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Programmes et services

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Pour les organismes de regroupement

Finalité du programme

Le programme Aide au fonctionnement vise à appuyer dans l’accomplissement de leur mission et la réalisation de leur plan d’action les organismes :

  • dont les activités s’inscrivent dans l’un des secteurs d’intervention relevant de la responsabilité du Ministère;
  • dont la mission et le plan d’action contribuent de façon significative et durable à l’atteinte des objectifs du Ministère pour le secteur et le territoire d’intervention visés;
  • dont la bonne gestion et l’efficience permettent de garantir la qualité des services qu’ils offrent à la population ou à leurs pairs;
  • qui ont établi des partenariats dans leur secteur ou sur leur territoire d’intervention, et qui bénéficient de l’appui de la collectivité auprès de laquelle ils œuvrent.

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Objectifs

L'aide au fonctionnement a pour objectifs, dans le cas présent, de permettre aux organismes de regroupement des divers secteurs d'intervention de la culture et des communications :

  • De maintenir la quantité d'activités et de services qu'ils offrent à leurs membres
  • De maintenir l'importance et la représentativité de leur effectif dans leur secteur ou sur leur territoire d'intervention, selon le cas.

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Admissibilité

Conditions générales

Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique) :

  • qui ont leur siège social au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités;
  • qui offrent à la population ou à leurs membres (selon le cas) les conditions optimales d'accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services;
  • qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention.

Conditions spécifiques

L'aide est destinée aux organismes de regroupement :

  • Qui appartiennent à l'une des catégories suivantes :
    • organismes de regroupement de portée nationale
    • organismes de regroupement de portée régionale, dont les conseils régionaux de la culture;
  • Dont la mission consiste :
    • À regrouper des membres (majoritairement des organismes sans but lucratif et/ou des autorités publiques) d'un même secteur ou d'un même territoire d'intervention
    • À susciter une action concertée de leurs membres et à favoriser le développement de leur secteur, de leur discipline ou de leur territoire d'intervention
    • À assumer une veille en vue d'acquérir la connaissance la plus à jour possible de l'évolution de leur secteur ou de leur discipline
    • À représenter leur secteur ou leur discipline auprès des instances gouvernementales, publiques, médiatiques ou autres
    • À défendre leur secteur ou leur discipline et à en promouvoir la présence et le développement sur leur territoire d'intervention
    • À offrir divers services (d'expertise professionnelle, de formation, de développement des ressources humaines, etc.) à leurs membres
  • Dont la représentativité est clairement démontrée au Ministère par le fait que leurs membres constituent un groupe suffisamment important dans leur secteur ou sur leur territoire d'intervention
  • Qui disposent d'une permanence
  • Qui ont reçu une aide récurrente du Ministère au cours des deux exercices précédant le dépôt de la demande. Cette aide permettait la réalisation d’activités tenues pour normales et régulières, associées au fonctionnement courant de l’organisme.

Exclusions

Dans le cas présent, ne sont pas admissibles à l'aide au fonctionnement :

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Présentation de la demande

La demande d'aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut aussi, sur demande, être soumise sur un formulaire en version papier, lequel doit être transmis à la direction concernée du Ministère.

La demande d'aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements sur l'organisme permettant d'évaluer sa demande :

  • Son état de situation
  • Son plan d'action annuel ou pluriannuel, selon le cas
  • Sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l'accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d'action
  • La liste des membres de son conseil d'administration, leur rôle et leur municipalité de résidence
  • Une description de sa structure organisationnelle
  • Le nombre de ses employés et leur catégorie d'emploi (personnel de direction, de gestion, professionnel, technique et de soutien)
  • Le nombre de bénévoles contribuant à ses activités et le nombre d'heures que leur travail représente (le cas échéant)
  • Son rapport d'activité le plus récent
  • Ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d'administration (dans le cas des organismes sans but lucratif)
  • La résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire
  • Toute information pertinente permettant d'appuyer sa demande.

