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Programmes et services

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Pour les centres régionaux de services aux bibliothèques publiques

Finalité du programme

Le programme Aide au fonctionnement vise à appuyer dans l’accomplissement de leur mission et la réalisation de leur plan d’action les organismes :

  • dont les activités s’inscrivent dans l’un des secteurs d’intervention relevant de la responsabilité du Ministère;
  • dont la mission et le plan d’action contribuent de façon significative et durable à l’atteinte des objectifs du Ministère pour le secteur et le territoire d’intervention visés;
  • dont la bonne gestion et l’efficience permettent de garantir la qualité des services qu’ils offrent à la population ou à leurs pairs;
  • qui ont établi des partenariats dans leur secteur ou sur leur territoire d’intervention, et qui bénéficient de l’appui de la collectivité auprès de laquelle ils œuvrent.

L’aide financière offerte comporte :

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Objectifs

L’aide au fonctionnement a pour objectifs, dans le cas présent, de permettre aux centres régionaux de services aux bibliothèques publiques (CRSBP) :

  • de maintenir ou d’améliorer la qualité des services que les CRSBP offrent en visant un niveau similaire sur l’ensemble du territoire québécois, plus spécifiquement ceux concernant :
  •     
  • le développement des collections documentaires;
  • le taux d’échange de la collection régionale pour l’ensemble du CRSBP à l’exclusion des outils d’animation;
  • la formation des équipes des bibliothèques affiliées (incluant autant les formations de groupe, individuelle, sur place ou à distance);
  • les activités d’animation et de promotion de la lecture et du livre;
  • la réponse aux demandes de prêt entre bibliothèques (PEB) reçues par le Réseau;

 

  • D'augmenter le taux de desserte à l'égard des bibliothèques publiques des municipalités de moins de 5 000 habitants et plus particulièrement les communautés autochtones;
  • Développer des incitatifs pour favoriser l’accroissement des heures d’ouverture et la fréquentation dans les bibliothèques affiliées.

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Admissibilité

Conditions générales

Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique) :

  • qui ont leur siège social au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités;
  • qui offrent à la population ou à leurs membres (selon le cas) les conditions optimales d'accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services;
  • qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention.

Conditions spécifiques

L'aide est destinée aux centres régionaux de services aux bibliothèques publiques (CRSBP).

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Présentation de la demande

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut aussi, sur demande, être soumise sur un formulaire en version papier, lequel doit être transmis à la direction concernée du Ministère.

La demande d'aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements sur l'organisme permettant d'évaluer sa demande :

  • son état de situation;
  • son plan d’action annuel ou pluriannuel, selon le cas;
  • sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l’accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d’action;
  • la liste des membres de son conseil d’administration, leur rôle et leur municipalité de résidence;
  • une description de sa structure organisationnelle;
  • le nombre de ses employés et leur catégorie d’emploi (personnel de direction, de gestion, professionnel, technique et de soutien);
  • le nombre de bénévoles contribuant à ses activités et le nombre d’heures que leur travail représente (le cas échéant);
  • son rapport d’activité le plus récent;
  • ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d’administration (dans le cas des organismes sans but lucratif);
  • la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire;
  • toute information pertinente permettant d’appuyer sa demande.

Au cours de l'analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d'affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

  • en informer le Ministère en identifiant chacune d'entre elles par son nom légal et son numéro d'entreprise du Québec (NEQ);
  • démontrer qu'il est l'unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
  • fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
    • sont documentées formellement par contrat ou par entente écrite;
    • font l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
    • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
  • rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

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Évaluation de la demande

L'évaluation de la demande est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande d'aide au fonctionnement est évaluée d'après :

  • la pertinence et la qualité du plan d'action du demandeur en lien avec sa mission;
  • l'équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
  • la gestion optimale de ses ressources et l'adéquation de sa structure organisationnelle;
  • l'interaction de l'organisme dans son milieu et son secteur d’intervention.

Critères spécifiques

Une demande soumise par un CRSBP est aussi évaluée d'après :

  • La nature et l'importance des services qu'il offre aux bibliothèques affiliées
  • Les activités prévues pour :
    • L'établissement et le maintien d'un réseau de bibliothèques sur son territoire de desserte
    • Le développement, la coopération et la concertation entre les bibliothèques sur son territoire de desserte
    • L'appui professionnel ou technique pour l'organisation et la gestion des bibliothèques publiques sur son territoire de desserte
    • L'acquisition de ressources documentaires
  • Les services offerts aux autres CRSBP (le cas échéant).

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Attribution de l'aide financière

Modalités générales

De façon générale, l’aide financière est accordée sur une base annuelle; elle peut cependant être accordée sur une base triennale aux organismes qui répondent de façon satisfaisante aux conditions exigées par le Ministère, à savoir :

  • démontrer une gestion financière exemplaire;
  • atteindre les objectifs fixés;
  • transmettre les informations requises en matière de reddition de comptes. 

