (minimum cinq (5) ans) (Axe 1);
  • le calendrier de mise en circulation prévu (Axe 2);
  • la capacité du projet à maintenir et à accroître la fréquentation de l'institution muséale (Axes 1 et 2);
  • l'apport du projet à l'institution (Axes 1 et 2).

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Attribution de l'aide financière

Modalités générales

Outre les clauses relatives au versement et à l'utilisation de l'aide, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

  • l'énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
  • des clauses relatives aux cessions des droits d'auteur;
  • les engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention.

Seules sont admissibles les dépenses qui sont directement liées à la réalisation du projet.

La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée, elle doit impérativement faire partie de la présentation du budget. Cette contribution peut inclure :

  • Les biens et services qui seront fournis, accompagnés d'une estimation de leur valeur au marché;
  • Le nombre d'heures de travail bénévole prévu, le cas échéant.

Le programme permet d'accorder une aide financière pouvant représenter, selon la nature du projet, jusqu'à 75 % des dépenses admissibles liées à sa réalisation. Le cumul de la subvention accordée par le Ministère et de l'aide financière obtenue d'autres sources gouvernementales (fédérale, provinciale, régionale et municipale) ne doit toutefois pas dépasser 90 % du coût total du projet.

La subvention maximale que peut octroyer le Ministère est de 400 000 $ pour la réalisation du projet. À moins que l'appel ne prévoie des modalités spécifiques différentes, le Ministère verse à la signature de la convention un montant pouvant représenter jusqu’à 80 % de sa subvention. Le reste est payé selon des modalités et des étapes qui dépendent de la nature du projet, de sa durée et des biens livrables attendus. Les subventions peuvent faire l'objet de plusieurs versements répartis selon les phases du projet déterminées dans la convention.

Les versements sont conditionnels à la confirmation des engagements financiers des partenaires, et ce, selon les proportions prévues au montage financier de la demande.

Modalités spécifiques

Les dépenses effectuées avant que le projet n'ait été officiellement accepté par le Ministère ne sont pas considérées comme admissibles et doivent être clairement signalées comme telles dans le budget.

La contribution du demandeur à la réalisation de son projet doit équivaloir à au moins 10 % du total des dépenses admissibles. Celles-ci peuvent inclure :

  •  des coûts de main-d'œuvre (avantages sociaux compris);
  • des coûts de location d'équipement ou de locaux;
  • des coûts d'achat de matériel ou d'équipement;
  • des frais d'étude et d'expertise-conseil;
  • des frais de sous-traitance;
  • des frais de promotion;
  • des frais de déplacement;
  • des frais liés au développement des technologies de l'information;
  • d'autres frais afférents à la réalisation du projet – ceux-ci devront être détaillés et approuvés par le Ministère;
  • des frais d'administration (jusqu'à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus).

Le budget détaillé du projet devra être produit dans le gabarit fourni par le Ministère.

Les dépenses admissibles mentionnées ci-dessus doivent être liées aux seules interventions suivantes :

Frais admissibles – Axes 1 et 2
Seuls sont admissibles les frais reliés : 

  • à l’élaboration du concept et de la scénarisation de l’exposition;
  • à la fabrication de l’exposition;
  • à l’adaptation de l’exposition pour sa circulation (Axe 2);
  • à l’entreposage de l’exposition (Axe 2);
  • à l’entretien de l’exposition pendant sa tournée (Axe 2) ;
  • au numérique;
  • à la restauration des artéfacts;
  • à la conception d'un nouveau programme d'animation ou d'activités éducatives en lien avec le projet d'exposition présenté;
  • la conception de nouvelles activités et d'événements culturels en lien avec le projet d'exposition;
  • à l’élaboration et à l’édition de publications en lien avec le projet d’exposition;
  • à la campagne de promotion sur la nouvelle exposition;
  • aux permis de droits d’auteur et de reproduction;
  • à l’emballage de l’exposition (Axe 2);
  • au transport lié à la tournée (Axe 2);
  • au déplacement d'un employé pour l’installation de l’exposition itinérante (Axe 2);
  • aux assurances durant le transport (sur place, les frais d’assurance sont assumés par l’institution hôte) (Axe 2). 

Ne sont pas admissibles les frais reliés : 

  • aux acquisitions de pièces de collection;
  • à la signalisation touristique;
  • à l’achat de matériel ou d’équipement pour la boutique ou l’accueil;
  • aux frais de nourriture et d’alcool liés aux vernissages et autres activités promotionnelles;
  • aux travaux d’immobilisation;
  • au démantèlent de l’exposition à remplacer;
  • aux emplois déjà subventionnés. 

Seuls les salaires directement reliés au projet pourront être considérés comme dépense admissible dans la reddition de comptes (ils ne devront pas représenter plus de 50 % des dépenses du projet).

De plus, les salaires devront être justifiés en fonctions du temps consacré spécifiquement au projet d’exposition.

Les salaires des employés réguliers, affectés principalement à la réalisation d’expositions ou tout autre élément (produits ou services) s’y rattachant, peuvent être considérés comme étant une contribution admissible de l’organisme. Toutefois, cette contribution ne doit pas être remboursée par la subvention accordée. Mais elle contribue à la participation du demandeur donc peut être comptabilisée.

La subvention est généralement versée :

  • en crédits directs si elle est inférieure à 100 000 $;
  • en service de la dette si elle est de 100 000 $ ou plus.

Dans le cas d’un financement en service de la dette :

  • en paiements imputés au service de la dette du Ministère de 100 000 $ ou plus.
  • la participation financière du Ministère est amortie sur une période de trois à cinq ans pour une contribution de 100 000 à 400 000 $;
  • le bénéficiaire doit réaliser le financement temporaire et à long terme du projet.

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Mesures de contrôle

La reddition de comptes se fait conformément aux dispositions de la convention d’aide financière :

  • elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci.
  • elle suit l'une ou l'autre des démarches suivantes :
  • soit le demandeur participe à une ou des rencontres convoquées par le Ministère, rencontres dont le contenu est consigné dans un rapport écrit;
  • soit le demandeur rédige lui-même un rapport final et, le cas échéant, des rapports d'étape.

La reddition de comptes comprend obligatoirement :

  • le bilan des activités réalisées;
  • la description des résultats du projet et leur évaluation au regard des objectifs du programme;
  • un rapport détaillé d'utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins pour lesquelles elles étaient destinées;
  • tout renseignement ou tout document requis par le Ministère, suivant la convention d’aide financière;
  • tout autre renseignement ou tout autre document demandé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l'affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.

Le bilan des résultats du programme se fera selon l’échéancier du plan ministériel d’évaluation des programmes et sera transmis au Secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes) suivant son approbation par le Ministère.

Le programme Appel de projets pour le soutien des expositions permanentes et itinérantes 2016-2017 sera ouvert pour une durée du lundi 8 août au vendredi 25 novembre (23 h 59)

Lexique

Exposition permanente :

« Exposition de référence du musée, souvent en lien avec sa mission muséale ou avec sa raison d’être, s’articulant autour de la thématique centrale que le musée cherche à explorer et prévue pour durer de manière « permanente », c’est-à-dire, généralement, environ une génération (ou une vingtaine d’années). »1

Exposition itinérante :

« Exposition temporaire prévue pour circuler dans plusieurs musées ou autres centres d’expositions et qui a des caractéristiques spécifiques : légère, facilement démontable, à matériaux endurants, dont la mise en espace est adaptable. »1

1DESVALLÉES, André, et MAIRESSE, François, sous la dir. de. Dictionnaire encyclopédique de muséologie, Paris, Armand Colin, 2011, 732 p.

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