Au cours de l'analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d'affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

  • En informer le Ministère en identifiant chacune d'entre elles par son nom légal et son numéro d'entreprise du Québec (NEQ)
  • Démontrer qu'il est l'unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe
  • Fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
    • Sont documentées formellement par contrat ou par entente écrite
    • Font l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus
    • Sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie
  • Rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

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Évaluation de la demande

L'évaluation de la demande est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande d'aide au fonctionnement est évaluée d'après :

  • la pertinence et la qualité du plan d'action du demandeur en lien avec sa mission;
  • l'équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
  • la gestion optimale de ses ressources et l'adéquation de sa structure organisationnelle;
  • l'interaction de l'organisme dans son milieu et son secteur d’intervention.

Critères spécifiques

Une demande soumise par un organisme de regroupement est aussi évaluée d'après :

  • la représentativité de ses membres
  • le degré de concertation qu'il assure entre ses membres
  • la qualité des services et des activités qu'il offre à ses membres
  • la diffusion et la promotion de son expertise auprès de ses membres
  • l'importance et la qualité des activités d'expérimentation et d'innovation qu'il réalise.

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Attribution de l'aide financière

Modalités générales

L’aide financière est accordée sur une base annuelle aux organismes qui répondent de façon satisfaisante aux conditions exigées par le Ministère, à savoir :

  • démontrer une gestion financière exemplaire;
  • atteindre les objectifs fixés;
  • transmettre les informations requises en matière de reddition de comptes. 

L’aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l’Assemblée nationale.

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

  • l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
  • des clauses relatives aux cessions des droits d’auteur;
  • des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

La subvention est payée en plusieurs versements, dont le premier, en début d’année financière gouvernementale, représente un maximum de 50 % de l’aide financière accordée;

Modalités spécifiques

Le tableau suivant rend compte des paramètres de financement qui s'appliquent aux organismes de regroupement.

 

Organisme régional

Organisme national

Conseil régional de la culture

Aide de base pour la mission

80 %

80 %

80 %

Aide adaptée à la réalité particulière de l'organisme, plus spécifiquement :
    • Aux particularités de sa mission et de son environnement
    • À l'importance stratégique qui lui est reconnue
    • À l'importance de son rayonnement
    • À sa capacité de s'autofinancer
 X

X

 
Territoire couvert

X

   
Population    

X

Représentativité

X

 

X

Population active    

X

Disparité régionale    

X

Résultat de l'évaluation nationale    

X

Nombre d'employés

X

 

X

Nombre d'organismes membres

X

 

X

Aide complémentaire pour le plan d'action

20 %

20 %

20 %

       
Subvention totale

100 %

100 %

100 %

L'aide financière totale en provenance du Ministère, toutes sources étant confondues, ne peut dépasser 75 % des coûts de fonctionnement directement imputables à l'accomplissement de la mission et à la réalisation du plan d'action du demandeur.

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Mesures de contrôle

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention de résultat. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

  • le bilan des activités réalisées;
  • la description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs visés;
  • toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Ce rapport est accompagné des états financiers de l'organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de source publique (provinciale, fédérale, municipale, du Conseil des Arts et des Lettres du Québec (CALQ), de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC), etc.) et satisfaire aux exigences suivantes :

  • si le total de ces subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers doivent être préparés par l'organisme et adoptés par résolution de son conseil d'administration;
  • si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 100 000 $, les états financiers doivent au minimum prendre la forme d'une « mission de compilation » et le rapport intitulé « avis au lecteur » doit être préparé par un professionnel comptable et adopté par résolution de son conseil d'administration;
  • si le total se situe entre 100 000 $ et 200 000 $, les états financiers doivent au minimum prendre la forme d'une « mission d'examen », et le « rapport de mission d'examen » doit être préparé par un expert-comptable et adopté par résolution du conseil d'administration de l'organisme;
  • si le total est supérieur à 200 000 $, les états financiers doivent prendre la forme d'une « mission d'audit », et le « rapport de l'auditeur indépendant » doit être vérifié par un comptable agréé et adopté par résolution du conseil d'administration de l'organisme.

Ce rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l'information fournie par l'organisme dans sa demande d'aide financière pour les années couvertes par la convention, notamment en ce qui concerne son programme d'activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l'organisme subventionné est tenu de présenter, pour l'année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d'administration.

L'évaluation ou le bilan des résultats du programme sera réalisé selon l'échéancier du plan ministériel d'évaluation.

L'évaluation ou le bilan des résultats du programme sera transmis au Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) suivant son approbation par le Ministère.

La norme prend fin le 31 mars 2017.

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