L’aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l’Assemblée nationale.

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

  • l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
  • des clauses relatives aux cessions des droits d’auteur;
  • des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

La subvention est payée en plusieurs versements, dont le premier, en début d’année financière gouvernementale, représente un maximum de 80 % de l’aide financière accordée pour la réalisation de la mission;

  • en service de la dette pour l’acquisition de ressources documentaires, pour laquelle la participation financière du Ministère est amortie sur une période de :
    • deux à cinq ans pour une contribution de moins de 3 000 000 $;
    • cinq à dix ans pour une contribution de 3 000 000 $ ou plus;
    • le bénéficiaire doit réaliser le financement temporaire et à long terme du projet.

Modalités spécifiques

A) Afin de permettre l'ouverture et l'opérationnalisation d'une CRSBP :

  • une enveloppe de base identique est attribuée à chaque CRSBP. Elle représente le montant minimum permettant de couvrir les déboursés d’opération d’un CRSBP sur un territoire : des salaires (incluant les avantages sociaux) et du siège social (loyer/hypothèque, taxes, électricité et chauffage, entretien et réparation, assurances, télécommunications). Le montant de cette enveloppe correspond au total des déboursés réels d’opération le plus bas parmi l’ensemble des CRSBP selon leurs états financiers.

B) Afin d'ajuster le financement de chacun des CRSBP à la réalité territoriale :

  • Une enveloppe dédiée aux paramètres pour les particularités régionalesen fonction de leur importance relative eu égard aux objectifs du programme :
    • population desservie
    • municipalités desservies
      (Correspond au nombre de municipalités de moins de 5 000 habitants situées sur son territoire de desserte et disposant d’une bibliothèque publique affiliée et, dans certains cas, les municipalités de plus de 5 000 habitants ou les parties de municipalités qu’il peut desservir, conformément aux directives établies par le Ministère en fonction de ses objectifs de développement.)
    • points de services
    • indice de développement
      (Le calcul de l'Indice de développement a été réalisé en 2008 par le ministère des Affaires municipales et de l'Occupation du Territoire (MAMOT).)

C) Afin de permettre l’acquisition de ressources documentaires :

  • une enveloppe dédiée aux besoins financiers exprimés par les CRSBP pour l’achat de livres, de publications en série et de documents audiovisuels sur tout support, ainsi que l’acquisition de bases de données (voir le document annexé au programme). Les achats de livres imprimés doivent être réalisés dans le respect de la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (RLRQ, chapitre D-8.1). L’acquisition des livres numériques quant à elle, doit s’effectuer à prix régulier dans au moins trois librairies agréées de sa région administrative, lorsque l’offre recherchée y est disponible. Pour ce faire, l’abonnement à la plateforme Pretnumerique.ca est obligatoire.

Le tableau suivant rend compte des paramètres de financement qui s'appliquent aux CRSBP.

 

CRSBP

Aide de base pour la mission (A + B)

60 % à 80 %

Aide pour l’acquisition de collections documentaires (C)

20 % à 40 %

Subvention totale

100 %

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Mesures de contrôle

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention de résultat. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

  • le bilan des activités réalisées;
  • la description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs visés;
  • le rapport financier réservé aux CRSBP dans le cadre de l’Enquête annuelle sur les bibliothèques de Bibliothèques et Archives nationales du Québec (BAnQ) ;
  • toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Ce rapport est accompagné des états financiers de l'organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de source publique (provinciale, fédérale, municipale, du Conseil des Arts et des Lettres du Québec (CALQ), de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC), etc.) et satisfaire aux exigences suivantes :

  • si le total de ces subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers doivent être préparés par l'organisme et adoptés par résolution de son conseil d'administration;
  • si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 100 000 $, les états financiers doivent au minimum prendre la forme d'une « mission de compilation » et le rapport intitulé « avis au lecteur » doit être préparé par un professionnel comptable et adopté par résolution de son conseil d'administration;
  • si le total se situe entre 100 000 $ et 200 000 $, les états financiers doivent au minimum prendre la forme d'une « mission d'examen », et le « rapport de mission d'examen » doit être préparé par un expert-comptable et adopté par résolution du conseil d'administration de l'organisme;
  • si le total est supérieur à 200 000 $, les états financiers doivent prendre la forme d'une « mission d'audit », et le « rapport de l'auditeur indépendant » doit être vérifié par un comptable agréé et adopté par résolution du conseil d'administration de l'organisme.

Ce rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l'information fournie par l'organisme dans sa demande d'aide financière pour les années couvertes par la convention, notamment en ce qui concerne son programme d'activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l'organisme subventionné est tenu de présenter, pour l'année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d'administration.

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L'évaluation ou le bilan des résultats du programme sera réalisé selon l'échéancier du plan ministériel d'évaluation. L'évaluation ou le bilan des résultats du programme sera transmis au secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes) suivant son approbation par le Ministère.

Durée de la norme : 

La norme prendra fin le 31 mars 2019.

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